Dokumenten-Management und Workflow
Dokumente digitalisieren durch Findentity Document
Mit dem Findentity Zusatzmodul Document schafft Findentity mit Hilfe eines Scanners eine Schnittstelle zwischen physikalischen und elektronischen Dokumenten.
Damit wird das vollständige elektronische Pendant zur Papierakte geschaffen. Dokumente werden digitalisiert, mittels RFID automatisch ohne jeden zusätzlichen Arbeitsschritt Akten zugeordnet und verarbeitet: einfacher geht es nicht, die bei herkömmlichen DMS-Systemen lästige manuelle Zuordnung der Dokumente zu Vorgängen entfällt.
Die Funktionalität ist unkompliziert und sicher: Brief, Foto oder sonstiges Dokument einscannen und schon ist es in der richtigen Akte. Weitere Vorteile von Findentity Document sind:
- Posteingangsliste von digitalen Dokumenten
-
Verwaltung digitaler Dokumente und Fotos
- Dokumente und Fotos können in der Übersicht mit der Lupe betrachtet werden
- Anlage von Wissensdatenbanken
- Anbindung von Texterkennungssoftware (OCR)
- Zuordnung zu digitalen Dokumenten
Weitere Informationen Findentity Zusatzmodul Document erhalten Sie hier.
Mit dem Findentity Zusatzmodul Ident können ferner z.B. Rückläufer von Rundbriefen durch optische Identifikation mit Hilfe eines OpticMarkers beim Scannen automatisch der richtigen Akte zugeordnet werden.
Office - Word, Excel, Outlook
Dokumente aus Microsoft Word, Excel und E-Mails aus Outlook stehen stets in Bezug zur elektronischen Akte und werden dort gespeichert. Das ermöglicht das Zusatzmodul Findentity Office. Durch einen Klick auf den Findentity Speichern-Button, der in die Microsoft-Anwendungen implementiert wird, wird dem Anwender das Durchsuchen und Auswählen von Menüs und Verzeichnissen erspart.
Workflow - Aktivitäten, Aufgaben und Fristen
Findentity Workflow bietet eine professionelle
Ablauforganisation von Vorgängen und Geschäftsprozessen.
Mit Workflow können Sie unter anderem Fristen-, Wiedervorlagen- und Terminkalender führen.
Weitere Funktionen sind das Erstellen von Aufgaben- und Aktivitätenlisten.
Aufgaben:
- Aufgaben, Termine und Fristen durch automatische Identifizierung sicher und schnell zur richtigen Akte dokumentieren
- Aufgaben schrittweise erledigen mit Dokumentation des Bearbeitungsstandes
Folgeaufgaben (z.B. Prospektversand, telefonische Nachfrage etc.) nach vorheriger Definition automatisch generieren und erfassen - Wiedervorlagemanagement: Akten gleichzeitig - im Stapel - durch automatische Aktenidentifikation bearbeiten
- zusammenhängende Fristen durch einen einzigen Vorgang notieren
Aufgaben, Termine und Fristen sofort durch Identifizierung der Akte sichtbar
Aktivitäten:
- schnelle Übersicht der aktuellen Vorgänge
- Erinnerung an: Aufgaben, Fristen, Termine und Wiedervorlagen
- Arbeitszeit und Kosten erfassen
- Zeiterfassung durch Identifikation automatisch starten
- Aktenbearbeitungs-, Diktat- und Telefonzeiten erfassen und sofort der richtigen Akte einschließlich frei definierbarer Kosten zuordnen
- Gesamtkostenübersicht ausgeben lassen und Wirtschaftlichkeit feststellen
- Integrierte Portoberechnung
Telefonmanagement - Findentity Phone (in Vorbereitung)
Findentity lokalisiert und managt Diktate, Akten, Dokumente, Personen, Objekte, Waren, Wissen, Daten und Arbeitsabläufe sowie auch Telefonate.
Für dieses Modul muss die vorhandene Telefonanlage über eine TAPI-Schnittstelle ans Computersystem angeschlossen werden. Findentity Phone bietet Ihnen folgende Möglichkeiten: Automatische Verbindungsherstellung zum gewünschten Gesprächspartner, Anruferidentifikation, Automatische Rufweiterleitung, Automatische Erfassung der Gesprächsdauer und Kosten, Führen von Gesprächslisten.
Mit Zusatzmodulen bietet Findentity Phone weitere Optionen:
Das Findentity Zusatzmodul Find ermöglicht die Anruferidentifikation und Anrufweiterleitung an den Arbeitsplatz, an dem sich z.B. die zu bearbeitende Akte liegt.
Mit dem Findentity Zusatzmodul Workflow können Sie Gesprächsnotizen aufnehmen und in der Akte speichern, Aufgaben dokumentieren.
Das Findentity Zusatzmodul Ident mit Informationstechnologie macht die automatische Identifikation möglich.
Haben Sie Fragen, wir beraten Sie gerne. Rufen Sie uns einfach an 030/890 641 40.
