Findentity-RFID-Lesegerät
Anwenderbericht Findentity Aktensuchsystem bei der SLT Schanze Lufttechnik GmbH:
Wir können sagen, dass wir mit dem Aktensuchsystem einen neuen „Mitarbeiter“ gewonnen haben.
Mein Name ist Susanne Krummen, ich bin Prokuristin der SLT Schanze Lufttechnik GmbH in Lingen. In über 25 Jahren haben wir uns im Bereich der Lüftungslösungen einen europaweit exzellenten Ruf erarbeitet.
Als Prokuristin bin ich ständig bestrebt, die Abläufe in unserem Hause zu optimieren. Nicht zu frieden waren wir mit den Zugriffszeiten auf Projektunterlagen. In unsere Projekte sind häufig mehrere Abteilungen gleichzeitig involviert. Somit kommt es vor, dass Akten von Abteilung zu Abteilung „wandern“. Ein Zugriff darauf setzte meistens eine zeitaufwändige manuelle Suche, Telefonate oder Mailnachfragen voraus.
Bei unserer Recherche wurden wir auf die Lösung Findentity Find von Thax Software aufmerksam.
Die zentrale Idee von Findentity Find ist:
Dokumente per Knopfdruck zu finden sowie Unternehmensabläufe und das Dokumentenmanagement mittels intelligenter Identifikationstechnologien und einfach zu bedienender Software zu optimieren.
Wie das funktioniert? Ganz einfach:
Akten werden mit Transpondern – batterielosen papierflachen Sendern – gekennzeichnet. An jedem Arbeitsplatz befindet sich ein stationäres Lesegerät, das die Transponder der eingehenden Akten mittels Radiofrequenz-Identifikation (RFID) erkennt. Auf diese Weise wird der Standort registriert. Werden die Unterlagen an einen anderen Platz gebracht, werden sie am dortigen Lesegerät erneut eingelesen. Wir haben unsere 13 Lesegeräte so „verkehrsgünstig“ auf den Tischen platziert, dass man Akten praktisch im Vorbeigehen registrieren kann. Das Tolle ist, dass der Vorgang sehr schnell geht und man die Akten nicht auf dem Gerät liegen lassen muss, wenn sie einmal erfasst wurden. Durch die Lesereichweite von etwa 30 cm werden auch ganze Aktenstapel gleichzeitig erkannt.
Wir können uns an jedem unserer 25 Computer im Netzwerk den Aktenstandort per Knopfdruck anzeigen lassen. Das erfolgt sehr gut erkennbar auf einem Raumplan. Auch Standorthistorien mit grafischer Auswertung können erstellt und so Arbeitsprozesse optimiert werden.
Unser Feedback zu Findentity Find:
Wir können sagen, dass wir mit dem Aktensuchsystem einen neuen „Mitarbeiter“ gewonnen haben. Die Zeiteinsparung ist enorm, die Projektbearbeitung sehr viel angenehmer und effizienter – auch, da uns an anderer Stelle nun mehr Zeit zur Verfügung steht. Obwohl das System erst seit wenigen Monaten bei uns läuft, können wir schon behaupten, dass es sich amortisiert hat. Nicht zuletzt hat auch die gute Beratung, Installation und Schulung durch die engagierten Thax-Mitarbeiter zum Erfolg beigetragen.
