|
|
|
|
|
Liebe Leserinnen, liebe Leser,
|
|
|
|
|
|
es gibt viele Gründe, ein Dokumenten-Management-System (DMS) einzusetzen. Eine Anwenderin berichtet: „Findentity bündelt Wissen auf einzigartige Weise.“ Neun weitere Vorteile eines DMS stellen wir Ihnen heute vor.
Haben Sie noch alte Diktiertechnik? Dann ist jetzt der Zeitpunkt für eine Modernisierung mit unserer lukrativen „Alt gegen Neu“-Aktion für das Premium-Diktiergerät OLYMPUS DS-9000.
Buchen Sie Ihre kostenfreie und unverbindliche Online-Beratung, um mehr zu erfahren – wir freuen uns auf Sie.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Selbstständige und Unternehmen verschiedenster Branchen, Kanzleien, Verbände und kommunale Unternehmen verwalten Dokumente unterschiedlichster Art, digitale oder Papierdokumente. Ein digitales Dokumenten-Management-System (DMS) hilft, Dokumente zu organisieren, zu bearbeiten und die Effizienz und Produktivität signifikant zu erhöhen.
Die folgenden neun Punkte sind wesentliche Vorteile eines DMS:
|
|
|
|
|
|
|
|
Ordnung und Übersicht
Ein DMS bietet eine zentrale, systematische und übersichtliche Ablage für alle Dokumente. Sie können diese kennzeichnen, nach Kriterien sortieren und Akten, Kunden, Vorgängen etc. zuordnen. Eine Vorschau zeigt den Inhalt, ohne das Dokument öffnen zu müssen. So finden Sie schnell und einfach, was Sie suchen.
|
|
|
|
|
|
|
|
Zeit- und Kostenersparnis
Durch die Automatisierung von Prozessen, wie der Dokumentenerfassung, Dokumentenkatalogisierung und -suche, sparen Unternehmen Zeit, gestalten Arbeitsabläufe effizienter, beugen Fehlern vor und reduzieren damit Kosten.
|
|
|
|
|
|
|
|
Texterkennung und Volltextsuche
Ein Dokumentenmanagementsystem mit Texterkennung speichert gescannte oder fotografierte Dokumente im Volltextformat z. B. als PDF. So können Sie Dokumente schnell und einfach mit einem Suchbegriff finden und auch innerhalb eines Dokuments an die benötigte Stelle kommen.
|
|
|
|
|
|
|
|
Nachhaltiges Arbeiten
Durch digitale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten reduzieren oder vermeiden Sie Papierakten, sparen Platz, schonen durch eingesparte Drucke die Umwelt und sparen Kosten ein. Die optionale Verknüpfung noch vorhandener Papierakten zum DMS mittels Barcode oder RFID-Sender kann den Übergang von analog zu digital vereinfachen.
|
|
|
|
|
|
|
|
Verbesserte Zusammenarbeit
In einem DMS können Sie Dokumente einfach und sicher mit anderen teilen. So können Sie Dokumente gemeinsam bearbeiten, Kommentare hinterlassen oder den Status eines Dokuments festlegen.
|
|
|
|
|
|
|
|
Effizientes Kundenmanagement
In einem umfangreicheren DMS können Sie Workflows, z. B. für Kundenanfragen und die Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten, erstellen sowie Dokumente mit Aufgaben im ggf. angebundenen Kundenmanagementsystem verknüpfen. Durch eine nahtlose Verbindung von Dokumenten- und Kundenmanagementsystem ergeben sich völlig neue Synergien und Effizienzsteigerungen.
|
|
|
|
|
|
|
|
Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
Ein DMS hilft Ihnen, Vorgänge und Kundenanfragen schneller und effizienter zu bearbeiten. So steigern Sie die Kundenzufriedenheit, aber auch Mitarbeitende profitieren, da das DMS ihre Arbeitsflexibilität, Produktivität und Arbeitsqualität verbessert.
|
|
|
|
|
|
|
|
Datensicherheit
Ein Dokumentenmanagementsystem bietet Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Passwortschutz und Zugriffsrechte. Dadurch können sensible Daten besser geschützt werden.
|
|
|
|
|
|
|
|
Flexibilität
Ein Dokumentenmanagementsystem sollte zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen. Ein praxistaugliches DMS bietet neben durchdachten Funktionen eine einfache Bedienung, nahtlose Verknüpfung mit einem Kundenmanagementsystem und ist individuell anpassbar. Es gibt Ihnen die Flexibilität, die Sie für Ihre Prozesse jetzt und in der Zukunft benötigen.
|
|
|
|
|
Unseren ausführlicheren Fachartikel finden Sie auf unserer Website. |
|
|
|
|
Möchten auch Sie entspannter, effizienter, effektiver und nachhaltiger mit Ihren Dokumenten arbeiten? Gerne beraten wir Sie und stellen Ihnen Findentity Office in einer Live-Demonstration vor.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
