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RFID und Barcode – Welche Technik eignet sich für welchen Einsatzzweck?
 
Liebe/r Frau/Herr Dr. Mustermann,
diesmal steht die Identifikationstechnik RFID im Fokus unseres Newsletters. Wie sie funktioniert und was man damit machen kann, erfahren Sie in unserer kurzen Übersicht und ausführlicher auf unserer Website. Rechtsanwalt Michael Rompf sagt über Findentity mit RFID-Technik im aktuellen Anwenderbericht: „Die Amortisation und Zeitersparnis ist enorm.“ Im „Schon gewusst?“-Tipp stellen wir Ihnen außerdem die Funktion „aufklappende Ordner und Dateivorschau in Findentity“ vor.

Sie möchten wissen, wie auch Sie von RFID beispielsweise im Büro profitieren können? Wir beraten Sie gerne — kostenfrei und unverbindlich!
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Was ist RFID und wozu lässt es sich einsetzen?
Die Identifikationstechnologie RFID existiert schon seit einigen Jahrzehnten, ist technisch ausgereift und in der Verwendung breit gefächert. Wie sie funktioniert, welche Vorteile und Anwendungsszenarien es gibt, lesen Sie hier.
Was bedeutet RFID?
RFID ist die Abkürzung für Radiofrequenz-Identifikation. Es ermöglicht das kontaktlose Lesen und Speichern von Daten aus oder in sog. RFID-Transpondern mit entsprechenden kabelgebundenen oder mobilen Lesegeräten. Ein Transponder kennzeichnet dabei ein Objekt, in erster Linie dient RFID der kontaktlosen Objektidentifikation.
Vereinfacht ausgedrückt ist ein Transponder ein i. d. R. batterieloser Sender mit einer ID-Nummer. Er kann in verschiedenen Formen, Materialien und Größen geliefert werden, z. B. als Papieretikett, Plastikkarte, PVC-Anhänger oder Armband.
Schaubild: RFID Funktionsweise
Einsatz von RFID zur Aktensuche oder Inventarisierung
Mit einem Transponder und Lesegerät alleine lässt sich noch nicht viel anfangen. Wichtig ist die dahinterstehende Softwarelösung. Mit „Findentity“ und den Modulen Find und Ident existiert eine ausgereifte Software für die Suche und Identifikation von Akten, Inventar oder anderen Objekten mittels RFID.
Schaubild: Aufbau RFID-Transponder
Wird ein Objekt an einen neuen Ort (Raum, Schrank, Arbeitsplatz) gebracht, wird es am dortigen Lesegerät eingelesen, auch ganze Aktenstapel gleichzeitig sind möglich. Der Standort kann dann, auch visuell per Raumplan, abgefragt werden.
Die automatische Identifikation öffnet eine Schnittstelle zu einer Vielzahl weiterer Funktionen. Somit ist auch die Integration in einem kompletten Büromanagementsystem möglich mit Funktionen wie z. B. dem automatischen Öffnen zugehöriger digitaler Akten, der automatischen Zuordnung von Dokumenten, Diktaten und Arbeitszeiten.
Vorteile von RFID-Systemen
  • Originalität: weltweit eindeutige ID-Nummer
  • Lesbarkeit: unempfindlich gegen Verschmutzungen
  • Erfassung: kein direkter Sichtkontakt notwendig
  • Bedienungskomfort: Stapelverarbeitung möglich
  • Energieunabhängigkeit: Transponder batterielos
  • Globaler Standard: etablierte Technik
Anwendungsbeispiele für RFID
  • Suche, Tracking und Identifikation von Objekten, z. B. Akten, Büchern, Inventar, Chargenprotokollen, Kisten, Paletten, Laborproben
  • Personenidentifikation, z. B. für Zugangskontrolle, Zeiterfassung, Essensausgabe in Schulmensen und Kantinen
  • Inventarisierung und Facility-Management
  • Wareneineingangs- und Warenausgangskontrolle
Dies sind nur einige der zahlreichen Möglichkeiten von RFID. Seit 1998 beschäftigt Thax Software sich mit dem Thema RFID und den technischen Einsatzmöglichkeiten. Sie wollen mehr erfahren? Gerne sind wir für Sie da.
Lesen Sie unseren ausführlichen Artikel mit weiteren Fakten, Vorteilen und Anwendungsmöglichkeiten sowie der Abgrenzung zum Barcode auf unserer Website.
Schauen Sie sich auch unser Scribble-Video dazu an.
Scribble-Video zu Aktensuche + Inventarisierung mit RFID
 
„Schon gewusst?“-Tipp #4:
Aufklappende Ordner und Dateivorschau
In Findentity Document ist es mit dem neuesten Update möglich, in der Dateiliste die Ordner und Unterordner aufzuklappen, um sofort und komfortabel den Inhalt des gewählten Ordners aufzulisten.
Dazu im Verzeichnis der Akte das Icon des entsprechenden Ordners einmal anklicken — dieser „springt auf“ und das Icon wechselt seine Form zu einem „geöffneten“ Ordner. Das funktioniert auch mit mehreren Unterordnern. Die enthaltenen Dateien werden unterhalb des geöffneten Ordners aufgelistet und auch im rechten Vorschaufenster angezeigt.
Aufklappende Ordner in Findentity
Um schnell eine Vorschau der Datei — bspw. Dokumente, Tabellen, PDFs oder Bilder — zu erhalten, muss diese nur angeklickt werden und im rechten Fenster erscheint der Inhalt. So können Sie schnell und bequem durch Ihre Dateiverzeichnisse navigieren und erhalten auf einen Blick die wesentlichen Infos, ohne die Datei vollständig zu öffnen.
Dateivorschau in Findentity
Probieren Sie es doch am besten gleich aus! Sie haben das Findentity-Update noch nicht installiert? Gerne hilft Ihnen unser Support-Team bei der Installation.
Diesen Findentity-Tipp finden Sie auch als Screenvideo auf unserem YouTube-Kanal.
 
Aktueller Anwenderbericht

Michael Rompf, Rechtsanwalt
 
 
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