Findentity-Modul Dictate - Funktionen

Folgend erhalten Sie einen Überblick über die wesentlichen Funktionen von Findentity Dictate:

  

Diktiertechnik

  • Findentity ist herstellerunabhängig: Einsatz aller professionellen Diktier- und Wiedergabegeräte von GRUNDIG, OLYMPUS, PHILIPS und Weiteren - auch parallel - möglich
  • Steuerung aller Diktierfunktionen über Diktiergerät, Fußschalter und Tastatur möglich
  • Aufruf der Diktatliste über Diktiergerät oder Fußschalter
  • Zentrale Diktiergeräteverwaltung und -konfiguration inkl. Aktualisierung von Firmware
  • Synchronisierung von Datum / Uhrzeit des Diktiergeräts mit Rechnerzeit
  • Beim optionalen Einsatz von RFID (Radiofrequenz-Identifikation und Barcode): automatische Identifizierung und Öffnung der Akte und Start des Diktates. Im Dauermodus Abarbeiten von ganzen Aktenstapeln ohne Maus und Tastatur
     

Diktatimport und Diktatexport

  • Übertragung der Diktate vom mobilen Handdiktiergerät, Übernahme von Parametern
  • Import von Diktaten aus E-Mails (Outlook) aus eigenem und fremden Postfächern möglich, Übernahme von Parametern, optimale Einbindung von Findentity Mobile Dictate
  • Import von Diktatdateien auch per Drag & Drop möglich, dabei können auf Wunsch die Diktatparameter (z.B. Priorität, Bearbeiter) angegeben werden.
  • Versand eines Diktats per E-Mail
  • Übergabe an externen Schreibdienst
  • Optional automatisches Kopieren des spracherkannten Textes in die Zwischenablage beim Öffnen eines Diktats
  • Übernahme eines spracherkannten Textes in eine Outlook E-Mail
  • I.V.m. dem Connect-Modul (optional) ist des Weiteren möglich:
    • Einlesen von BDT-Dateien (Befund-Daten-Transfer) und GDT-Dateien (Geräte-Daten-Transfer), um Parameter für neues Diktat zu übernehmen
    • Über das Findentity Dictation Add-In für Word: Export von spracherkannten Texten und Textabschnitten als
      • Befund-Daten-Transfer (*.bdt)
      • Geräte-Daten-Transfer (*.gdt)
      • Nur Text (*.txt)
      • OpenDocument-Text (*.odt)
      • PDF (*.pdf)
      • Rich-Text-Format (*.rtf)
      • Webseite (*.htm;*.html)
      • Word 97-2003-Dokument (*.doc)
      • Word-Dokument (*.docx)
      • Word XML-Dokument (*.xml)
      • XPS-Dokument (*.xps)

Diktataufnahme am PC

  • Diktieren direkt in der Akte, optional im Dauermodus zur durch RFID / Barcode identifizierten Akte (Zusatzmodul Ident erforderlich)
  • Aufnehmen, Löschen, Einfügen, Überschreiben
  • Aufnahme von Infospuren (bei Aufnahme DSS- oder DS2-Format)
  • Diktatspeicherung in platzsparendem Format
  • Markierungen im Diktat setzen, Diktate teilen u. mehreren Schreibkräften gleichzeitig zur Bearbeitung geben
  • Abfrage der Diktatparameter vor Diktatstart, nach Diktatende oder in Diktatliste einstellbar
  • Erfassung der Diktatzeit und Arbeitszeit

Diktatwiedergabe / Transkription am PC

  • Optik des Diktatplayers einstellbar: normal, erweitert, minimiert
  • Wiedergabesteuerung mit Fußschalter, Maus oder Tastatur
  • Einstellung der Wiedergabe- und Spulgeschwindigkeit, Lautstärke
  • Position im Diktat merken und zur Position springen
  • Verzögerungseinstellung bei Rückschritt
  • Geteilte Diktate können in den Teilen gesondert erledigt werden.
  • Wiedergabe eines Diktats einer durch RFID / Barcode identifizierten Akte mit dem Zusatzmodul Ident
     

Diktatverwaltung

  • Speichern von Diktaten direkt zur Akte
  • Öffnen der Akte aus der Diktatliste
  • Lokalisieren der Akte mit dem optionalen Find-Modul
  • Folgende Parameter/Metadaten können zu einem Diktat angezeigt/vergeben werden:
    • Ordner
    • Name
    • Diktatart: Die Diktatarten sind frei definierbar und bei Verwendung der Findentity Back-End Spracherkennung wird die Diktatart außerdem zur Wahl der Vorlage genommen, auf der der Text ausgegeben wird. Für einzelne Diktatarten können Pflichtfelder angegeben werden und es können die für eine Diktatart verfügbaren Prioritäten angegeben werden.
    • Typ: Diktat/Dokument
    • Datum (Erstelldatum)
    • Länge
    • Priorität: Sofort, Baldmöglichst, Fristablauf (mit Datumsangabe), Bis zum (mit Datumsangabe), Normal, Kann warten, Noch nicht fertig. Nicht benötigte Prioritäten können ausgeblendet werden. Farben für Prioritäten können frei vergeben werden.
    • Termin (für die Prioritäten "Fristablauf" und "Bis zum")
    • Bearbeiter (Schreibkraft)
    • Verfasser
    • Profil (falls Diktat einem Datensatz / einer Akte zugeordnet ist, dann ist Profil z.B. "Akten", "Patienten", "Verfahren" o.ä.)
    • Erledigt: Ja, Nein, Teilweise, Diktant bearbeitet, In Korrektur
    • Erledigt am (Datum und Uhrzeit)
    • geschrieben von
    • PC
    • Begleitzettel (Freitext)
    • ID (kann eine am Diktiergerät zugewiesene ID sein, z.B. Patienten-ID oder  Aktenzeichen)
    • geprüft: Ja, Nein, Teilweise
    • Übertragungszeit
    • Info/Index: Anzahl der Info-Spuren und Indizes im Diktat
    • Weitere Metadatenfelder können frei definiert werden. Nicht benötigte vorgegebene Matadaten-Spalten können ausgeblendet werden.
  • Grafische Darstellung des Diktataufkommens nach Anzahl, Diktatzeit, Diktanten, Schreibkräften, Arbeitsgruppen
  • Dynamisches Verschieben von Diktaten nach Arbeitsauslastung
  • Meldung für neue Diktate, farbliche Markierung in Liste
  • Diktatbearbeitungs- und fortschrittsanzeige über das Netzwerk
  • Anzeige aller wesentlichen Diktatparameter in Tooltip-Anzeige
  • Vorschau eines verknüpften Dokuments
  • Spracherkannter Text kann in die Zwischenablage kopiert werden, ohne das verknüpfte Dokument öffnen zu müssen
  • Bildung von Arbeitsgruppen / Schreibpools
  • Konvertierung erledigter Diktate in sehr kleines platzsparendes Format
     

Sicherheit

  • Ver- und Entschlüsselung (AES 256-Bit) von Diktaten mit Passworteingabe oder hinterlegtem Passwort möglich
  • Automatischer Passwortschutz der von der Back-End Spracherkennung generierten Word-Dokumente (doc / docx).
  • Automatische Erstellung von Sicherungskopien auf lokalem PC
  • Wiederherstellung von Diktaten

Benutzerverwaltung

Das Basismodul enthält eine Benutzerverwaltung mit Möglichkeiten wie

  • Single-Sign-On (SSO): Windows-Benutzer als Standardbenutzer verwenden
  • alternativ Benutzer beim Programmstart wählen, mit oder ohne Authentifizierung
  • Optional Benutzerwechsel nach dem Programmstart erlaubt, ohne Findentity neu starten zu müssen
  • Synchonisation mit Ihrem Active Directory (AD)
  • Kennzeichnung der Benutzer als Akten-Supervisor
  • Anlage von und Zuweisung zu Gruppen
  • Angabe von Stundensätzen pro Benutzer und Definition von Kostenstellen mit abweichenden Stundensätzen

I.V.m. dem Dictate-Modul gibt es weitere Einstellungen:

  • Kennzeichnung der Benutzer als Verfasser, Schreibkraft, und/oder Diktate-Supervisor
  • Zu einem Verfasser kann eine Standardschreibkraft bzw. -gruppe hinterlegt werden
  • Angabe von Aliasen, sodass Diktate im DSS/DS2-Format, die im Header nicht den richtigen Benutzernamen hinterlegt haben (da dieser z.B. zu lang wäre oder ungültige Zeichen enthielte), dennoch dem richtigen Benutzer automatisch zugeordnet werden können
  • Zuordnung eines Dragon-Sprachprofils
  • Hinterlegung einer E-Mail-Adresse, sodass Diktate, die von dieser E-Mail-Adresse ankommen, automatisch dem Verfasser zugeordnet werden
     

Netzwerk / Datenbank

  • Ablage von Diktaten auf Dateiserver im Netzwerk
  • Speicherung der Metadaten in Datenbank: MDB-Datei (Microsoft Access) oder Microsoft SQL-Server (Express-Edition ausreichend)
  • SBC-Unterstützung (Server-based Computing) durch Terminalserver- und Citrixfähigkeit
  • Kompatibel mit virtuellen Maschinen (VM)

Einstellungen und Schnittstellen

  • Findentity kann an praktisch jeden beliebigen Wunsch des Nutzers angepasst werden.
  • Umfassende Diktatlisteneinstellungen
  • Umfassende Benutzerverwaltung mit Berechtigungseinstellungen
  • Anbindung der Benutzerverwaltung an Active Directory möglich
  • Verknüpfung zu weiteren Findentity-Modulen unter anderem für Kundenverwaltung und digitale Akte
  • Schnittstelle zu Fremdsystemen
  • Barrierefreie Bedienung für Sehbehinderte, Unterstützung durch Screenreader

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