Das Posteingangszentrum

Hier können Sie gescannte Dokumente, Faxe und Mails und Eingänge im beA (besondere elektronische Anwaltspostfach) - synchronisiert mit Microsoft Exchange oder Outlook - vollautomatisch entweder mit RFID oder nach frei wählbaren  Identifizierungsmerkmalen, Aktenzeichen, Akten und anderen Suchkriterien Ihren Vorgängen zuordnen. Dabei können Sie bestimmen, in welchen Aktenprofilen gesucht werden soll.

Sofort informiert über das Vorschaufenster

Wenn Sie das Posteingangszentrum geöffnet haben, sind sie sofort über jeden Posteingang informiert.

Die gesamte Eingangspost mit allen gescannten Dokumenten, Mails, beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) und Faxen wird mit allen Anhängen in einem Vorschaufenster angezeigt, kann gesichtet und danach zugeordnet werden.

Es können beliebig viele Mail-Konten überwacht und an jedem Arbeitsplatz  angezeigt werden.

Automatische Zuordnung Ihrer Dokumente, Mails und Faxe

Die Zuordnung erfolgt nach definierbaren und wählbaren Suchkriterien oder zur geöffneten oder durch RFID identifizierten Akte. Eingehende Mails sowie Post im beA (besondere elektronische Anwaltspostfach) werden meist vollautomatisch identifiziert, denn Findentity weiß bereits, zu welcher Akte sie gehören. Mehrere Faxe, Mails oder Dokumente können gleichzeitig einer Akte zugeordnet werden. Dabei kann auch die gleiche Aufgabe für alle Posteingänge erstellt werden.

Kommen mehrere Akten in Betracht, wird eine Auswahlliste gezeigt.

Beim Speichern können  Mail-Anhänge automatisch gesondert unter ihrem Namen oder einem anderen Namen, z.B. Datum und Uhrzeit, gespeichert werden, so dass das doppelte Öffnen entfällt. Gescannte Dokumente werden automatisch sofort oder später nach Bedarf in durchsuchbaren Text und PDF umgewandelt.

Mit der Zuordnung wird die Post aus der Zuordnungsliste entfernt und bis zur endgültigen Bearbeitung in der Posteingangsliste angezeigt. So haben Sie sofort den Überblick, in welchen Vorgängen ein Posteingang erfolgte und ob dieser bearbeitet ist.

 

 

 

 

Aufgabenverteilung zur Eingangspost

Bei der Zuordnung bestimmen Sie gleichzeitig, was in der Zukunft zu tun ist, z.B. den Posteingang bearbeiten, einen Fristablauf, einen Termin, eine Wiedervorlage notieren und einem bestimmten Bearbeiter zuzuweisen. Die Vergabe verschiedener Parameter, wie Prioritäten, Bearbeiter, Bemerkungen usw. ist selbstverständlich. Alle Aufgaben werden dann für frei definierbare Zeiträume mit der Post in der Aktivitätenliste angezeigt und können dort sofort ohne Öffnen der Akte durch Diktat, Weiterleitung usw. erledigt werden. So ist die nahtlose Bearbeitung Ihrer Post gesichert.

  

Besonderes elektronisches Anwaltspostfach beA

Das besondere elektronische Anwaltspostfach beA: Voll integriert in Findentity für optimales Dokumentenmanagement in Ihrer Kanzlei... Weiterlesen...