Findentity-Modul Document - Funktionen

Folgend erhalten Sie einen Überblick über die wesentlichen Funktionen von Findentity Document:

Zuordnung von Dokumenten, Faxen und Mails

  • Eigener Dokumentenordner mit Vorschau in jeder Akte
  • Eingänge im beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) direkt in Findentity sichten
  • Mail-Anhänge zur Akte speichern
  • Gescannte Dokumente über OCR - optional - in lesbaren Text umwandeln
  • Anbindung an Word, Excel, Outlook usw., automatisches Speichern von Dokumenten zur geöffneten oder identifizierten Akte
  • Umbenennung der Post mit definierten Vorschlägen und Optionen, wie verschiedenen Datumsformaten usw.
  • Verwendung verschiedener Formate, wie z.B. DOC, DOCX, PDF, TIFF, JPG, BMP etc.
  • optionale Speicherung auf Ihrem eigenen Webserver, den wir Ihnen zur Verfügung stellen oder auch u.a. mit MS-SharePoint in der "Cloud"
  • Webakte zur sicheren Kommunikation gem. DSGVO mit Ihren Kunden, Mandanten und Patienten

Posteingang

  • Beliebige Ordner, E-Mail-Konten und das beA (besondere elektronische Anwaltspostfach) auf Posteingänge überwachen, E-Mail-Empfang über Exchange, Outlook, POP3, IMAP oder WebDAV
  • PDF-Dateien automatisch an Texterkennung schicken
  • Identifizierung und automatische Zuordnung von Dokumenten und Mails über Merkmale, z.B. Aktenzeichen
  • Anzeige von Aktenname, Dateiname, Datum, Priorität, Bearbeiter und sonstigen Eigenschaften
  • Dokument- und Anhangvorschau
  • Filterfunktion für Sachbearbeiter
  • Drop-Down Bearbeitungsmenü
  • Setzen von Parametern wie Priorität, Frist, Bearbeiter, Stempel (mit  und ohne Datum), Begleitzettel und Bemerkungen, farblich markiert
  • Direkte Weiterleitung von Dokumenten
  • Schnelldruck
  • Erledigungsfunktion mit Vermerken

Postausgang

  • Mailversand über Exchange, Outlook oder SMTP sowie das beA (besondere elektronische Anwaltspostfach)
  • optional mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES)
  • Frei definierbare Textbausteine
  • Automatisch ausgefüllte Betreffzeile
  • Vorschlag von Mailadressen aus der Akte
  • Mailversand von Dokumenten und Anhängen mit einem Klick
  • Einfügen, Entfernen und Bearbeiten von Anhängen
  • Einfügen von Dokumenten aus Akte zu geöffneter Mail
  • Anhänge können bei Postausgangskontrolle sofort bearbeitet und damit auch in anderen Mails, denen sie angehängt sind, aktualisiert werden.
  • Schnelldruck der Mail und Dateianhänge
  • Automatische Umwandlung von DOC in PDF bei Mailversand (ab Microsoft Office 2007)
  • Dokumentation von Versanddatum, Uhrzeit und Bearbeiter

Dokumentenbearbeitung

  • Umfangreiche Filterfunktionen nach Name, Datum, Zeiträumen, Priorität, Kurzinhalt, Art, Bearbeiter usw.
  • Volltextsuche in einem oder allen Dokumenten einer oder aller Akten, aktenübergreifende Stichwortsuche
  • Zuweisung von Dokumenten als Anhang zu Mails
  • Umwandlung von DOC in PDF (ab Microsoft Office 2007)
  • Umwandlung von PDF in les- und durchsuchbaren Text
  • Setzen von Parametern wie Priorität, Datum, Stempel, Begleitzettel und Bemerkungen, farblich markiert
  • Schnelldruck
  • Schnelles Verschieben von Dokumenten auch in Unter-Unterordner
  • Beim Umbenennen oder Verschieben von Dokumenten bleiben Verknüpfungen erhalten.
  • Auflistung aller Dateien, Dokumente und Mails inkl. Unterordnern nach Datum erzeugt lückenlose Aktenhistorie
  • Mailversand von Dokumenten und Anhängen mit einem Klick direkt oder über Postausgangsliste sowie das beA (besondere elektronische Anwaltspostfach)
  • Erstellen von frei definierbaren Textbausteinen für automatisches Ausfüllen mit Aktendaten
  • Serienbrieffunktion

Einige Funktionen beim Einsatz weiterer Findentity-Module:

  • Zuweisung der Dokumente zu Aufgaben und Aktivitäten
  • Dokumentvorschau in der Aufgabenliste
  • Erledigen im Dauermodus und Arbeitszeiterfassung
  • Portoberechnung
  • Direktes Diktieren zu Dokumenten und Spracherkennung
  • Dokumentvorschau bei spracherkannten Diktaten
  • Über Front-End- und Back-End Spracherkennung direkt in Mails schreiben
  • Automatisches Ausfüllen von Textbausteinen durch spracherkannten Text und Aktendaten
  • Automatisches Öffnen von mit RFID identifizierten Akten
  • Speichern von Dokumenten zu mit RFID erkannter Akte
  • Lokalisation der Papierakte / Hybridakte
  • Automatisches Öffnen des Kundendatensatzes mit Überblick über Dokumente bei eingehenden Anrufen