Postausgang

Einfacher geht's nicht. Mit wenigen Klicks zum Zeit - und Geldsparen

Postversand per Mail mit Anhängen. Das spart Porto und Papier. Hatte z.B. ein Büro Portokosten von bisher 8.000,00 € / Jahr, sinken diese innerhalb kurzer Zeit nach Einführung von Findentity-Document auf deutlich unter 2.000,00 €, abhängig davon, wieviele Dokumente Sie tatsächlich noch per Briefpost versenden möchten. Die Papierkosten sinken im gleichen Verhältnis.

Statt einen Brief zu tippen, zu drucken, Kopien der Anhänge zu fertigen, ihn einzutüten, zu frankieren und zum Briefkasten zu bringen genügen jetzt wenige Klicks, und der Adressat hat die Post bereits innerhalb von Sekunden auf seinem Bildschirm.

Für absoluten Datenschutz nach der DSGVO können Sie Ausgangspost auch in eine Webakte einstellen, über die der gesamte Postverkehr mit Ihren Kunden, Mandanten und Patienten sicher abgewickelt werden kann.

Postausgangsliste

  • Die Ausgangspost mit allen Mails und Anhängen wird tabellarisch sortierbar in der Postausgangsliste bearbeitet, versandfertig freigegeben und optional qualifiziert elektronisch signiert.

Postausgang erstellen

  • Postausgang wahlweise mit Findentity-Mail oder Outlook erstellen
  • Dokumente, Bilder usw. mit einem einzigen Klick einer Mail anfügen
  • Schnellbausteine für häufige Texte
  • Alle verwendeten Mail-Adressen werden gezeigt und mit Klick in der Mail als An .., CC … oder BCC … verwendet.
  • Mail-Adressen entfernen, hinzufügen und kategorisieren, z.B. in Kunden, Mandanten, Lieferanten usw.
  • Direkt zur Ausgangspost diktieren
  • Spracherkennung der Diktate und Einfügung des Textes in die Mail mit einem Klick
  • Textbearbeitungsfunktionen, Schriftwahl, Schriftgröße usw.
  • Anzeige von Aktenname, Verfasser, Bearbeiter, Datum, Absender, Profil, Stempel, Bemerkungen  usw.
  • Betreff wird automatisch eingefügt
  • optional qualifizierte elektronische Signatur

Postausgang bearbeiten

  • Sortierung und Filterung der Ausgangspost nach Verfasser, Bearbeiter, Priorität usw.
  • Ansichtsfenster für alle Anhänge
  • Direkte Bearbeitung ausgehender Post einschließlich der Anhänge
  • Änderung und Korrektur aller Anhänge mit einem Klick jederzeit möglich
  • Wird ein Anhang zur Mail geändert, muss dieser nicht erst entfernt und dann nach Änderung neu hinzugefügt werden, sondern bleibt in der Mail erhalten.
  • Ist ein Anhang mehreren Mails beigefügt, wird die einmalige Änderung im Anhang in allen Mails sofort wirksam
  • Freigabe, Sperren und Entfernen ausgewählter Ausgangs-Mails
  • Einstellen des Postausgangs in das beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) mit einem Klick - optional
  • Einstellen des Postausgangs in eine Webakte auf Ihrem eigenen Webserver
  • Qualifizierte elektronische Signatur - optional

Postausgang versenden

  • Versand von Mails direkt oder über den Findentity-Postausgang als digitale Unterschriftenmappe
  • optional Versand von Post über das beA (besondere elektronische Anwaltspostfach)
  • optional Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) versenden
  • optional Versand über eine Webakte, die Sie selbst auf Ihrem eigenen Thax-Webserver zur Verfügung stellen
  • einfachste Änderung von Mail-Anhängen
  • Versand der Anhänge immer in der aktuellen Version des Anhangs
  • Versand aller oder ausgewählter Mails von frei wählbaren Mail-Konten
  • Wahlweise Versand der Anhänge im originalen Datei-Format oder automatische Umwandlung aller oder ausgewählter Mail-Anhänge in PDF
  • Versandte Post wird automatisch gespeichert und benannt
  • Stempelung der abgesandten Post wahlweise mit Datum und Uhrzeit, Bearbeiter und Versender
  • Entwurfsliste für Mails
  • Abbruchfunktion beim Versand
  • Versand von Dokumenten auch aus Word
  • Versand von Serienmails
  • Frei definierbare Stempelfunktion, wie z.B. "Per Mail versandt" mit und ohne Datum
  • Sortierung der Stempelfunktion nach Nutzungshäufigkeit oder alphabetisch

Nachbearbeitung der Post

  • Anlage von Aufgaben für Ausgangspost, z.B. Wiedervorlagen, Notierung von Fristen usw.
  • Verknüpfung der Mail mit Aufgaben, so dass die Mail mit der Aufgabe geöffnet werden kann und umgekehrt. So sehen Sie sofort, warum z.B. eine Wiedervorlage notiert wurde
  • Anzeige versandter Mails mit Tages-, Wochen-, Monats - und Datumsfilter sowie einem Textfilter. Suchen Sie so z.B. alle Mails, die das Wort "Bauvertrag" enthalten, und öffnen Sie sie einschließlich der dazugehörenden Akten
  • Anzeige und Aufruf der letzten bearbeiteten Akten
      
      

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