Findentity-Modul Workflow - Funktionen

Folgend erhalten Sie einen Überblick über die wesentlichen Funktionen von Findentity Workflow:

Übersicht über alle Aufgaben sofort

Der Findentity Workflow ist das zentrale Werkzeug zur täglichen Arbeit. Ein Klick auf den Workflow, und schon sehen Sie alles, was heute oder in den nächsten Tagen erledigt werden muss. Dabei sind alle Aufgaben mit den zugehörigen Dokumenten, Posteingängen und Mails verknüpft, so dass Sie sofort informiert sind, was als Nächstes anliegt. So sehen Sie neben dem Posteingang auch alle weiten Aufgaben, jedoch kann der Posteingang entweder auch isoliert betrachtet oder mit den anderen Aufgaben geordnet dargestellt werden.

Diktate können sofort zur Aufgabe, auch mit Front-End und Back-End Spracherkennung, gestartet werden.

Allgemeine Funktionen der Aufgabenliste

  • Vorschaufenster für alle Aufgaben
  • Frei definierbare Aufgabenstellungen
  • Frei definierbare Zeiträume zum Anzeigen der Aufgaben für heute, morgen, die nächsten Tage, Wochen, Monat, die Vergangenheit oder weitere Zukunft
  • Vordefinierte Zeiträume mit einem Klick aufrufen
  • Frei definierbare Filterfunktionen zur Auflistung von Aufgaben, z.B. nur Posteingänge oder Wiedervorlagen, auch profilbezogen
  • Sortierung nach Namen, Prioritäten, Aufgaben, Datum usw.
  • Frei definierbare farbliche und weitere Kennzeichnung der Prioritäten usw.
  • Farbliche Kennzeichnung der bis heute zu erledigenden Aufgaben
  • Frei definierbare Stempel- und Bemerkungsfunktionen
  • Sofort die Akte öffnen und darin blättern und arbeiten
  • Auflistung aller zuletzt bearbeiteten Akten und Aufgaben
  • Erinnerungsfunktion, wenn eine Akte ohne Aufgabe oder Diktat geschlossen werden soll
  • Auflistung aller Akten und Vorgänge ohne Aufgabe bzw. ohne Diktat. Nichts geht mehr verloren.
  • Vergabe von akten- oder profilbezogenen Rechten für einzelne oder mehrere Nutzer und Arbeitsgruppen

Posteingänge und Aufgaben erledigen

  • Posteingang automatisch mit Aufgabenstellung direkt zur Akte speichern
  • Bearbeitung der gesamten Post direkt in der Aufgabenliste  auch ohne Aktenöffnung
  • Erinnerung an Aufgaben und automatische Wiedervorlagen beim zuständigen Bearbeiter zu definierten Zeitpunkten - keine Akte muss mehr gesucht und vorgelegt werden
  • Direkt zur Aufgabe oder Posteingang ein Diktat starten (Findentity-Zusatzmodul Dictate erforderlich)
  • Aufgaben und Post schrittweise erledigen oder
  • Frei definierbare Folgeaufgaben (z.B. Versand, Nachfrage etc.) automatisch generieren
  • Rücksendung von Aufgaben an den Aufgabensteller
  • Gleiche Aktivitäten in mehreren Akten durch einen einzigen Vorgang notieren

Postausgang und weitere Funktionen

  • Versand und Weiterleitung von Post direkt aus der Aufgabenliste
  • Optional direkt aus der Aufgabe heraus mit hinterlegter Telefonnummer wählen

Kostenerfassung

  • Vergabe von Kostenstellen für einzelne Mitarbeiter und Gruppen nebst Definition von Stundensätzen, auch für bestimmte Tätigkeiten
  • Arbeitszeit erfassen und sofort der richtigen Akte zuordnen
  • sekundengenaue Zeiterfassung oder Zeitrundung
  • Optional integrierte Portoberechnung
  • Gesamtkosten einer Akte und Wirtschaftlichkeit feststellen

Einige Funktionen beim Einsatz weiterer Findentity-Module:

Findentity Document

  • Verknüpfung von Dokumenten, Mails und weiteren Dateien mit den Aufgaben bzw. Aktivitäten
  • Öffnen von verknüpften Dokumenten, Mails und weiteren Dateien direkt aus der Aufgabe bzw. Aktivität
  • Automatische Dokumentation von Serienbriefen
  • Vorschau von zu Aufgaben / Aktivitäten verknüpften Dokumenten und Mails
  • Stempel, Notiz und Bemerkungsfelder zu Dokumenten
  • Portoberechnung

Findentity Dictate

  • Direkt zur Aufgabe oder Posteingang ein Diktat starten
  • Aufgaben und Posteingänge im Dauermodus hintereinander abarbeiten und direkt dazu diktieren - und optional über Front-End- oder Back-End Spracherkennung in fix und fertige Dokumente umwandeln. Nach Beendigung eines Diktats wird automatisch die nächste Aufgabe geöffnet und dazu ein Diktat gestartet. Sie benötigen nur ein Diktiergerät, keine Maus oder Tastatur.

Findentity Find + Ident

  • Identifikation und Lokalisation von z.B. Akten, Büchern, Inventar
  • Speichern von Aufgaben zu mit RFID identifizierten Akten