Anwenderbericht Gemeindewerke Gilching (November 2022)

Findentity bündelt Wissen auf einzigartige Weise

Findentity Office – Kundenverwaltung, Dokumenten- und Projektmanagement nach Maß

Mein Name ist Anna Rummel, ich unterstütze bei den Gemeindewerken Gilching  den Vertrieb Fernwärme. Wir versorgen seit mehr als 100 Jahren das Gemeindegebiet Gilching mit Trinkwasser und installieren dort aktuell zusätzlich ein Fernwärmenetz, eingeschlossen Planung, Vertrieb, Ausführung und Betrieb.

Die Ausgangslage

Aus rechtlichen Gründen muss das Thema Fernwärme von den Wasserkunden getrennt sein. Da es für den Bereich Fernwärme noch kein Kundenverwaltungssystem gab, wollten wir Ende 2021 zunächst für fünf Arbeitsplätze auf ein modernes Verwaltungs- und Büromanagementsystem setzen.

Die Lösung

Unsere Wahl fiel auf Findentity von Thax Software, da es weitaus mehr „Tiefe“ als reine CRM-/Sales-Programme bietet und Wissen auf einzigartige Weise bündelt. Wir nutzen Findentity mit dem Modul Office, in dem sich alle Funktionen für das Dokumenten-, Kunden- und Aufgabenmanagement vereinen

Ein Vorteil von Findentity ist die Einrichtung der Datenstruktur komplett nach Kundenvorgabe, inklusive der Erstellung beliebig vieler sogenannter „Profile“, was im Grunde Datenbanken für die verschiedenen Bereiche sind. Nach der Ersteinrichtung durch Thax Software konnten wir weitere Anpassungen unkompliziert selber vornehmen.

Wir haben Profile für Liegenschaften, Hausverwaltungen, Ansprechpartner, Baufirmen, Interessenten, Mieter sowie für Verträge, da jeweils unterschiedliche Datenfelder benötigt werden. Toll ist, dass wir diese untereinander verknüpfen können, sodass ein Vertrag z. B. einer Liegenschaft, einer Hausverwaltung und einem Eigentümer zugeordnet werden kann. Auch Textvorlagen werden so automatisch mit zusammenhängenden Daten verschiedener Profile ausgefüllt.

Microsoft Outlook, Excel und Word sind optimal angebunden, wie auch analoger Schriftverkehr mittels eines PDF-Systems mit Texterkennung digitalisiert wird. Findentity ordnet alles der jeweiligen digitalen Vorgangsakte zu. Durch die servergestützte Suchindizierung gibt es eine sehr schnelle Volltextsuche in allen Dokumenten aus allen Profilen. Zusätzlichen Überblick verschaffen die Aktivitäten- und Aufgabenlisten mit Verknüpfung von Dateien und Zuweisung zu einzelnen Mitarbeitern. Damit können wir das gesamte Projektmanagement, inklusive Vertriebshistorie, Workflows und Wiedervorlagen, übersichtlich abbilden.

Das Fazit

Seit wir Findentity nutzen, erleben wir eine deutliche Beschleunigung in der Erfassung und Bearbeitung von Anfragen. Für jeden Mitarbeiter ist alles sofort auffindbar, auswertbar und nachvollziehbar – auch für Kollegen, die im Urlaubs- oder Krankheitsfall vertreten. Dadurch ist ein kompetentes Auftreten nach außen immer gegeben, und auch Reportings und Planungen können auf einer soliden Grundlage erstellt werden.

Es wurde an allen Stellen mitgedacht, und Leistungszusagen wurden jederzeit gehalten. Für neue Anforderungen ist Thax Software immer offen und bietet umgehend Lösungen an. Hervorzuheben ist der persönliche Einsatz der Mitarbeiter. Durch die Update- und Servicevereinbarung profitieren wir von Neuerungen und haben stets einen technischen Ansprechpartner.

Findentity Office ist für uns mehr als ein Kundenverwaltungs- und Dokumentenmanagementsystem, für uns ist es unser Projektmanagement nach Maß.