Ungeahnte Automatisierung und Flexibilität in der Diktatbearbeitung

Vor der Einführung der neuen Lösung in 2017 wurden unsere Diktate klassisch auf Kassette aufgenommen. Es ging – so wie heute – zum Teil um Korrespondenz, zum anderen Teil um Arbeitsanweisungen. Da ich oft im Außengelände unserer Firma oder unterwegs bin, entstehen viele meiner Diktate dabei.

Früher hieß es dann Kassettenübergabe, damit die Schreibkräfte die Diktate abhören und bearbeiten konnten. Das setzte die Präsenz unserer Mitarbeiterinnen im Büro voraus. Unser Ziel war, durch eine digitale Diktatverarbeitung eine Automatisierung und gleichzeitig Flexibilisierung der Abläufe zu erreichen. Die Bindung an den Büroplatz sollte aufgehoben und das Arbeiten im Home-Office ermöglicht werden.

Die Entscheidung für die Lösung von Thax Software fiel, da sie in innovativer Weise unsere Anforderungen perfekt erfüllte. Thax installierte auf unserem Server die Findentity Dictate Diktatverwaltung mit der Dragon Professional Spracherkennung von Nuance. Beides ist vollständig miteinander verzahnt, so dass die Spracherkennung hier als Back-End-Spracherkennung zur Verfügung steht. Das bedeutet, dass ich nicht am Rechner in Dragon hineindiktieren muss, sondern meine unterwegs mit meinem mobilen Diktiergerät aufgenommenen Diktate nachträglich im Hintergrund in Text umgewandelt werden.

Die Diktataufnahme unterwegs ist auch mit der von Thax mitgelieferten Diktier-App auf einem Smartphone möglich. Ich persönlich bevorzuge ein separates mobiles Diktiergerät mit Schiebeschalter. Sobald ich das Diktiergerät im Büro in die Dockingstation stelle, werden alle Diktate automatisch durch die Findentity Back-End Spracherkennung zusammen mit Dragon in Text umgewandelt, ohne dass es einer Bedienung bedarf.

Neue Diktate bzw. die daraus erstellten Texte werden den Mitarbeiterinnen unverzüglich in der Diktatliste signalisiert, so dass sie von ihnen Korrektur gelesen bzw. bearbeitet werden können. Korrekturen verbessern automatisch das persönliche Dragon-Vokabular. Durch die automatische Umwandlung stehen den Mitarbeiterinnen nun auch diktierte Arbeitsaufträge als Text bereit und können einfacher in den Workflow einfließen. Da die Heimarbeitsplätze per Fernzugriff mit dem Server verbunden sind, macht es keinen Unterschied mehr, ob die Mitarbeiterinnen im Büro oder zu Hause arbeiten.

Die Lösung aus der Dragon-Spracherkennung zusammen mit Findentity Dictate unterstützt mich seit nunmehr sechs Jahren zuverlässig beim mobilen Arbeiten im Außeneinsatz und in der Zusammenarbeit mit meinen Mitarbeiterinnen. Insgesamt haben wir eine sehr deutliche Flexibilitätssteigerung und zeitliche Entlastung – Ressourcen, die wir für den Ausbau unseres Kundenservices nutzen. Aktuell sehen wir das Verfahren als optimal an, werden aber auch durch regelmäßige Updates auf dem neuesten Stand gehalten.

Ich bedanke mich für die wirklich gute Zusammenarbeit mit Thax Software. Neben der einfachen, reibungslosen Umsetzung schätzen wir den persönlichen Einsatz und die schnelle Abhilfe bei – seltenen – Problemsituationen.

Findentity Dictate bedeutet eine ungeahnte Automatisierung und Flexibilität in der Diktatbearbeitung zugleich.