Artikel aus dem "DATEVmagazin"

Kanzleiorganisation mit RFID

Akten verfolgen

Das lästige Suchen nach Büchern, Zeitschriften und Akten hat ein Ende. Eine neue Technik ermittelt den jeweiligen Standort in Sekunden.

  

Radiofrequenz-Identifikation

Radiofrequenz-Identifikation - kurz RFID - ermöglicht das Kennzeichnen und berührungslose Erkennen von Objekten mittels batterieloser Sender. Speziell im Handel hilft RFID, Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Aber auch in anderen Wirtschaftszweigen etabliert sich nun diese Schlüsseltechnologie. So lässt sich der Workflow in Kanzleien oder Verwaltungen mit RFID deutlich verbessern und der Standort gesuchter Akten und Bücher leicht ermitteln. Vor bereits mehr als zehn Jahren hat die Firma Thax Software ein entsprechendes System entwickelt, das heute weiter an die Bedürfnisse der Anwender angepasst und um Zusatzmodule ergänzt wird.

  

Wettbewerbsvorteile sichern

Die Lösung, die auch in Ergänzung zu DATEV Phantasy genutzt werden kann, ist in zahlreichen Anwalts- und Steuerkanzleien unterschiedlicher Größenordnungen im Einsatz. Aber auch öffentliche Verwaltungen, wie zum Beispiel der Regierende Bürgermeister von Berlin, nutzen Findentity - so der Name der Anwendung. Eine Studie im Jahr 2010, die in Zusammenarbeit mit DATEV durchgeführt wurde, belegt eindeutig den Nutzen für Kanzleien.

  

Als eines der ersten Büros weltweit hat die Rechtsanwalts- und Notariatskanzlei BARTSCH BONGARD LEBEN in Berlin die Radiofrequenztechnik eingesetzt. Die Kanzlei besteht aus zehn Mitarbeitern und hatte bis zur Einführung der RFID-Technik, wie viele andere Kanzleien auch, das Problem, die Aktenberge effektiv zu verwalten. "Akten zu sichten, wesentliche Inhalte zu finden und die Akten zu lokalisieren hat früher einen sehr großen Teil unserer Arbeitskraft gebunden. Die Aktensuche war lästig, ineffektiv und summierte sich auf etwa eine Stunde täglich", so Axel Bartsch, Rechtsanwalt und Seniorpartner der Kanzlei.

  

Lesegerät und Transponder

Die elektronische Akte ist keine Alternative: Originaldokumente müssen aufbewahrt werden, und auch vor Gericht sind Informationen in Papierform deutlich schneller verfügbar. Schließlich muss der Berufsträger abends, wenn ein Mandant Auskunft zu seinem Fall erbittet und das Sekretariat nicht mehr besetzt ist, schnell auf alle Informationen zugreifen können. Die Akte dann nicht zu finden, ist schlicht inakzeptabel.

  

Heute sollte jede Akte nicht nur elektronisch im PC, sondern auch in Papierform mit RFID-Kennung vorliegen. Dazu wird sie mit einem batterielosen, papierflachen RFID-Aufkleber versehen, der die Akte mit einer weltweit einmaligen Identifikationsnummer kennzeichnet. Dieser sogenannte Transponder verbindet die Papierakte mit der elektronischen Welt - die Akte ist dann hybrid. Per Knopfdruck wird der Standort auf einem Raumplan angezeigt, Dokumente und Diktate werden richtig abgelegt und alle Vorgänge transparent und nachvollziehbar für alle gestaltet und dokumentiert.

  

In jedem Raum oder an jedem Arbeitsplatz ist ein RFID-Lesegerät mit einer Lesereichweite von ca. 30 cm verfügbar, um die Akten zu erkennen. Sichtkontakt zum Transponder ist dabei nicht erforderlich. Die Geräte können am PC über die serielle oder die USB-Schnittstelle, aber auch direkt ans Netzwerk angeschlossen werden. Werden Akten an einen anderen Platz gebracht, sind sie kurz über das dortige Lesegerät zu führen, um den neuen Standort zu erfassen. Dabei werden auch komplette Stapel mit bis zu 15 Akten in einem Vorgang erfasst.

  

Zugriff ohne Aktenzeichen

Akten müssen nicht dauerhaft im Lesebereich verbleiben, um sie zu finden, da der erkannte Standort in einer Datenbank gespeichert wird. Am Arbeitsplatz wird das Lesegerät auch dazu verwendet, aktuelle gerade bearbeitete Mandantenakten zu erkennen. Damit ist auch ein sofortiger Zugriff auf die elektronische Akte möglich, ohne ein Aktenzeichen eingeben zu müssen. Arbeitsvorgänge, digitale Dokumente und Diktate werden automatisch der richtigen Akte zugeordnet. Es gibt keine Falschablage und zeitraubende Suche mehr. Digital gespeicherte Diktate stehen dem Sekretariat über das Netzwerk und auch direkt mit der Akte zur Verfügung und können aus ihr aufgerufen werden. "Jeder Mitarbeiter arbeitet dadurch sehr effizient und kann sich nun auf seine wesentlichen Aufgaben konzentrieren," resümiert Rechtsanwalt Bartsch. In der Regel ist in den Kanzleien eine Eingewöhnungszeit von maximal zwei Wochen nötig. Danach ist jeder Mitarbeiter mit der neuen Registrierung vertraut.

  

Zeitersparnis und Entlastung

Die bereits angesprochene Studie, die in den Jahren 2009 und 2010 von der Universität Erlangen-Nürnberg in Zusammenarbeit mit DATEV und Thax Software erhoben wurde, verdeutlicht die Kosten-Nutzen-Potenziale der Technologie für die Kanzleien. Dabei wurden neben Akten auch Bücher berücksichtigt. Der Wirtschaftsinformatiker Markus Haushahn vom Lehrstuhl Prof. Michael Amberg untersuchte dazu die Arbeitsabläufe in den Kanzleien, begleitete die Installation des Systems in einer exemplarisch ausgewählten Pilotkanzlei in Aschaffenburg mit 20 Arbeitsplätzen und wertete schließlich die Eignung und den Nutzen im Vergleich zum Aufwand mit den neuesten wissenschaftlichen Methoden aus.

  

          "Durch Nutzung der RFID-Technik kommt es bei der Aktensuche zu einer Zeiteinsparung von 46 Prozent und bei der Literatursuche von 37 Prozent."

  

Zentrales Ergebnis der über 400 Seiten umfassenden Arbeit ist, dass es bei der Aktensuche durch Nutzung der RFID-Technik zu einer Zeiteinsparung von 46 Prozent und bei der Literatursuche von 37 Prozent kommt. Nach weniger als einem Jahr hat sich das RFID-System in der Kanzlei rentiert. Hierbei wurden auch sämtliche Nebenkosten, wie zum Beispiel Kosten für Kanzleimitarbeiter während der Einführung, berücksichtigt. Der Anteil monotoner Tätigkeiten am Gesamtarbeitsaufwand sank und wurde durch anspruchsvollere Tätigkeiten ersetzt. Damit steigen auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Qualität der Mandantenbetreuung.

  

Mittelstandspreis 2009

"Die Analyse hat ergeben, dass sich der RFID-Einsatz in Kanzleien ab fünf Mitarbeitern rechnet. In der untersuchten Pilotkanzlei lag die Amortisationszeit bei 7,5 Monaten, wobei die Nutzenpotenziale natürlich steigen, je größer die Kanzlei ist. Nicht nur die Anwälte waren über den schnelleren Aktenzugriff und den verbesserten Arbeitsfluss froh, sondern auch die Sekretärinnen über die Entlastung", so Markus Haushahn. Das System wurde unter anderem mit dem Mittelstandspreis RFID 2009 ausgezeichnet.

  

Autor

Marc Bartsch studierte Rechtswissenschaften und ist Geschäftsführer der Thax Software GmbH in Berlin.

  

Quelle

Die Veröffentlichung auf dieser Seite erfolgt mit freundlicher Einwilligung von DATEV, in dessen "DATEVmagazin" 2/2011 der Artikel erschienen ist. Wir danken DATEV und Herrn Dr. Markus Haushahn für die gemeinsame Durchführung der Studie.

   

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