Artikel aus dem Magazin "Chefbüro"

Der Weg zum papierlosen Büro

Eine Vision nimmt langsam Konturen an

Wie realistisch ist das papierlose Büro? Eine Frage, die seit Jahrzehnten durch Unternehmen und Behörden geistert. Die OKI-Managerin Lan Anh Tran geht dem Thema nach und kommt zu dem Schluss: Es wird noch lange auf sich warten lassen, aber die Vision nimmt Konturen an.

  

Die Papierhersteller freut es: 20 Millionen Tonnen Papier über alle Sorten hinweg verbrauchen die Deutschen pro Jahr, das sind 244 Kilo pro Person. 1975 war es noch nicht einmal die Hälfte. Und: Der Papierverbrauch bei Freiberuflern, in Unternehmen und Behörden nimmt ebenfalls zu. Im Widerspruch zur These: Das papierlose Büro ist keine Fiktion, sondern nahe Zukunft. Denn noch immer werden betriebliche Abläufe auf Papier geregelt, Dokumente und Notizen jeglicher Art, ganz besonders E-Mails. All diese Dokumente erhalten, sie lesen, ist das Eine. Sie im digitalen Speicher, womöglich in der Cloud ablegen, wäre das Andere. Aber: "Was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen", lässt Johann Wolfgang von Goethe im Faust den Schüler zu Mephistopheles sagen.

  

Das war 1808. Heute, knapp 210 Jahre später, tragen wir vielleicht nicht alles nach Hause, was wir schwarz auf weiß besitzen. Wohl aber drucken wir es gern aus, stapeln es, heften es ab. Dabei, so Lan Anh Tran, Marcom Managerin Central Region bei OKI Deutschland, sei das papierlose Büro keine Fiktion des 21. Jahrhunderts, sondern habe bereits 1946 als Büro der Zukunft in einer Science Fiction Erzählung Einzug gehalten. In den 1970er sei die Idee zur Vision geadelt: "Auf jedem Schreibtisch und in jedem Haus sollte ein Computer stehen, Bill Gates und Paul Allen gründeten Microsoft." Damit, so die Managerin weiter, habe der Paradigmenwechsel in der Arbeitswelt begonnen, doch das papierlose Büro befände sich bis heute in der Ferne. "Während mittlerweile über Internet 4.0 diskutiert wird, zeigen Briefbögen, Schmierpapier und Post-its eine erstaunliche Beharrungskraft."

   

          "Das wirklich papierlose Büro wird wahrscheinlich weiterhin noch auf sich warten lassen, aber der Realisierung dieser Vision sind wir heute näher als je zuvor."

  

Die Marcom Managerin bedient sich bei der Suche nach den Gründen für die Papierverliebtheit der Menschen einer Veröffentlichung der Psychologin Abigail J. Sellen und des Informatikers Richard H. R. Harper aus dem Jahr 2003. In ihrem Buch „Der Mythos vom papierlosen Büro“ ziehen sie den Schluss, dass Menschen zum Beispiel besser auf Papier lesen und vergleichen könnten als am Bildschirm und dass Notizen und Kritzeleien wichtig für kreative Gedankengänge seien. Somit bestimmten zwar ITK-Systeme und Lösungen mittlerweile die Arbeitsumgebung, "aber solange Menschen dort arbeiten, wird es das papierlose Büro nicht geben".

  

In der Tat habe sich in den Büros nicht viel geändert. Eine Umfrage über betriebliche Anwendungen in 15 europäischen Ländern im Auftrag der Oki Printing Solutions ergab, dass Geschäftskunden die möglichen Einsparungen durch Verbesserung ihrer Technologie und Optimierung von Drucklösungen nach wie vor nicht ausschöpfen würden. 62 Prozent der befragten Firmen aus der Produktions- und Dienstleistungsbranche verfügten zwar über Drucker mit der Möglichkeit zum beidseitigen Drucken und damit Potenzial für eine wesentliche Reduktion des Papierverbrauchs, doch nur 15 Prozent des Personals nutzten diese ständig, 31 Prozent nur selten.

  

Außerdem: Unternehmensweite Regelungen zum Drucken von Dokumenten seien zwar in vielen Betrieben vorhanden, vielen Mitarbeitern aber unbekannt oder würden von ihnen schlicht ignoriert. Zusätzlich werde Papier als billig und allzeit verfügbar erlebt. "Für Unternehmen ist es aber wichtig, die Balance zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeiter und einem schonenden Umgang mit Ressourcen zu finden", so die OKI-Managerin. Allerdings stellt Lan Anh Tran auch fest, dass das Postulat von den schlanken Prozessen statt der wachsenden Papierberge in den Managementetagen der Unternehmen weithin akzeptiert werde. Die Anschaffungskosten für Hard- und Software nehme man in Kauf, um umfassende Veränderungen in den Organisationsprozessen vorzunehmen, um mittel- und langfristig die Prozesse zukunftssicher zu machen und Ressourcen einzusparen. Dabei gehe es nicht nur um Geräte und Materialien wie Drucker, Toner und Papier, sondern um Arbeitszeit, die effektiver genutzt werden könne, zum Beispiel für qualifiziertere Aufgaben.

  

          "Während mittlerweile über Internet 4.0 diskutiert wird, zeigen Briefbögen und Post-its eine erstaunliche Beharrungskraft."

  

Wie fast in allen Bereichen, würden auch auf dem Weg zum papierlosen Büro viele kleine Schritte zum Ziel führen. Der Unternehmer, der seit vielen Jahren seine Firma leite, könne nicht einfach den Digitalisierungsschalter umlegen. Gleichwohl könne er es zur Chefsache und zum Projekt machen, die Organisation darauf vorbereiten, die Menschen mit ins Boot holen, damit am Ende die Veränderung gelinge und notwendige Investitionen sich amortisieren würden.

  

Büroarbeit bedeute für die meisten Arbeitnehmer heute noch immer, jeden Tag zu festgelegten Zeiten am eigenen Schreibtisch ihre Aufgaben abzuarbeiten - und dabei kiloweise Papier zu verbrauchen. "Aber genauso wie sich über die letzten Jahre Arbeitszeiten und -orte flexibilisiert haben, genauso werden sich auch die Aufgabenstellungen und Jobinhalte über die fortschreitende Digitalisierung verändern und damit das Verhalten der Menschen", führt die OKI-Managerin weiter aus. Denn heute sei bereits der Zugriff auf die relevanten Daten jederzeit und von jedem Ort möglich. Points of Prints, also flächendeckende, cloudbasierte Druckstationen im öffentlichen Raum, die jedem ermöglichen, Dokumente an öffentlichen Druckern mobil auszudrucken, seien keine Vision mehr.

  

Fest stehe: "Unsere Welt verändert sich rasant und wir uns mit ihr. Das wirklich papierlose Büro wird wahrscheinlich weiterhin noch auf sich warten lassen, aber der Realisierung dieser Vision sind wir heute näher als je zuvor."

  

Quelle

Die Veröffentlichung auf dieser Seite erfolgt mit freundlicher Einwilligung des Chefbüro Media Verlags, in dessen Magazin "Chefbüro" der Artikel im Juni 2017 erschienen ist, sowie von OKI Systems Deutschland. Redakteur: Wolfgang Kühn. Foto: Lan Anh Tran, Marcom Manager Central Region bei OKI Systems Deutschland GmbH - Foto © OKI.

  

Findentity Future Office

Thax Software automatisiert mit der Lösung Findentity bereits heute eine Vielzahl von Dokumentenmanagementprozessen - sowohl für Papierakten als auch für elektronische Dokumente. Erfahren Sie mehr...

  

Fachartikel

Auf dieser Seite finden Sie allgemeine Fachartikel zu den von uns angebotenen Themen. Weiterlesen...