Vorteile und Ziele eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)

Ein DMS bietet eine zentrale, systematische und übersichtliche Ablage für alle Dokumente Ihres Unternehmens. Sie können Dokumente kennzeichnen, nach verschiedenen Kriterien sortieren und Akten, Mandanten und Kunden etc. zuordnen. Eine Vorschau des Dokuments zeigt Ihnen den Inhalt, ohne es öffnen zu müssen. So finden Sie schnell und einfach das, was Sie suchen.

Auch die Struktur und der Aufbau Ihrer Dokumente lassen sich an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Sie können zum Beispiel eigene Ordner, Kategorien, Schlagwörter oder Metadaten definieren, die Ihnen helfen, die Dokumente zu klassifizieren und zu filtern. Ein DMS ermöglicht Ihnen auch, die Beziehungen zwischen verschiedenen Dokumenten zu erkennen und zu visualisieren, indem Sie Verknüpfungen, Referenzen oder Versionen erstellen. So können Sie die Zusammenhänge und den Kontext der Dokumente in den digitalen Akten besser verstehen und nutzen.

In einem umfangreicheren DMS können Sie Workflows für Prozesse, wie z. B. Kundenanfragen und die Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten, erstellen sowie Dokumente mit Aufgaben im ggf. angebundenen Kundenmanagementsystem verknüpfen. Durch eine nahtlose Verbindung von Dokumenten- und Kundenmanagementsystem ergeben sich völlig neue Synergien und Effizienzsteigerungen.

Ein Kundenmanagementsystem, auch CRM (Customer Relationship Management) genannt, ist eine Software, die Ihnen hilft, die Beziehungen zu Ihren Kunden zu pflegen und zu verbessern. Mit einem CRM können Sie alle Informationen über Ihre Kunden, wie z. B. Kontaktdaten, Kauf- und Kontakthistorie, Interessen oder Anliegen, zentral erfassen und verwalten.

Wenn Sie ein DMS mit einem CRM verbinden, können Sie die Vorteile beider Systeme verbinden. Sie können zum Beispiel Dokumente, die für Ihre Kunden relevant sind, wie z. B. Verträge, Rechnungen oder Produktinformationen, direkt aus dem CRM heraus erstellen, bearbeiten und versenden. Sie können auch Dokumente, die von Ihren Kunden eingehen, wie z. B. Anfragen, Beschwerden oder Feedback, automatisch im DMS erfassen, kategorisieren und zuordnen. So haben Sie immer einen Überblick über die Kommunikation mit Ihren Kunden und können schnell und professionell reagieren.

Ein DMS mit CRM-Integration ermöglicht Ihnen also, Ihre Kunden besser zu verstehen, zu bedienen und an Ihr Unternehmen zu binden, indem es Ihnen die Dokumentenverwaltung erleichtert und optimiert.

Ein DMS hilft Ihnen, Vorgänge und Kundenanfragen schneller und effizienter zu bearbeiten. So steigern Sie die Kundenzufriedenheit, aber auch Mitarbeitende profitieren von einem DMS, da es ihre Arbeitsflexibilität, Produktivität und Arbeitsqualität verbessert.

Die Kundenzufriedenheit ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Wenn Sie Ihre Kunden zufriedenstellen, werden Sie deren Loyalität, Weiterempfehlung und Wiederkauf erhöhen. Ein DMS unterstützt Sie dabei, indem es Ihnen ermöglicht, die Kundenbedürfnisse besser zu verstehen, die Kundenkommunikation zu optimieren und die Kundenprozesse zu beschleunigen. Sie können beispielsweise Dokumente, die für Ihre Kunden relevant sind, wie z. B. Angebote, Verträge oder Rechnungen, schnell und einfach erstellen, anpassen und versenden oder auch zur besseren Wiederauffindbarkeit in Ihrem DMS farblich kennzeichnen.

Auch Kundenanfragen, wie z. B. Beschwerden, Feedback oder Supportanfragen, lassen sich einfach erfassen, bearbeiten und beantworten. Die schnelle und professionelle Bearbeitung von Kundenanliegen steigert die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Die Mitarbeiterzufriedenheit ist ebenfalls ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Zufriedene Mitarbeitende arbeiten mit Motivation, Engagement und höherer Leistung. Ein DMS unterstützt Sie dabei, indem es Ihnen ermöglicht, die Arbeitsbedingungen, die Arbeitsabläufe und die Arbeitsinhalte Ihrer Mitarbeitenden zu verbessern. Sie können zum Beispiel Ihren Mitarbeitenden mehr Flexibilität bieten, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, von zu Hause oder unterwegs zu arbeiten. Sie können auch Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten, indem Sie Routineaufgaben automatisieren, Workflows erstellen und Dokumente gemeinsam bearbeiten. Sie können auch Ihre Arbeitsinhalte interessanter machen, indem Sie Ihren Mitarbeitenden mehr Verantwortung, Herausforderung und Feedback geben.

Ein DMS ist also ein nützliches Werkzeug, das Ihnen hilft, die Zufriedenheit Ihrer Kunden und Ihrer Mitarbeitenden zu erhöhen, indem es Ihnen die Dokumentenverwaltung erleichtert und optimiert.

Ein Dokumentenmanagementsystem bietet fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Passwortschutz und Zugriffsrechte. Dadurch können sensible Unternehmensdaten besser geschützt werden.

Die Datensicherheit ist ein wichtiger Aspekt für jedes Unternehmen, das mit digitalen Dokumenten arbeitet. Denn diese können vertrauliche Informationen enthalten, die nicht in die falschen Hände geraten dürfen. Ein DMS hilft Ihnen, die Datensicherheit zu erhöhen, indem es Ihnen folgende Möglichkeiten bietet:

Die Verschlüsselung (z. B. AES 256 Bit) ist ein Verfahren, das die Daten in einen unleserlichen Code umwandelt, der nur mit einem Schlüssel wieder entschlüsselt werden kann. Ein DMS kann Ihre Dokumente sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsseln, um sie vor unbefugtem Zugriff oder Diebstahl zu schützen.

Die Zugriffsrechte sind Regeln, die festlegen, wer welche elektronischen Akten sehen, bearbeiten oder löschen darf. Ein DMS kann Ihnen die Möglichkeit geben, verschiedene Zugriffsrechte für verschiedene Benutzer oder Gruppen zu definieren, um die Daten vor Missbrauch oder Manipulation zu schützen. Dabei ist der Benutzerzugriff durch einen Passwortschutz geregelt.

Ein Dokumentenmanagementsystem sollte zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen. Ein praxistaugliches DMS bietet neben durchdachten Funktionen eine einfache Bedienung, nahtlose Verknüpfung mit einem Kundenmanagementsystem und ist insbesondere individuell anpassbar. Es gibt Ihnen die nötige Flexibilität, die Sie für die Abbildung Ihrer Prozesse und die Erfüllung Ihrer Anforderungen jetzt und in der Zukunft benötigen.

Die Flexibilität eines DMS ist ein wichtiger Aspekt, der oft übersehen wird. Denn ein DMS sollte nicht nur die aktuellen Anforderungen erfüllen, sondern auch die zukünftigen Herausforderungen meistern können. Ein flexibles DMS zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:

Die Konfigurierbarkeit ist die Fähigkeit, sich an die individuellen Präferenzen des Unternehmens anzupassen. Ein DMS sollte die Individualisierung der Datenstruktur bieten, die es dem Benutzer ermöglicht, das DMS nach seinen Wünschen einzurichten und zu gestalten. Der Benutzer kann die Einstellungen, das Erscheinungsbild sowie die Berechtigungen des DMS anpassen, um die Benutzererfahrung zu optimieren.

Die Fähigkeit, sich an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen, ist ein wichtiger Faktor bei der Wahl eines Büromanagementsystems oder DMS. Verschiedene Module mit weiteren Funktionen und Leistungsparametern sollten je nach Anwendungsfall hinzugefügt oder entfernt werden können.

Um sich an das Wachstum oder die Veränderung des Unternehmens anzupassen, sollte ein DMS die Fähigkeit zur Skalierbarkeit haben. Ein DMS sollte in der Lage sein, bei Bedarf mehr Dokumente, Benutzer oder Arbeitsplätze zu verwalten, ohne signifikant an Leistung oder Stabilität zu verlieren. Ein DMS sollte auch in der Lage sein, sich an die technologische Entwicklung anzupassen, indem es neue Formate, Standards oder Plattformen unterstützt.

Ein DMS, wie z. B. Findentity Office, ist eine Investition, die sich lohnt. Es bietet Ihnen zahlreiche Vorteile, die Ihre Arbeit entspannter, effizienter, effektiver und nachhaltiger machen. Es bietet Ihnen auch die nötige Flexibilität, die Sie für die Anpassung an Ihre Prozesse und Anforderungen jetzt und in der Zukunft benötigen.