Aktenlokalisation

Alle Akten und Gegenstände sofort lokalisieren und identifizieren

Täglich geschieht es tausendfach: Man sucht Dokumente, Papiere, Akten, Bücher, Chargenprotokolle, Konstruktionspläne, Röntgenfilme oder auch Materialproben. Mit Findentity genügt ein Klick auf dem Computer und das Objekt meldet, wo es sich befindet. Im rechten Aktenstapel, im Nachbarzimmer oder bei einer Kollegin im Ausland – angezeigt durch einen Raumplan. Oder Sie „rufen“ Ihren Tisch an und wissen, was dort alles liegt.

Thax Software hat mit Findentity eine Lösung, die lästiges Suchen überflüssig macht und revolutioniert. Mit den Modulen Findentity Find und Findentity Ident schaffen Sie Ihr Local Positioning System (LPS), finden, orten und tracken Akten, Papiere, Bücher, Waren, Möbel, Anlagegüter und andere Objekte per Knopfdruck. Können diese inventarisieren und automatisch die dazu gehörenden Datensätze öffnen. Findentity nutzt dazu modernste Radiofrequenz-Identifikation (RFID) in verschiedenen Frequenzbereichen und mit unterschiedlichen Reichweiten von wenigen Zentimetern bis mehreren Metern und Barcode-Technik mit Barcode-Scannern der neusten Generation.

Möglich ist das durch einen briefmarkengroßen batterielosen Sender – ein Transponder. Aufgebracht auf das Dokument oder unsichtbar in den Aktenordner eingearbeitet wird er über Antennen geortet und informiert sogar über den Inhalt der Dokumente. Er verbindet also analoge Objekte mit digitaler Software, mit Workflow- und Dokumenten-Management-Systemen. Tausende von Objekten können fast gleichzeitig durchgescannt werden – von jedem Arbeitsplatz aus.

Mit RFID können Sie berührungslos mehrere Objekte gleichzeitig identifizieren, während Sie Barcodes einfach mit Findentity selbst ausdrucken können und so eine sehr preiswerte Lösung zu Hand haben. Der Barcode jedes einzelnen Objekts wird von einem mobilen Gerät erfasst und – je nach Anwendung – weiterverarbeitet oder gespeichert.

Für Lokalisation, Ortung, Tracking und Identifizierung stehen eine Reihe von stationären und mobilen Lesegeräten verschiedener Reichweiten von 1 cm bis ca. 3 Metern im HF- (High Frequency) und UHF-Frequenzbereich (Ultra High Frequency) zur Verfügung. Stationäre Geräte können auch unter einer Tischplatte und daher unsichtbar installiert werden. Mit ihnen können ganze Aktenstapel oder Papierstapel, z. B. Chargenprotokolle, in einem Arbeitsgang registriert und lokalisiert werden.

Kanzleiorganisation mit RFID

Durch Nutzung der RFID-Technik kommt es bei der Aktensuche zu einer Zeiteinsparung von 46 Prozent und bei der Literatursuche von 37 Prozent. Nach weniger als einem Jahr hat sich das RFID-System in der Kanzlei rentiert. – Artikel aus dem „DATEVmagazin“ über Studie … Weiterlesen