Anwenderbericht Kanzlei Rompf & Peiler (Juni 2022)
Die Amortisation und Zeitersparnis sind enorm
Findentity Diktatmanagement mit Back-End Spracherkennung und RFID-Erkennung der Akten
Ich bin Michael Rompf, Rechtsanwalt in der Kanzlei Rompf & Peiler in Delmenhorst. Mit unseren sechs Rechtsanwälten, darunter zwei Notare, und acht Mitarbeiterinnen betreuen wir örtliche und überörtliche Mandanten insbesondere im allgemeinen Zivilrecht, Familienrecht, Erbrecht, Verkehrsrecht, Strafrecht, Arbeitsrecht, Handels- und Gesellschaftsrecht sowie im Notariat.
Die Ausgangslage
Bis 2014 diktierten wir analog auf Kassette. Die Bänder gingen mit der entsprechenden Akte ins Sekretariat. Wir wollten sowohl die Diktatverarbeitung modernisieren als auch die Arbeitsabläufe mit Zugriff auf die Papierakten optimieren. Beides bietet die Lösung Findentity von Thax Software. Durch den modularen Aufbau konnten wir uns ein Büromanagementsystem genau nach unseren Anforderungen zusammenstellen, mit dem wir seit nunmehr acht Jahren arbeiten.
Die Lösung
Als erstes Modul führten wir das digitale Diktieren inklusive Spracherkennung ein. Das geniale Konzept hinter Findentity ist hierbei, dass die Umsetzung der Diktate in Text durch die Spracherkennung im Hintergrund erfolgt. Das bedeutet: keine zusätzliche Programmoberfläche für uns Anwender und dadurch keine große Umstellung der Arbeitsweise. Die „Dragon Legal“-Spracherkennung ist zusammen mit der sogenannten „Findentity Back-End Spracherkennung“ nur auf einem Server installiert, den Thax uns vorinstalliert geliefert hat. Seit der Einführung sind unsere Diktate immer am selben Tag versandfertig. Die Korrekturen der ReNos führten im Laufe der Zeit zu einer immer besseren Erkennung.
Eine weitere enorme Effizienzsteigerung erreichten wir durch die Nutzung der in Findentity optional angebundenen RFID-Technik (Radiofrequenz-Identifikation) zur Erkennung der Papierakten. Dazu ist jede Akte mit einem batterielosen papierflachen Sender, einem sogenannten Transponder, gekennzeichnet. Der große Vorteil ist, dass Diktate automatisch der Akte, welche der Anwalt in der Hand hält, zugeordnet werden, weil diese durch ein Lesegerät am Arbeitsplatz erkannt wird. Auch der Aufruf der elektronischen Akte oder des Diktats im Sekretariat erfolgt automatisch durch Erkennung der Handakte.
Sollte eine Akte einmal „verschwunden“ sein, zeigt Findentity den Lageort auf einem Raumplan. Die Zeitersparnis ist enorm, da eine unter Umständen langwierige Suche entfällt.
Da Thax Software auch unsere Kanzleisoftware AnNoText anbinden konnte, werden bei der Aktenanlage alle notwendigen Daten mit Findentity synchronisiert und Interaktionsmöglichkeiten zwischen beiden Programmen sind gegeben.
Das Fazit
Uns ist kein anderes Produkt bekannt, das diese nahtlose Verbindung von Papierakten mit der digitalen Akte, Diktaten und Spracherkennung herstellt. Bis Mitte 2022 haben wir durch das Wachstum unserer Kanzlei Findentity auf 14 Arbeitsplätze erweitert. Thax Software hat uns aus einer Hand das Komplettsystem nebst Grundig-Diktiertechnik geliefert und auch die Installation, Dokumentenanalyse für die Spracherkennung und Schulung zu unserer vollsten Zufriedenheit erbracht. Durch die Update- und Servicevereinbarung erhalten wir neue Programmversionen, eine Wartung unseres Hintergrund-Rechners, und es steht uns eine Hotline zur Verfügung.
Findentity hat sich innerhalb kürzester Zeit amortisiert und die Arbeitsabläufe unglaublich effizienter gemacht. Auch schätzen wir die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Thax Software.