Thax Software Artikel – Mai 2023

Was eine Software fürs Büro bieten sollte

Tipps für die Wahl eines zukunftsweisenden Büromanagement-Systems

Unternehmen verschiedenster Branchen, Behörden, Kanzleien, Arztpraxen, aber auch Verbände nutzen Büromanagement-Software, um den Workflow zu verbessern und effizienter zu arbeiten. Ein zukunftsweisendes Büromanagementsystem bringt einen breiten Funktionsumfang mit, ist individuell anpassbar und integriert andere Anwendungen und Technologien.

Effizienter arbeiten, Zeit sparen und weniger Fehler machen. Mit einer besseren Organisation die Kundenzufriedenheit erhöhen und Mehrumsatz generieren. Durch optimierte Abläufe Stress verringern und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern: All das sind gute Gründe, ein professionelles Büromanagementsystem einzusetzen.

Die folgenden sechs Punkte zeichnen eine potenzielle Lösung für ein Büromanagement aus:

Büromanagement Tipp 1: Lösung aus einer Hand

Eine Büromanagement-Lösung aus einer Hand bietet viele Vorteile. Insbesondere ist sichergestellt, dass alle Komponenten perfekt zusammenarbeiten, und man hat immer einen einzigen Ansprechpartner, der einem bei allen Fragen zur Seite steht.

Ein solches System ist idealerweise modular aufgebaut und kann damit eine Teil- oder Komplettlösung für die Arbeitsorganisation liefern: Das beinhaltet zum Beispiel Funktionen wie Dokumenten-, Kunden- und Aufgabenmanagement – kurz DMS und CRM – sowie Diktat und Spracherkennung. Auch die Möglichkeit, Gegenstände oder Akten berührungslos durch Radiofrequenz-Identifikation (RFID) mit Transpondern oder mittels Barcodes zu erkennen, eröffnet unter Umständen sinnvolle Anwendungen, wie zum Beispiel eine Inventarisierung, Aktensuche oder einfach Verknüpfung des Objekts mit der digitalen Akte.

Wenn all diese Funktionen nicht in verschiedenen parallelen Systemen, sondern in einem einzigen Softwaresystem integriert sind, haben Unternehmen nicht nur den Vorteil eines einzigen Ansprechpartners, sondern Reibungsverluste werden minimiert und wertvolle Synergien entstehen. Der Komplettanbieter kann für die Lösung aus einer Hand den besten Service bieten und die Belegschaft für einen optimalen Start schulen.

Büromanagement Tipp 2: Individuell anpassbar und branchenoffen

Branchensoftware kommt in der Regel mit vorgegebenen Datenfeldern und Eingabemasken wie Aktenzeichen, Sachbearbeiter, Vorgangsnummer oder anderen Begrifflichkeiten. Das limitiert und gibt ein starres Gerüst vor. Ein Büromanagementsystem, das sich an dem individuellen Bedarf orientiert, bietet Flexibilität.

Branchenoffene Systeme sind hier nicht eingeschränkt: Die Datenbank kann genau konfiguriert und angepasst werden. Der User kann dann Datensätze zum Beispiel für Kunden, Patienten oder Mandanten, aber auch weitere Arten wie zum Beispiel Aufträge, Lieferanten, Verträge, Waren oder Objekte mit seinen individuell benötigten Datenfeldern in beliebiger Anzahl anlegen. Zwar erfordert das zu Beginn etwas mehr zeitlichen Aufwand, doch die genaue Anpassung an den Workflow und die Wünsche des Unternehmens wiegen das schnell auf.

Auch Verknüpfungen zwischen den Datensätzen erleichtern die tägliche Arbeit: zum Beispiel, wenn das System die Beziehung zwischen Lieferant, Kunde und ausgelieferter Ware abbilden kann. Am Ende steht ein System, bei dem den Usern die Bedienung so einfach wie möglich gemacht wurde. Optimalerweise unterstützt der Anbieter bei der Einrichtung oder übernimmt diese nach Kundenwunsch und Analyse des Bedarfs.

Büromanagement Tipp 3: Abdeckung verschiedener Anwendungsfelder

Oft ist es mit einem Dokumentenmanagement- oder Kundenverwaltungssystem nicht getan, sondern weitere Anwendungsfelder sollen abgedeckt werden, wie die Verwaltung beliebiger anderer Dinge. Ein Unternehmen braucht unter Umständen die Möglichkeit, Papierakten zu verwalten. Eventuell soll auch die Ausstattung inventarisiert werden, wenn Geräte nach gesetzlichen Vorgaben gewartet und die Arbeiten dokumentiert werden müssen. Die Termine gilt es im Auge zu behalten, Wartungsberichte müssen erstellt und archiviert werden.

Bisher nutzen viele Unternehmen dafür schlicht und einfach Excel-Tabellen, obwohl es viele Möglichkeiten einer zumindest teilweisen Automatisierung gibt: über eine Erfassung der Objekte mittels RFID (Radiofrequenz-Identifikation) oder Barcode und dann die elektronische Verwaltung im Büromanagementsystem, wenn dieses entsprechend angepasst werden kann. Bei der RFID-Technik werden Objekte mittels batterieloser Sender, sogenannter Transponder, gekennzeichnet und berührungslos auch in größerer Anzahl erkannt. Bei der Kennzeichnung mit Barcodes erfolgt eine einzelne optische Erkennung mittels eines Barcodescanners.
 
Das Büromanagement steht dann vor der Herausforderung, digitale und analoge Akten oder Objekte zusammenzuführen, zum Beispiel wenn Verträge in Papierform vorliegen oder bei Inventar, das verwaltet werden soll. Die Organisation von internen Bibliotheken, zum Beispiel in größeren Kanzleien, erfolgt oft über eine eigene Software. Eine intelligente Lösung kann die verschiedenen Anwendungsbereiche jedoch unter einer Oberfläche abdecken: Kunden- und Dokumentmanagement, Aktenverwaltung, Bücherverwaltung und Inventarisierung mit RFID oder Barcodes – im Optimalfall alles miteinander verknüpft.

Büromanagement Tipp 4: Intelligente Office-Funktionen

Ein intelligentes Büromanagementsystem erlaubt nicht nur die Verwaltung von Kunden, Dokumenten oder Dingen: Durch Anbindung von Programmen wie Microsoft Word, Outlook und Excel oder Diktieren und Spracherkennung wird auch die Dokumentenerstellung und -bearbeitung vollkommen integriert und durch das Zusammenspiel optimiert. Elektronische Postfächer – in Anwaltskanzleien zum Beispiel das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) – schaffen die Voraussetzung für eine durchgängige Kommunikation. Damit haben die Benutzer vom Dokumenteneingang bis -ausgang alle Möglichkeiten in einer einzigen Oberfläche.

Nicht zuletzt bildet ein gutes Büromanagement auch die klassischen Verwaltungsaufgaben ab und erlaubt einfachen Zugriff auf die Dokumente eines Vorgangs, auf Kundendaten, Termine und Fristen. Die Aufgaben bleiben im Blick, die Dokumentation wird erleichtert, ebenso Zeit- und Kostenerfassung. Ein zukunftsweisendes Büromanagement verzahnt Dokumenten-, Kunden-, Objekt- und Aufgabenmanagement, Posteingang und -ausgang und ein PDF-Tool sowie die Dokumentenerstellung mittels Textvorlagen, Integration von Fremdprogrammen wie Microsoft Office sowie digitalem Diktieren und Spracherkennung.

Büromanagement Tipp 5: Optimal integriertes Diktatmanagement und Spracherkennung

Ein Trend, der stark an Bedeutung gewinnt, ist die Spracherkennung, also die automatische Umsetzung von Diktiertem in Text: Untersuchungen und die tägliche Praxis zeigen, dass wir deutlich schneller sprechen, als wir schreiben. Spracherkennungssysteme versprechen einen großen Effizienzgewinn, da das Tippen entfällt und nur ein Korrekturlesen durchgeführt wird.

Eine Herausforderung kann allerdings ein gutes Diktatmanagement, gerade in Unternehmen ab einigen Mitarbeitern, sein, das nicht unterschätzt werde sollte. Mit einem reinen Spracherkennungssystem ist so mancher Anwender auf sich alleine gestellt. Ein professionelles Tool vereint hochwertige Spracherkennungstechnologie, Diktiertechnik und Diktataufnahme mit einer intuitiven Diktatbearbeitung und -verwaltung. Damit schafft es die wichtige Einfachheit in der Bedienung, den sofortigen Überblick und Sicherheit in der Dokumentenerstellung.

Bequem ist eine Lösung, die es erlaubt, nicht nur am Computer oder über das mobile Diktiergerät aufzunehmen, sondern auch via Smartphone-App. Alles das leistet ein professionelles Diktier- bzw. Diktatmanagementsystem, das im Optimalfall vollständig in das Büromanagementsystem integriert ist.

Büromanagement Tipp 6: Zukunftspotenzial

Unternehmen und Anforderungen entwickeln sich weiter. Ein Büromanagementsystem, das auch für zukünftige Aufgaben gewappnet ist, braucht Flexibilität und Entwicklungspotenzial. Zum einen sollten Eingabefelder jederzeit angepasst und erweitert werden können. Ein modular aufgebautes Büromanagement-System bietet außerdem verschiedene Bausteine für zusätzliche Funktionen, so dass bei Bedarf auch hier eine entsprechende Erweiterung möglich ist. Außerdem sollte das System eine Universalschnittstelle zur Anbindung von Fremdsystemen und den automatischen Datenaustausch anbieten.

Zum anderen schaffen auch verschiedene Lizenzmodelle und die Möglichkeit des späteren Wechsels eine moderne Flexibilität bei der Einführung eines Büromanagementsystems. Hier sind die Client Access License (Clientzugriffslizenz / Arbeitsplatzlizenz), die Named User License (Benannter-Nutzer-Lizenz) und die Concurrent User License (Gleichzeitiger-Nutzer-Lizenz) die wichtigsten.

Nicht zuletzt ist entscheidend, dass die Software vom Anbieter regelmäßig weiterentwickelt wird, Updates im Rahmen einer Wartungs- oder Servicevereinbarung zur Verfügung gestellt werden und eine zuverlässige Support-Hotline zur Verfügung steht. Wenn es sich um eine Lösung aus einer Hand handelt, haben die Anwender in der Regel die beste Betreuung sowie die Möglichkeit, auch individuelle Wünsche bezüglich der Weiterentwicklung des Programms an den Hersteller weiterzugeben. Oftmals sind diese bei einem der nächsten Updates dann umgesetzt.

Fazit für das Büromanagement: Modulare Lösung aus einer Hand

Büromanagement-Software vereinfacht die täglichen Aufgaben in Unternehmen jeder Größenordnung und Branche, in Behörden, Verbänden, Kanzleien oder auch Praxen. Ist sie intelligent aufgebaut, können Funktionalitäten genau auf den Bedarf zugeschnitten und das System entsprechend konfiguriert werden.

Von Vorteil erweisen sich modulare Büromanagement-Lösungen aus einer Hand, welche Office- und Verwaltungsfunktionen, digitales Diktieren und Spracherkennung sowie die Verknüpfung mit physischen Gegenständen wie Akten, Büchern oder Inventar über RFID oder Barcode vereinen. Ein Beispiel für ein modulares Büromanagement-Komplettsystem ist Findentity von Thax Software.

  

Erklärt: Das geniale Komplettsystem für Ihr Büromanagement

Video: Findentity – das geniale Komplettsystem für Ihr Büromanagement

  

Autor

Marc Bartsch ist Geschäftsführer der Thax Software GmbH und einer von mehreren Experten für Büromanagement-Lösungen bei Thax Software.

© Thax Software GmbH – 05/2023