Thax Software Artikel – Mai 2022

Diktiertechnik im Vergleich – Welche Diktiertechnik eignet sich für welchen Einsatzzweck?

Diktiergeräte, Diktier-Apps, Diktiermikrofone, Headsets im Vergleich – Mit diesen Tipps erfahren Sie, welche Diktiertechnik sich für wen am besten eignet

Für die Spracherkennung und das digitale Diktieren gibt es auf dem Markt unterschiedliche Softwarelösungen sowie Technik und Eingabegeräte. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Diktiertechnik sich für welchen Zweck am besten eignet und welche Vor- und Nachteile es gibt.

In Abgrenzung zu Kassetten-Diktiergeräten – auch analoge Diktiertechnik genannt – kommt heute überwiegend sogenannte digitale Diktiertechnik zum Einsatz. Dabei wird die Diktataufnahme als digitale Audiodatei gespeichert. Diktate werden so schneller und komfortabler übertragen, organisiert und bearbeitet. Eine automatisierte Weiterverarbeitung ist möglich, z. B. die Umsetzung in Text durch eine Spracherkennung.

  

4 Typen für die digitale Diktiertechnik

Ausgehend von den Einsatzmöglichkeiten lässt sich zwischen mobiler und stationärer Diktiertechnik unterscheiden. Mobile Diktiertechnik ist unabhängig von einem Computer zu verwenden, da die Diktate im Gerät gespeichert werden. Stationäre Diktiertechnik hingegen ist nur in Verbindung mit einem Computer und darauf laufender Software nutzbar. 

Die 4 Diktiertechniken lassen sich wie folgt kategorisieren:

Mobil Stationär

Diktiergeräte

Diktiermikrofone

Diktier-Apps

Headsets

  

Diktiertechnik 1: Diktiergeräte

Digitale Diktiergeräte wie

– auch Handdiktiergeräte genannt – sind professionelle mobile Diktiergeräte, die mit Tasten und Schiebeschaltern bedient werden.

Das Material und die Verarbeitung sind hochwertig, Nutzer sind z. B. Ärzte, Juristen, Sachverständige, Behördenmitarbeiter und Manager. Die handliche Größe entspricht dem Bedürfnis, unterwegs auf Reisen oder im Außendienst, in oder nach Terminen Diktate aufnehmen zu können. Auch wer im Büro unabhängig von einem PC arbeiten möchte, wählt ein mobiles Diktiergerät. Ebenso ist es die Technik der Wahl, wenn im Einzelfall eine spezielle Systemumgebung den Einsatz fest verbundener Diktiermikrofone schwierig macht.

Die digitalen Diktiergeräte verfügen über ein Display, das übersichtlich Diktate und andere Informationen anzeigt. Aufgrund der guten Aufnahmequalität – teilweise lassen sich Hintergrundgeräusche herausfiltern – werden die Diktate später auch von einer digitalen Spracherkennung sehr gut verstanden.

Die Diktate sind wahlweise in einem internen Speicher oder einer im Gerät eingesteckten Speicherkarte abgelegt. Das Standard-Dateiformat ist DSS/DS2 (Digital Speech Standard), ein von GRUNDIG, OLYMPUS und PHILIPS gemeinsam entwickelter Standard zur Speicherung von Sprachaufnahmen. Alternativ wird bei den meisten Geräten auch in MP3 oder WAV aufgezeichnet.

Um die Diktatdateien anschließend an eine Diktatworkflow-Software (z. B. Findentity Dictate von Thax Software) bzw. eine Spracherkennung (z. B. Dragon von Nuance) zu senden, wird das Diktiergerät in eine Dockingstation gestellt. Damit erfolgt die Übertragung bei entsprechender Software automatisch. Die Dockingstation ist mit dem PC über ein USB-Kabel verbunden, am PC stellt sich das Gerät als Wechseldatenträger dar.

Einige Dockingstationen sind auch mit Netzwerkanschluss (LAN) erhältlich. Über die Dockingstation wird gleichzeitig der Akku des Diktiergeräts geladen. Alternativ kann das Diktiergerätdirekt per USB-Kabel angeschlossen werden. Als einziges Diktiergerät am Markt bietet das Olympus DS-9500 die Möglichkeit der drahtlosen Übertragung per WiFi/WLAN.

Einige Diktiergeräte auch als stationäres Mikrofon verwendbar

Sonderfall: Die o. g. professionellen mobilen Diktiergeräte sind, wenn über ein USB-Kabel mit einem PC verbunden, auch als stationäres Mikrofon verwendbar. In diesem Fall verhält sich das Diktiergerät wie ein stationäres Diktiermikrofon, siehe unten. Das USB-Kabel steckt jedoch nicht so sicher im Diktiergerät wie bei einem richtigen Diktiermikrofon. Daher empfehlen wir diese Nutzung nur im Ausnahmefall. Wenn Sie regelmäßig direkt am Rechner stationär diktieren, lohnt sich (ggf. zusätzlich) die Anschaffung eines fest mit dem PC verbundenen Diktiermikrofons oder Headsets.

Es gibt auch sogenannte Voice-Recorder oder Voice-Tracer. Diese sind zwar günstig, es fehlen aber entscheidende Funktionen für die professionelle Anwendung. Oftmals fehlen der aufladbare Akku, eine Dockingstation, ein Schiebeschalter sowie die Möglichkeit, im Diktat Tonspuren zu überschreiben oder einzufügen, zusätzliche Infospuren und das gängige DSS/DS2-Format.

  

Diktiertechnik 2: Diktier-Apps

Als Alternative zu einem Handdiktiergerät kann zum mobilen Diktieren auch eine Diktier-App auf dem Smartphone genutzt werden, wie z. B.

Die Aufnahme wird auf dem Smartphone je nach App und Einstellung im AMR-, DSS-, MP3-, OPUS- oder WAV-Format gespeichert und so per E-Mail oder FTP-Server versendet. 

Diese professionellen Diktier-Apps für Android und iOS kosten ein paar Euro mehr als Consumer-Apps bzw. mit dem Smartphone mitgelieferte Aufnahmefunktionen, bieten aber sehr viel mehr: eine wesentlich einfachere Bedienung und gewohnte Funktionen, wie sie bspw. vom Rechtsanwalt oder Manager erwartet werden. Das sind z. B.

  • Vor- und Zurückspulen,
  • Einfügen, Überschreiben und Löschen von Passagen,
  • Setzen von Indizes
  • sowie digitale Begleitzettel.

Mit Findentity Mobile Dictate wird ein Smartphone zum professionellen „Diktiergerät“ mit intuitiver Daumenbedienung. Per E-Mail erfolgt der Versand weltweit sofort, optional direkt zum Diktatworkflow-System im Büro. Auch der Rückerhalt des fertigen Textes durch eine Spracherkennung ist möglich (installierte Back-End Spracherkennung vorausgesetzt).

Im Gegensatz zu einem klassischen Handdiktiergerät fehlt bei einem Smartphone jedoch der physische Schiebeschalter. Der Versand eines Diktats erfordert ein paar Handgriffe sowie eine Netzwerk- bzw. Internetverbindung. Aus diesen Gründen werden Diktier-Apps eher als Ergänzung gesehen – eine technische Möglichkeit für unterwegs, während im Büro klassische Diktiertechnik genutzt wird.

Cloud-basierte Spracherkennungs-App

Neben den Diktier-Apps gibt es ebenfalls die Cloud-basierte Spracherkennungs-App Dragon Professional Anywhere. Mit dieser erhalten Sie beim Diktieren Ihren Text sofort auf Ihr Smartphone (Internetverbindung vorausgesetzt) und verarbeiten diesen selber weiter. Eine Speicherung der Audioaufnahme findet nicht statt, und es erfolgt somit auch keine Weitergabe eines Diktats an einen Workflow.

  

Diktiertechnik 3: Diktiermikrofone

Diktiermikrofone werden als stationäre Aufnahmegeräte nur in Verbindung mit einem Computer und darauf laufender Software, wie einer Diktiersoftware (z. B. Findentity Dictate) oder einer Spracherkennung (z. B. Dragon), genutzt. Die Audiodaten werden ohne Zwischenspeicherung direkt an den Computer übertragen. Die Steuerung der Diktier- oder Spracherkennungssoftware erfolgt über die Tasten bzw. den ggf. vorhandenen Schiebeschalter des Diktiermikrofons oder bei der Spracherkennung sogar über Sprachbefehle.

Diktiermikrofone sind z. B.

Sie sind auf Komfort im stationären Einsatz ausgerichtet, wo es nicht auf eine kompakte Größe wie bei mobilen Diktiergeräten ankommt. Übersichtliche Drucktasten oder Schiebeschalter erleichtern die Bedienung, über Funktionstasten werden besondere Befehle gegeben. Das Material und die Verarbeitung sind hochwertig, angesprochen werden professionelle Anwender wie bspw. Ärzte, Juristen, Sachverständige, Behördenmitarbeiter und Manager im ortsgebundenen Einsatz.

Drahtloses stationäres Diktiermikrofon

Üblicherweise sind die Diktiermikrofone per USB-Kabel fest mit dem PC verbunden. Als einziges Gerät am Markt bietet das Philips SpeechMike Premium Air die Möglichkeit des drahtlosen stationären Diktierens. Das akkubetriebene Diktiermikrofon verbindet sich per Funk zur Basisstation, welche mit dem PC per USB verbunden ist. Die Bedienung und Funktionalität ist die gleiche wie bei den kabelgebundenen Geräten, jedoch mit einem größeren Bewegungsradius. Aufgrund der permanent erforderlichen (Funk-) Verbindung zum PC fällt auch das kabellose Diktiermikrofon nicht in die Kategorie „mobil“, sondern „stationär“.

Die für das Diktieren konzipierten Mikrofone reduzieren Hintergrundgeräusche in der Aufnahme, was insbesondere der Spracherkennung zugutekommt.

Diktiermikrofone werden gerne von Diktanten genutzt, welche die direkte Steuerung der PC-Software über die Tasten bzw. den Schiebeschalter des Diktiermikrofons bevorzugen. Auch wer kein Headset aufsetzen möchte, wählt gerne ein Diktiermikrofon.

  

Diktiertechnik 4: Headsets

Auch viele Headsets, bspw. von

lassen sich zur Spracherkennung und für das Diktieren verwenden. Der Vorteil dieser stationären Aufnahmetechnik gegenüber einem Diktiermikrofon ist, dass die Hände frei sind.

Die Software-Bedienung erfolgt über Maus, PC-Tastatur oder Sprache. Die an einigen Headsets vorhandene „In-Line Call Control“ stellt zwar Tasten zur Lautstärkeregelung, Stummschaltung und Anrufsteuerung zur Verfügung, diese sind jedoch bisher nicht für Diktat- und Spracherkennungssoftware nutzbar.

Wichtig für ein einwandfreies Diktat – insbesondere bei Spracherkennung – ist ein gutes Mikrofon, das störungsfreie Aufnahmen in bester Audioqualität gewährleistet. Die Bandbreite an Headsets ist, je nach Ansprüchen, sehr groß, dies spiegelt sich auch in einer entsprechenden Preisspanne wider. Für das professionelle Arbeiten beginnt man bei der Auswahl eines Headsets optimalerweise im mittleren Preissegment. Headsets mit Noise-Cancelling-Funktion filtern Hintergrundgeräusche raus und liefern besonders gute Aufnahmequalität.

Zudem ist beim Headset besonders auf den Komfort zu achten, um ein bequemes Tragen auch über Stunden hinweg zu ermöglichen. Wenn der Kopfhörer an der falschen Stelle drückt, wäre dies genauso unangenehm wie bei einem Schuh – daher im Zweifel vorher „anprobieren“.

Headsets – Anschluss per Klinkenstecker, USB-Kabel, Bluetooth oder Funk

Headsets werden je nach Modell über ein analoges Audiokabel mit 3,5 mm Klinkenstecker, USB-Kabel oder drahtlos per Bluetooth oder Funk (DECT) mit dem PC verbunden. Der Klinkenstecker wird in die Klinkenbuchse der Soundkarte eingesteckt. Die Aufnahmequalität hängt dann nicht nur vom Mikrofon im Headset, sondern auch von der Soundkarte des Rechners ab. Da diese unter Umständen weniger gut ist, bietet ein USB-Headset mehr Sicherheit – hier ist die Soundkarte im Headset enthalten. Es gibt auch Headsets mit einem kombinierten USB- und Klinkenanschluss, so dass diese flexibel je nach Endgerät einsetzbar sind – bspw. am PC mit dem USB-Anschluss und am Smartphone mit Klinkenanschluss.

Im Gegensatz zu den anderen o. g. Geräten können Sie mit Headsets nicht nur diktieren, sondern – der ursprüngliche Zweck von Headsets – in Verbindung mit einem Tischtelefon, Handy oder Softphone auch telefonieren sowie an Web-Konferenzen teilnehmen. Sie haben somit einen vielfachen Nutzen.

Obwohl kabellose Headsets in gewisser Weise mobil sind, fallen sie nicht in die Kategorie „mobil“, sondern „stationär“. Denn sie dienen nur als Audioverbindung zu einem PC oder Telefon und speichern keine Audiodaten in sich selbst.

  

Vergleich mobiles vs. stationäres Diktieren

Im Gegensatz zum mobilen Diktieren ist beim stationären Diktieren das Diktat sofort im PC, so dass es keine Verzögerung bei der Diktatübertragung gibt. Wenn beim stationären Diktieren direkt in eine Spracherkennungssoftware gesprochen wird, stehen die Audiodaten verlustfrei zur Verfügung, was einen kleinen Vorteil bei der Erkennungsgenauigkeit bedeuten kann. Wird das Diktat hingegen beim mobilen Diktieren zuerst in einer Diktatdatei gespeichert, werden die Audiodaten – unterschiedlich stark, abhängig vom Dateiformat – komprimiert.

Auf der anderen Seite erfordert stationäres Diktieren stets einen einsatzbereiten PC mit Diktat- bzw. Spracherkennungssoftware. Beim mobilen Diktieren sind Sie davon unabhängig. Bei professionellen mobilen Diktiergeräten und Diktier-Apps ist ein verschlüsseltes Speichern und Versenden möglich.

  

Vor- und Nachteile der Diktiertechniken im Überblick

Typ Kategorie Vorteile Nachteile

Diktiergerät

mobil

· Intuitive Bedienung mittels Schiebeschalter
· Zuverlässiges und ortsunabhängiges Arbeiten, unabhängig von PC und Software
· Optimiert für mobilen Einsatz

· Nachträgliches Übertragen von Diktaten notwendig
· Akkulaufzeit beachten

Diktier-Apps

mobil

· Einsparung eines weiteren Geräts
· Bedienung über Touch-Display
· Mobiler Einsatz, jederzeit dabei
· Übertragung der Audiodateien ohne Kabelanschluss weltweit
· Nutzung von Headsets möglich

· Kein physischer Schiebeschalter
· Ggf. Zusatzkosten für Laufzeit-Abo
· Mikrofonqualität abhängig vom Smartphone, Mikrofone unten im Gerät verbaut, ungefilterte Nebengeräusche
· Datenschutz und Sicherheitsaspekte bei der Übertragung ggf. fraglich
· Akkulaufzeit beachten

Diktiermikrofon

stationär

· Hochwertige Mikrofone mit Hintergrundfilterung
· Optimiert für stationären Einsatz
· Keine nachträgliche Diktatübertragung notwendig
· Steuerung über Gerätetasten und ggf. Schiebeschalter
· Kabelgebundenes Diktiermikrofon kommt ohne Akku aus

· Funktioniert nur in Verbindung mit PC und darauf installierter Software
· In Einzelfällen kann eine spezielle Systemumgebung den Einsatz schwierig machen

Headset

stationär

· Mehrfachnutzen Diktieren / Telefonie / Webkonferenzen
· Einfache Bedienung
· Hände frei
· Durch immer gleichen Abstand des Mikrofons zum Mund stabile Audioqualität
· Teilweise mit Hintergrundfilterung (Noise Cancelling)
· Große Modellauswahl je nach Vorlieben
· Kabelgebundenes Headset kommt ohne Akku aus

· Keine Diktatsteuerung am Headset
· Audioqualität stark abhängig von der Mikrofonqualität und ggf. Funkübertragung (große Bandbreite an Modellen)
· Funktioniert nur in Verbindung mit Telefon bzw. PC und darauf installierter Software
· Bedienung von Software über PC-Maus und -Tastatur

  

Präsentation – Digitale Diktiertechnik im Überblick

Wenn Sie hier kein Video sehen, fehlen Ihnen eventuell die technischen Voraussetzungen.

  

Zertifizierter Fachhändler und Integrator für die Diktiertechnik

Thax Software ist zertifizierter Fachhändler und Integrator für die Diktiertechnik der führenden Marken GRUNDIG, OLYMPUS und PHILIPS, für Headsets von EPOS SENNHEISER sowie für die Spracherkennung Dragon von Nuance. Darüber hinaus erhalten Sie unsere optimal angebundene Diktatworkflow-Software Findentity Dictate sowie unsere Diktier-App Findentity Mobile Dictate.

Gerne beraten wir Sie in der Auswahl der für Sie besten Diktier-Lösung, kontaktieren Sie uns.

  

Autoren

Thorsten Bartsch ist Diplom-Informatiker und Geschäftsführer der Thax Software GmbH und einer von mehreren Experten für Diktiertechnik bei der Thax Software GmbH.  

David Hehn ist Diplom-Kommunikationswirt und Marketingleiter bei der Thax Software GmbH und setzt sich intensiv mit den Unterschieden und Anwendungsfeldern der Diktiertechnik auseinander.

© Thax Software GmbH – 05/2022