Überblick

Post wird statt mit Briefpost und teurem Porto per Mail mit Anhängen versandt. Das spart Porto und Papier von vielen Tausend Euro im Jahr. Hatte z. B. ein Büro Portokosten von bisher 8.000,00 € pro Jahr, sinken diese innerhalb kurzer Zeit nach Einführung von Findentity-Document auf deutlich unter 1.000,00 €, abhängig davon, wieviele Dokumente Sie noch per Briefpost versenden. Die Papierkosten sinken im gleichen Verhältnis.

Der Postempfang ist denkbar einfach: Ob Faxe, Mails, Eingänge in elektronischen Postfächern oder Briefpost - innerhalb von Sekunden ist das Dokument gescannt bzw. meist vollautomatisch elektronisch der Akte zugeordnet. Es kann sofort - auch in Aufgabenlisten - weiterbearbeitet werden.

Fertigen Sie Diktate auf einfachste Art und Weise von jedem Ort der Welt mit Findentity Mobile Dictate direkt zum Posteingang und lassen Sie Ihre Gedanken mit Backend- und Frontend Spracherkennung in fix und fertigen Text umsetzen.

Statt einen Brief zu drucken, Kopien der Anhänge zu fertigen, ihn einzutüten, zu frankieren und zum Briefkasten zu bringen, genügen jetzt wenige Klicks, und der Empfänger hat die Post bereits innerhalb von Sekunden – optional auch mit elektronischer Signatur – auf seinem Bildschirm. Schneller und preiswerter geht's nicht.

Mailanhänge können jederzeit, auch in vielen Dokumenten gleichzeitig, geändert werden, ohne dass die Mail neu erstellt werden muss. Einfach den Anhang öffnen, bearbeiten und wieder speichern – das ist alles.

Für absoluten Datenschutz nach der DSGVO stellen wir Ihnen eine Webakte zur Verfügung, über die der gesamte Postverkehr mit Ihren Kunden, Mandanten und Patienten ohne Zugriffsmöglichkeit von außen über Ihren eigenen Server abgewickelt werden kann. Cloud-Lösungen von Drittanbietern erübrigen sich dadurch, denn die Cloud ist jetzt Ihre eigene.

Scans können durch automatische Identifikation, Mails, Posteingänge des beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) und Faxe über Mail-Adressen, Faxnummern und/oder Kennung automatisch der Akte zugeordnet werden.

Briefpost kann beim Scannen direkt der elektronischen Akte optional über RFID (Radiofrequenz-Identifikation) zugeordnet werden.

Posteingang wird automatisch in lesbare PDFs umgewandelt und mit der elektronischen Akte an die Bearbeiter verteilt. Dieser sieht seine Eingangspost und kann sie mit Diktaten, Textbausteinen usw. bearbeiten. Fristen und weitere Schritte werden in der integrierten Aufgabenliste notiert.

Der Posteingang kann nach Stichworten durchsucht werden.

In der Posteingangs - oder der Aufgabenliste können Diktate im Dauermodus hintereinander, ohne Maus und Tastatur zu nutzen, unmittelbar zur Akte gefertigt werden. Diese werden über die Front-End oder Back-End Spracherkennung sofort in Text umgesetzt und auf Formularen – mit allen erforderlichen Daten automatisch ausgefüllt - ausgegeben, automatisch in PDF umgewandelt und der Akte zugeordnet.

Findentity verfügt über ein eigenes sehr einfaches, aber leistungsfähiges und auf die Anforderungen der Praxis zugeschnittenes Mail-System. Damit können Sie mit Schnellbausteinen Mails generieren, alle Dokumente und  Anhänge mit einem Klick anhängen und in den Postausgang bzw. in das beA (besondere elektronische Anwaltspostfach) schieben.

Im Postausgang können die Empfänger aus einer Vorschlagsliste ausgewählt, die Post geprüft, geändert, die Anhänge sofort wieder geöffnet, überarbeitet und freigegeben werden.

Der Postausgang wird automatisch mit Datum und Uhrzeit zur Akte gespeichert und kann durchsucht werden.

Der Versand erfolgt von frei wählbaren verschiedenen Mail-Konten.

Versandte Mails können mit frei definierbaren Filtern gesucht und gelistet werden.