Findentity-Modul Document - Funktionen

Folgend erhalten Sie einen Überblick über die wesentlichen Funktionen von Findentity Document:

Eigener Dokumentenordner mit Vorschau in jeder Akte
Eingänge im beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) direkt in Findentity sichten
Mail-Anhänge zur Akte speichern
Gescannte Dokumente über OCR – optional – in lesbaren Text umwandeln
Anbindung an Word, Excel, Outlook usw., automatisches Speichern von Dokumenten zur geöffneten oder identifizierten Akte
Umbenennung der Post mit definierten Vorschlägen und Optionen, wie verschiedenen Datumsformaten usw.
Verwendung verschiedener Formate, wie z. B. DOC, DOCX, PDF, TIFF, JPG, BMP etc.
optionale Speicherung auf Ihrem eigenen Webserver, den wir Ihnen zur Verfügung stellen oder auch u.a. mit MS-SharePoint in der „Cloud“
Webakte zur sicheren Kommunikation gem. DSGVO mit Ihren Kunden, Mandanten und Patienten

Beliebige Ordner, E-Mail-Konten und das beA (besondere elektronische Anwaltspostfach) auf Posteingänge überwachen, E-Mail-Empfang über Exchange, Outlook, POP3, IMAP oder WebDAV
PDF-Dateien automatisch an Texterkennung schicken
Identifizierung und automatische Zuordnung von Dokumenten und Mails über Merkmale, z. B. Aktenzeichen
Anzeige von Aktenname, Dateiname, Datum, Priorität, Bearbeiter und sonstigen Eigenschaften
Dokument- und Anhangvorschau
Filterfunktion für Sachbearbeiter
Drop-Down Bearbeitungsmenü
Setzen von Parametern wie Priorität, Frist, Bearbeiter, Stempel (mit und ohne Datum), Begleitzettel und Bemerkungen, farblich markiert
Direkte Weiterleitung von Dokumenten
Schnelldruck
Erledigungsfunktion mit Vermerken

Mailversand über Exchange, Outlook oder SMTP sowie das beA (besondere elektronische Anwaltspostfach)
optional mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES)
Frei definierbare Textbausteine
Automatisch ausgefüllte Betreffzeile
Vorschlag von Mailadressen aus der Akte
Mailversand von Dokumenten und Anhängen mit einem Klick
Einfügen, Entfernen und Bearbeiten von Anhängen
Einfügen von Dokumenten aus Akte zu geöffneter Mail
Anhänge können bei Postausgangskontrolle sofort bearbeitet und damit auch in anderen Mails, denen sie angehängt sind, aktualisiert werden.
Schnelldruck der Mail und Dateianhänge
Automatische Umwandlung von DOC in PDF bei Mailversand (ab Microsoft Office 2007)
Dokumentation von Versanddatum, Uhrzeit und Bearbeiter

Umfangreiche Filterfunktionen nach Name, Datum, Zeiträumen, Priorität, Kurzinhalt, Art, Bearbeiter usw.
Volltextsuche in einem oder allen Dokumenten einer oder aller Akten, aktenübergreifende Stichwortsuche
Zuweisung von Dokumenten als Anhang zu Mails
Umwandlung von DOC in PDF (ab Microsoft Office 2007)
Umwandlung von PDF in les- und durchsuchbaren Text
Setzen von Parametern wie Priorität, Datum, Stempel, Begleitzettel und Bemerkungen, farblich markiert
Schnelldruck
Schnelles Verschieben von Dokumenten auch in Unter-Unterordner
Beim Umbenennen oder Verschieben von Dokumenten bleiben Verknüpfungen erhalten.
Auflistung aller Dateien, Dokumente und Mails inkl. Unterordnern nach Datum erzeugt lückenlose Aktenhistorie
Mailversand von Dokumenten und Anhängen mit einem Klick direkt oder über Postausgangsliste sowie das beA (besondere elektronische Anwaltspostfach)
Erstellen von frei definierbaren Textbausteinen für automatisches Ausfüllen mit Aktendaten
Serienbrieffunktion

Zuweisung der Dokumente zu Aufgaben und Aktivitäten
Dokumentvorschau in der Aufgabenliste
Erledigen im Dauermodus und Arbeitszeiterfassung
Portoberechnung
Direktes Diktieren zu Dokumenten und Spracherkennung
Dokumentvorschau bei spracherkannten Diktaten
Über Front-End- und Back-End Spracherkennung direkt in Mails schreiben
Automatisches Ausfüllen von Textbausteinen durch spracherkannten Text und Aktendaten
Automatisches Öffnen von mit RFID identifizierten Akten
Speichern von Dokumenten zu mit RFID erkannter Akte
Lokalisation der Papierakte / Hybridakte
Automatisches Öffnen des Kundendatensatzes mit Überblick über Dokumente bei eingehenden Anrufen