
Findentity-Modul Document - Funktionen
Folgend erhalten Sie einen Überblick über die wesentlichen Funktionen von Findentity Document:
Zuordnung von Dokumenten, Faxen und Mails
- Eigener Dokumentenordner mit Vorschau in jeder Akte
- Eingänge im beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) direkt in Findentity sichten
- Mail-Anhänge zur Akte speichern
- Gescannte Dokumente über OCR – optional – in lesbaren Text umwandeln
- Anbindung an Word, Excel, Outlook usw., automatisches Speichern von Dokumenten zur geöffneten oder identifizierten Akte
- Umbenennung der Post mit definierten Vorschlägen und Optionen, wie verschiedenen Datumsformaten usw.
- Verwendung verschiedener Formate, wie z. B. DOC, DOCX, PDF, TIFF, JPG, BMP etc.
- optionale Speicherung auf Ihrem eigenen Webserver, den wir Ihnen zur Verfügung stellen oder auch u.a. mit MS-SharePoint in der „Cloud“
- Webakte zur sicheren Kommunikation gem. DSGVO mit Ihren Kunden, Mandanten und Patienten
Posteingang
- Beliebige Ordner, E-Mail-Konten und das beA (besondere elektronische Anwaltspostfach) auf Posteingänge überwachen, E-Mail-Empfang über Exchange, Outlook, POP3, IMAP oder WebDAV
- PDF-Dateien automatisch an Texterkennung schicken
- Identifizierung und automatische Zuordnung von Dokumenten und Mails über Merkmale, z. B. Aktenzeichen
- Anzeige von Aktenname, Dateiname, Datum, Priorität, Bearbeiter und sonstigen Eigenschaften
- Dokument- und Anhangvorschau
- Filterfunktion für Sachbearbeiter
- Drop-Down Bearbeitungsmenü
- Setzen von Parametern wie Priorität, Frist, Bearbeiter, Stempel (mit und ohne Datum), Begleitzettel und Bemerkungen, farblich markiert
- Direkte Weiterleitung von Dokumenten
- Schnelldruck
- Erledigungsfunktion mit Vermerken
Postausgang
- Mailversand über Exchange, Outlook oder SMTP sowie das beA (besondere elektronische Anwaltspostfach)
- optional mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES)
- Frei definierbare Textbausteine
- Automatisch ausgefüllte Betreffzeile
- Vorschlag von Mailadressen aus der Akte
- Mailversand von Dokumenten und Anhängen mit einem Klick
- Einfügen, Entfernen und Bearbeiten von Anhängen
- Einfügen von Dokumenten aus Akte zu geöffneter Mail
- Anhänge können bei Postausgangskontrolle sofort bearbeitet und damit auch in anderen Mails, denen sie angehängt sind, aktualisiert werden.
- Schnelldruck der Mail und Dateianhänge
- Automatische Umwandlung von DOC in PDF bei Mailversand (ab Microsoft Office 2007)
- Dokumentation von Versanddatum, Uhrzeit und Bearbeiter
Dokumentenbearbeitung
- Umfangreiche Filterfunktionen nach Name, Datum, Zeiträumen, Priorität, Kurzinhalt, Art, Bearbeiter usw.
- Volltextsuche in einem oder allen Dokumenten einer oder aller Akten, aktenübergreifende Stichwortsuche
- Zuweisung von Dokumenten als Anhang zu Mails
- Umwandlung von DOC in PDF (ab Microsoft Office 2007)
- Umwandlung von PDF in les- und durchsuchbaren Text
- Setzen von Parametern wie Priorität, Datum, Stempel, Begleitzettel und Bemerkungen, farblich markiert
- Schnelldruck
- Schnelles Verschieben von Dokumenten auch in Unter-Unterordner
- Beim Umbenennen oder Verschieben von Dokumenten bleiben Verknüpfungen erhalten.
- Auflistung aller Dateien, Dokumente und Mails inkl. Unterordnern nach Datum erzeugt lückenlose Aktenhistorie
- Mailversand von Dokumenten und Anhängen mit einem Klick direkt oder über Postausgangsliste sowie das beA (besondere elektronische Anwaltspostfach)
- Erstellen von frei definierbaren Textbausteinen für automatisches Ausfüllen mit Aktendaten
- Serienbrieffunktion
Einige Funktionen beim Einsatz weiterer Findentity-Module:
- Zuweisung der Dokumente zu Aufgaben und Aktivitäten
- Dokumentvorschau in der Aufgabenliste
- Erledigen im Dauermodus und Arbeitszeiterfassung
- Portoberechnung
- Direktes Diktieren zu Dokumenten und Spracherkennung
- Dokumentvorschau bei spracherkannten Diktaten
- Über Front-End- und Back-End Spracherkennung direkt in Mails schreiben
- Automatisches Ausfüllen von Textbausteinen durch spracherkannten Text und Aktendaten
- Automatisches Öffnen von mit RFID identifizierten Akten
- Speichern von Dokumenten zu mit RFID erkannter Akte
- Lokalisation der Papierakte / Hybridakte
- Automatisches Öffnen des Kundendatensatzes mit Überblick über Dokumente bei eingehenden Anrufen