Das Diktatmanagement ist sowohl aus Anwender- als auch aus Techniksicht hervorragend gelöst

2014 planten wir auf Wunsch des Schreibdienstes unseres sozialpsychiatrischen Dienstes im Gesundheitsamt, diesen durch ein digitales Diktiersystem mit Spracherkennung zu entlasten. Allerdings gab es einige technische Voraussetzungen: Wir haben eine SBC-Umgebung (Server Based Computing) mit Citrix XenApp-Desktops und Igel-ThinClients, darin musste sich eine Lösung integrieren. Ebenfalls wichtig für uns: Das System sollte trotz der technischen Herausforderungen für den Anwender einfach zu bedienen sein.

Unsere Recherche führte uns zur Firma Thax Software, die in diesem Bereich über sehr gute Kenntnisse und Lösungen verfügt und als Integrator für die Dragon-Spracherkennung zertifiziert ist. Es folgten eine ausführliche Beratung bei uns vor Ort und eine Teststellung ihres Findentity-Diktiersystems mit der Dragon-Spracherkennung. Neben der Software wurde uns auch die Diktiertechnik der Marke Philips zur Verfügung gestellt.

So sieht der Arbeitsablauf nun aus: Der Anwendende diktiert sein Gutachten auf das mobile Diktiergerät. Mittels Tastendrucks kann zwischen Schreibdiktat und Arbeitsanweisung unterschieden werden. Im Anschluss wird das Diktiergerät in die Dockingstation am ThinClient gestellt und die Diktate automatisch übertragen. Bei Bedarf können über den Citrix-Desktop auch nur einzelne Diktate ausgewählt werden. Die Umsetzung in Text erfolgt durch die sogenannte Findentity Back-End Spracherkennung im Hintergrund auf einem Server.

Das bedeutet, die Anwendenden haben mit der eigentlichen Spracherkennung nichts zu tun. Die Back-End Spracherkennung läuft auf einem separaten Server und integriert sich dadurch problemlos in unsere SBC-Umgebung. Sobald das Word-Dokument vorliegt, wird das Diktat von der Schreibkraft abgehört und der Text korrigiert. Als lernendes System werden neue Wörter und Korrekturen automatisch in den Wortschatz übernommen. Um von Anfang an die Erkennungsgenauigkeit noch zu erhöhen, erstellte uns Thax Software ein Vokabular auf Grundlage unserer anonymisierten Altdokumente. Somit konnten wir vom ersten Tag an produktiv arbeiten.

Motiviert durch den Erfolg im Gesundheitsamt folgte 2016 unser Rechtsamt. Hier werden die Texte je nach Bedarf gleich in einer Vorlage ausgegeben. Obwohl auf eine gemeinsame Basisinstallation mit dem Gesundheitsamt zurückgegriffen wird, erlaubt Findentity aus Sicherheitsgründen eine Trennung beider Fachdienste. Bis Ende 2021 wurde das System ebenfalls beim Landrat und in anderen Fachbereichen auf insgesamt 44 Arbeitsplätzen installiert.

Die Mitarbeitenden in den Fachdiensten sind sehr zufrieden, weil das Arbeiten wesentlich effektiver geworden ist. Beigetragen zum Erfolg hat auch die gute Beratung, Installation und Schulung durch die engagierten Thax-Mitarbeiter. Durch die Update- und Servicevereinbarung sind wir immer auf dem aktuellen Stand und haben im Bedarfsfall sofort Unterstützung durch die Support-Hotline. Das Diktatmanagement ist sowohl aus Anwender- als auch aus Techniksicht hervorragend gelöst.

Wir ziehen eine ausgesprochen positive Bilanz der jahre­langen Zusammenarbeit.