Anwenderbericht Kanzlei Schneider Stein & Partner (August 2022)

Eindrucksvoll sind die einfache Bedienung und Zuverlässigkeit des Systems

Findentity Back-End Spracherkennung – die zusätzliche Mitarbeiterin von Schneider Stein & Partner

Mein Name ist Jörn Vinnen, ich bin Rechtsanwalt und Partner in der Kanzlei Schneider Stein & Partner. Unser Büro in der Hamburger Neustadt, mit einer weiteren Niederlassung in Kiel, ist ausschließlich im Bereich des Familien- und Erbrechts tätig. Wir sind ein Team aus 17 Anwälten, die von 14 Mitarbeiterinnen unterstützt werden.

Die Ausgangslage

Bereits seit 2011 arbeiten wir mit dem Findentity Diktatmanagementsystem von Thax Software. Findentity hatte ein anderes Diktiersystem bei uns abgelöst und da schon für eine wesentliche Verbesserung der Abläufe gesorgt. Eindrucksvoll waren die einfache Bedienung und Zuverlässigkeit des Systems.

Nachdem wir vorher negative Erfahrungen mit Spracherkennung gemacht hatten, diskutierten wir, es vor dem Hintergrund gesteigerter Leistungsfähigkeit von Spracherkennungssystemen erneut „zu versuchen“. Voraussetzung für uns war, dass wir in der gewohnten Weise diktieren konnten. Normalerweise erfordert Spracherkennung eine Umstellung der Arbeitsweise. Beispielsweise werden Korrekturen vom Diktanten über spezielle
Korrekturmenüs durchgeführt, damit das System lernt. Diese Arbeit damit von den Fachangestellten auf die Rechtsanwälte zu verlagern, wäre aber unwirtschaftlich und kam für uns nicht infrage.

Die Lösung

Genau hier setzt die „Findentity Back-End Spracherkennung“ von Thax Software an, für die wir uns 2016, als Ergänzung zum schon genutzten Findentity Diktiersystem, entschieden haben. Diese verwendet die weltweit führende Spracherkennung Dragon von Nuance, allerdings im Hintergrund. Das bedeutet, dass wir – außer der Verwendung einiger Diktierbefehle – ohne Umstellung im Diktieren weiter wie bisher und auf unseren vorhandenen Rechnern arbeiten können. Die Schreibarbeit übernimmt Findentity zusammen mit Dragon auf einem zentralen „Hintergrund-Rechner“, der von Thax Software als „Plug & Play“-Lösung geliefert wurde. Die Findentity Back-End Spracherkennung ist für uns gleichbedeutend mit einer zusätzlichen Mitarbeiterin.

Die Sekretariatskräfte erhalten den erkannten Text, hören das Diktat und nehmen ggf. Verbesserungen einfach durch Überschreiben in Word vor. Auch hier hat niemand etwas mit der Oberfläche von Dragon zu tun. Trotzdem lernt die Spracherkennung aus den Korrekturen. Findentity läuft heute, 2022, an 35 Plätzen in der Kanzlei und im Home-Office.

Das Fazit

Die Findentity Back-End Spracherkennung ließ sich absolut reibungslos in unsere bestehende IT-Struktur einbinden, inklusive der vorhandenen Diktiertechnik und Kanzleisoftware. Der Installations- und Schulungsaufwand hielt sich in engen Grenzen. Dank des bei Dragon Legal mitgelieferten juristischen Vokabulars, einer von Thax Software zusätzlich durchgeführten Dokumentanalyse von uns bereitgestellter Texte sowie der reibungslosen Einführung durch die kompetenten Thax-Mitarbeiter konnten wir vom ersten Tag an produktiv arbeiten.

Wir sind seit nunmehr über 10 Jahren sehr zufrieden mit Findentity. Bei Fragen steht uns die Thax-Hotline per Fernservice über Internet und Telefon zur Verfügung. Hervorzuheben sind auch die regelmäßigen Updates und die Umsetzung von Sonderwünschen.

Insgesamt hat sich durch die Spracherkennung und das Diktatmanagement ein wesentlich angenehmeres und effizienteres Arbeiten ergeben. Die eingesparte Zeit wird für eine qualitativ hochwertige Mandantenbetreuung genutzt.