Anwenderbericht Rechtsanwalt Kellner (März 2022)

Seit dem Wechsel zu Thax Findentity sparen wir 50 Prozent der Arbeitszeit ein

Findentity Dokumentenmanagement in Verbindung mit Workflow, digitalem Diktat und Spracherkennung

Mein Name ist Albrecht Kellner, ich bin Strafverteidiger und seit 35 Jahren Inhaber der Anwaltskanzlei A. Kellner in Berlin-Kreuzberg. Zu unserem Team zählen ein weiterer Anwalt und drei Mitarbeiterinnen. Mit Findentity von Thax Software decken wir das gesamte Spektrum der anwaltlichen Büroorganisation ab.

Die Ausgangslage

Im Rahmen einer Systemumstellung auf Microsoft Windows und Office in 2009 führten wir Findentity mit den Modulen Dictate, Document & Workflow, Find & Ident ein. Auch digitale Diktiergeräte lieferte uns Thax aus einer Hand. Unsere technische Ausgangslage und die Notwendigkeit, ein modernes und professionelles Büromanagement zu installieren, ließ unsere Wahl auf Findentity fallen.

Entscheidend waren die vielfältigen Anwendungsoptionen und Konfigurationsmöglichkeiten sowie die offenen Schnittstellen zu anderen Programmen. Die Datenbank kann in Findentity nach Belieben angepasst werden, inklusive frei programmierbarer Ordnerzugriffe. Unsere alten Stammdaten und Dateien wurden problemlos übernommen und unsere Anwaltssoftware verknüpft, die wir weiterhin zur Rechnungserstellung nutzen.

Die Lösung

Zu Beginn der Zusammenarbeit mit Thax Software vor nunmehr über zwölf Jahren spielte auch in unserer Kanzlei die Papierakte noch eine entscheidende Rolle. Thax stattete diese mit batterielosen Funketiketten, sogenannten RFID-Aufklebern (Radiofrequenz-Identifikation), aus, wodurch die jeweilige Papierakte eindeutig erkannt und digital verknüpft wurde. Dadurch wurden Vorgänge, eingescannte Dokumente, aber auch digitale Diktate automatisch in der zugehörigen e-Akte gespeichert. Nicht zuletzt konnten durch Anzeige auf einem Lageplan auch die Papierakten leichter gefunden werden.

Durch die einfache Handhabung und effektiven Werkzeuge, die Findentity im digitalen Dokumenten- und Aufgabenmanagement bietet, haben wir inzwischen den Umstieg von der hybriden Aktenführung auf die rein digitale e-Akte gewagt. Neben gescannter Post werden auch Mail-Accounts, eine Web-Akte für den Austausch mit Mandanten und – über ein Zusatztool – das beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) nahtlos und übersichtlich angebunden.

Der Zusatznutzen

Auch im Home-Office oder unterwegs auf dem Laptop stehen alle Funktionen zur Verfügung. Mittels VPN und Terminalserver können wir unkompliziert auf das Programm und alle Daten und Vorgänge zugreifen und Aufgaben in Echtzeit erledigen.

Durch meine Außentermine, wie z. B. bei Gericht, schätze ich den „Freiraum“, den Findentity mir gibt. Terminsprotokolle etc. können direkt vor Ort erstellt werden. Diktate spreche ich unterwegs mit Findentity Mobile Dictate auf meinem Smartphone. Die ebenfalls in Findentity integrierte Back-End Spracherkennung in Verbindung mit Dragon setzt diese automatisch in Text um und stellt sie dem Sekretariat zur finalen Bearbeitung bereit. Postausgänge gebe ich in der Postausgangsliste frei. Wenn es mal eilt, kann ich auch selber direkt aus Findentity das fertige Schriftstück versenden. Durch die Dokumentation in Findentity sieht jeder Mitarbeiter den aktuellen Stand.

Das Fazit

Seit dem Wechsel zu Thax Findentity sparen wir 50 Prozent der Arbeitszeit ein und arbeiten so qualitativ besser und effizienter für die Mandantschaft. An der Zusammenarbeit mit Thax Software schätze ich unter anderem die fachliche Kompetenz, den sehr professionellen Support, die regelmäßigen Weiterentwicklungen und die Offenheit, hierbei auf Kundenwünsche einzugehen. Das engagierte Team erkennt schnell die einzelnen Bedürfnisse des Users und findet immer eine gute Lösung.

Damit ist Findentity zu unserem wichtigsten Arbeitsmittel geworden.

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