Anwenderbericht Kanzlei Wandscher und Partner (Mai 2022)
Selten ein Produkt mit solch einem Nutzen und selten so engagierten Dienstleister gehabt
Findentity Back-End Spracherkennung – Vorstellungen von Wandscher und Partner übertroffen
Ich bin Prof. Dr. Kai Ullrick Hopp, Rechtsanwalt und Partner in der Kanzlei Wandscher und Partner. Unser Büro in Oldenburg bietet eine umfassende Abdeckung der Rechtsgebiete für Verbraucher und Unternehmen. Unsere 16 Anwälte und fünf Notare werden von ca. 35 Sekretärinnen und einigen Auszubildenen unterstützt.
Die Ausgangslage
Bis 2015 haben wir teilweise analog auf Kassette und teilweise digital diktiert. Da das vorhandene Diktiersystem nicht alle gewünschten Möglichkeiten bei der Diktatorganisation, der Zuweisung zu Mandantenakten und Einbindung der Spracherkennung bot und wir auch die alte Technik ersetzen wollten, suchten wir nach einer besseren Lösung. Wir wurden bei der Firma Thax Software fündig, welche Diktiersoftware, Spracherkennung und Diktiertechnik komplett aus einer Hand liefert.
Die Lösung
Nach einer Beratung bei uns vor Ort haben wir erste Erfahrungen mit dem Findentity-Diktiersystem von Thax Software und der Dragon-Spracherkennung von Nuance bei einer Teststellung gemacht. Wichtig waren uns die Bedienung, Resultate der Spracherkennung und Anbindung an unsere vorhandene RA-MICRO-Kanzleisoftware. Zudem wollten wir keine grundlegende Umstellung unserer Arbeitsweise. Wir können sagen: Das von Thax installierte System hatte bereits im Test unsere Vorstellungen erfüllt und übertroffen.
Das geniale Konzept: Die Diktatorganisation und Ausführung der Spracherkennung erfolgen automatisch im Hintergrund. Da niemand etwas mit der Oberfläche von Dragon zu tun hat, müssen sich die Nutzenden auch nicht in ihrer Arbeitsweise groß umstellen. Einfach wie gewohnt diktieren – fertig! Die Dragon Legal-Spracherkennung läuft zusammen mit der sogenannten Findentity Back-End Spracherkennung auf einer virtuellen Maschine zentral im Hintergrund. Dadurch wurde der Installationsaufwand für Dragon an den meisten Arbeitsplätzen vermieden und ältere Rechner können wir weiterverwenden.
Einige Arbeitsplätze sind zusätzlich mit der Dragon Front-End Spracherkennung ausgestattet, was den Nutzenden z. B. das direkte Diktieren und Verschicken von E-Mails ermöglicht. An den weiteren Plätzen wurde lediglich das Findentity-Diktiersystem installiert, das für ein einfaches Aufnehmen, ein optimales Diktatmanagement, die Anbindung an die Spracherkennung und unsere Kanzleisoftware sowie die zentrale Konfiguration unserer Diktiergeräte sorgt. Der Überblick über die Diktate ist immer gegeben.
Das Sekretariat erhält den erkannten Text, hört das Diktat und nimmt ggf. Verbesserungen einfach durch Überschreiben in Word vor. Der Vorteil zur normalen Spracherkennung: Der Diktant muss nicht selber korrigieren, das System lernt aus den Korrekturen des Sekretariats. Mit einem Knopfdruck steht der fertige Text sogar als E-Mail in Outlook zur Verfügung.
Das Fazit
Durch das Wachstum unserer Kanzlei haben wir inzwischen – bis Anfang 2022 – 63 Plätze mit der Lösung ausgestattet. Die Findentity Back-End Spracherkennung setzt bei uns täglich ca. 150 Diktate um. Mitentscheidend für unsere Wahl war neben der Produktqualität das Engagement der Thax-Mitarbeiter bei uns vor Ort und per Fernservice. Hervorzuheben ist die zeitnahe Umsetzung von Sonderwünschen. Durch die Update- und Servicevereinbarung erhalten wir neue Programmversionen mit Weiterentwicklungen, eine Wartung unserer virtuellen Maschine, und es steht uns eine Support-Hotline zur Verfügung.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Wir haben selten ein Produkt mit solch einem Nutzen und selten einen so engagierten Dienstleister gehabt.