Ein Gerichtstermin steht kurzfristig an, und die Kanzlei braucht die unterschriebene Originalvollmacht. Die digitale Akte ist in Sekunden geöffnet, alle Schriftsätze, E-Mails und Termine liegen vor. Nur das Original selbst fehlt. Es liegt in einem Aktenordner, irgendwo im Archiv oder in der Außenstelle. Jetzt beginnt die Suche, die es eigentlich nicht mehr geben sollte.
Genau an dieser Stelle scheitert die Vorstellung von der „vollständig digitalen Akte“ regelmäßig an der Praxis. Papier verschwindet nicht, nur weil eine Software es so vorsieht. Es verschwindet erst, wenn Organisationen und Gesetzgeber so weit sind. Bis dahin braucht es eine Lösung, die beide Welten sauber miteinander verbindet, statt sie parallel und unabhängig voneinander zu verwalten – die Hybridakte.
Warum die reine Digitalakte oft an der Realität scheitert
Kanzleien, Behörden und Unternehmen digitalisieren aus guten Gründen: schnellere Suche, Zeitersparnis, weniger Medienbrüche. Trotzdem bleibt in vielen Bereichen ein Anteil an Papierdokumenten bestehen, etwa durch:
- gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Originalunterlagen, insbesondere bei Verträgen, Vollmachten oder notariellen Urkunden,
- historisch gewachsene Altbestände, die sich nicht kurzfristig vollständig digitalisieren lassen,
- eingehende Post und Unterlagen von Kunden, Mandanten oder Bürgern, die zunächst als Papier ankommen,
- Standortstrukturen mit mehreren Büros oder Behördenstellen, zwischen denen sich Akten physisch hin- und herbewegen.
Wo digitale und physische Ablage nebeneinander bestehen, ohne verbunden zu sein, entstehen typische Reibungsverluste: doppelte Aktenführung, Zeitverlust bei der Suche nach dem Originaldokument und im schlimmsten Fall der komplette Überblicksverlust darüber, wer eine Akte gerade in der Bearbeitung hat. Die Lösung liegt selten in noch mehr Digitalisierungsdruck, sondern in einer durchdachten Verbindung beider Ablageformen, nämlich einer Hybridakte.
Was ist eine Hybridakte?
Die hybride Akte verknüpft die elektronische Akte, also digitale Dokumente, Kommunikation und Vorgangsdaten, direkt mit der physischen Papierakte. Beide Seiten bleiben bestehen, sind aber nicht länger zwei getrennte Systeme, sondern ein durchgängiger Vorgang. Wer die E-Akte öffnet, weiß, wo sich die Papierakte befindet. Wer die Papierakte in die Hand nimmt, löst automatisch den Zugriff auf die passenden digitalen Inhalte aus.
Für Kanzleien, Behörden und Unternehmen mit hohem Aktenaufkommen ist das der realistischere Weg als der Versuch, jedes einzelne Blatt Papier aus dem Arbeitsalltag zu verbannen.
Die digitale Seite der hybriden Akte: Findentity Office schafft Struktur und Wissenstransfer
Findentity Office bündelt Dokumentenmanagement und Kundenmanagement in einer Software. Eingehende Post, Mails und Dokumente werden automatisch der richtigen Akte zugeordnet, Vorlagen und Textbausteine lassen sich in wenigen Klicks einfügen, und die Volltextsuche findet Inhalte aktenübergreifend, nicht nur innerhalb einer einzelnen Akte.
Der eigentliche Effekt zeigt sich jedoch im Team. Wenn eine Kollegin krank wird oder ein Vorgang übergeben werden muss, sieht die übernehmende Person sofort den vollständigen Bearbeitungsstand: Welche Dokumente liegen vor, welche Aufgaben sind offen, welche Fristen laufen? Dieser Wissenstransfer funktioniert unabhängig davon, wer eine Akte ursprünglich angelegt hat, und genau das reduziert Rückfragen und Leerlaufzeiten spürbar.
Aufgaben, Wiedervorlagen und Fristen liegen zentral in der Aufgaben- und Workflow-Verwaltung, nicht verteilt auf Zetteln, Kalendereinträgen oder das Gedächtnis einzelner Mitarbeiter. Für die Teamarbeit bedeutet das: Ein Vorgang bleibt nachvollziehbar, auch wenn mehrere Personen daran mitarbeiten.
Die physische Seite der hybriden Akte: Findentity Finder macht die Papierakte jederzeit auffindbar
Während Findentity Office die digitale Seite organisiert, übernimmt Findentity Finder die physische. Über RFID-Transponder oder Barcode wird jede Papierakte eindeutig gekennzeichnet, Lesegeräte erfassen den Standort automatisch, auch stapelweise mit bis zu 15 Akten gleichzeitig. Der Standort lässt sich anschließend direkt auf einem Raumplan abfragen, auch standortübergreifend über mehrere Niederlassungen hinweg. Zusätzlich zeigt die Standorthistorie, wie lange eine Akte an welcher Stelle lag, was hilft, Bearbeitungsengpässe sichtbar zu machen, statt sie nur zu vermuten.
Wie groß der Effekt sein kann, zeigt eine Studie der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg in Zusammenarbeit mit DATEV: Der Wirtschaftsinformatiker Markus Haushahn untersuchte den RFID-Einsatz in einer Pilotkanzlei und wies eine Zeitersparnis von 46 Prozent bei der Aktensuche nach, veröffentlicht im DATEVmagazin 2/2011. Die Investition hatte sich dort bereits nach 7,5 Monaten amortisiert.
Die Synergie: Erst gemeinsam wird aus zwei Systemen eine hybride Akte
Die hybride Akte mit ihrem zweifachen Nutzen entsteht dort, wo beide Produkte ineinandergreifen. Wird eine Papierakte per RFID am Arbeitsplatz erkannt, öffnet sich automatisch die zugehörige digitale Akte in Findentity Office, ganz ohne manuelle Eingabe eines Aktenzeichens. Umgekehrt zeigt die digitale Akte jederzeit an, wo sich das physische Gegenstück gerade befindet.
Der Nutzen reicht dabei über das reine Wiederfinden hinaus. Erkennt das System eine Akte am Arbeitsplatz, lässt sich darüber direkt auch die Zeiterfassung für den Vorgang starten. Die Abfrage funktioniert zudem in beide Richtungen: Statt nur zu fragen „Wo liegt Akte X?“, lässt sich auch abfragen „Was liegt gerade auf Platz Y?“, etwa um ein Regalfach vor einer Aufräumaktion zu prüfen.
Auch hilft das System beim Digitalisieren von Dokumenten: Wird ein Papierdokument über einen Dokumentenscanner eingescannt, erkennt ein danebenliegendes RFID-Lesegerät die dazugehörige Papierakte. Somit landet die digitale Dokumentkopie genau in der zum Vorgang gehörenden digitalen Akte.
Wird zusätzlich digital diktiert, ordnet das System Diktate automatisch der per RFID oder Barcode erkannten Akte zu, sodass Diktat und Dokument von Anfang an am richtigen Vorgang landen. Das leistet in Verbindung mit Findentity Finder die Diktatmanagement-Software Findentity Dictate. Zur weiteren Vereinfachung können hier auch Diktiergeräte mit integrierten Barcodescanner genutzt werden, beispielsweise das Philips DPM8500 oder das Philips SMP3800.
Praxisbeispiel: RFID-gestützte Aktensuche in der Kanzleipraxis
Wie sich die Hybridakte im Alltag auswirkt, zeigt die Erfahrung der Kanzlei Rompf & Peiler aus Delmenhorst. Dort war die Aktensuche über Jahre ein wiederkehrender Zeitfresser, insbesondere bei Akten, die zwischen mehreren Arbeitsplätzen wanderten. Nach der Einführung der RFID-gestützten Aktenortung über Findentity Finder, verbunden mit der digitalen Aktenverwaltung und digitalem Diktat und der Findentity-Backend-Spracherkennung, änderte sich das spürbar. Rechtsanwalt Michael Rompf beschreibt das Ergebnis so: „Eine enorme Effizienzsteigerung erreichten wir durch die Nutzung der in Findentity optional angebundenen RFID-Technik zur Erkennung der Papierakten.“
Was in diesem Fall zusammenkam, ist genau das Prinzip der hybriden Akte: eine digitale Grundlage, die durch die physische Ortung der Papierakte erst vollständig nutzbar wird.
Für wen sich die Hybridakte besonders lohnt
Nicht jede Organisation hat den gleichen Bedarf, besonders spürbar wird der Effekt der Hybridakte bei:
- Kanzleien und Steuerbüros, die Originaldokumente aufheben,
- Behörden mit hohem Aktenaufkommen und langen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen,
- Unternehmen mit verteilten Teams, in denen mehrere Personen auf denselben Vorgang zugreifen.
Überall dort, wo Papierdokumente aus rechtlichen, organisatorischen oder praktischen Gründen bleiben müssen, aber digitale Prozesse trotzdem funktionieren sollen, ist die hybride Aktenführung kein Kompromiss, sondern die konsequente Lösung.
Fazit
Die vollständig papierlose Akte bleibt in vielen Kanzleien, Behörden und Unternehmen auf absehbare Zeit Theorie. Die hybride Akte akzeptiert das und macht daraus einen Vorteil: Findentity Office ordnet und vernetzt die digitale Seite, Findentity Finder sorgt dafür, dass die physische Akte nie wieder verschwindet. Gemeinsam sparen beide Systeme Suchzeit, verbessern den Wissenstransfer im Team und schaffen einen Vorgang, der lückenlos nachvollziehbar bleibt, egal ob gerade das Dokument oder der Aktenordner in der Hand liegt.
Wer zusätzlich zur Dokumenterstellung auf digitales Diktat und Spracherkennung setzt, kann das System um Findentity Dictate erweitern. Findentity Office, Finder und Dictate zusammen bilden als Komplettpaket Findentity Enterprise die vollständige Lösung für die hybride Akte.
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