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Findentity Office Version 2024

Findentity Office

Dokumenten-, Workflow- und Kunden­management

17,50 599,00  zzgl. MwSt.

Komplettlösung für Ihr Büromanagement

Sofortiger Zugriff auf alle Daten

Individuell für Ihre Bedürfnisse konfiguriert

Enorme Zeit- und Kostenersparnis

Unser Angebot richtet sich ausschließlich an berufliche und geschäftliche Verwender.

So einfach war Dokumenten-, Kunden- und Aufgabenmanagement noch nie

Sofortiger Zugriff auf alle Informationen: Dokumente, Kundendaten, Termine, Fristen, Aufgaben, Zeit- und Kostenerfassung, Telefonie.

Vollständige Verzahnung Ihres Kundenbeziehungsmanagements (CRM) und Dokumentenmanagements (DMS) mit anderen Bereichen Ihres Büromanagements.

Schnelle Suchfunktionen für effizientes Arbeiten. Einmal angelegte Adressen und Daten können Sie schnell in jedes Schreiben einfügen. Bestehende Vorlagen werden in wenigen Klicks aufgerufen. Interaktive Formulare mit vorgefertigten Texten und Berechnungstabellen reduzieren Ihren Arbeitsaufwand zusätzlich.

Einsetzbar in allen Branchen wie Kanzleien, Praxen, Krankenhäusern, Architekturbüros, in der Verwaltung, bei Behörden usw. Durch die außergewöhnlichen Konfigurationsmöglichkeiten wird Findentity auf Ihre speziellen Bedürfnisse angepasst.

Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen können individuell eingerichtet werden.

Findentity Office – Software für Dokumentenmanagement und Kundenmanagement

Ihre Vorteile:

Professionelles Dokumentenmanagement

für maximale Effizienz

Kundenbeziehungsmanagement

mit nahtloser Verknüpfung zu Akten und Dokumenten

Sofortiger Zugriff auf alle Informationen

um Zeit und Kosten zu sparen

Workflowverwaltung und -automatisierung

für höhere Produktivität

Verschlüsselung und Sicherungsfunktionen

für Ihre Sicherheit

Und so funktioniert's: Ihre Vorteile im Video erklärt

Funktionen im Überblick

Dokumentenmanagement DMS

Kundenmanagement CRM

Workflow-Management

Posteingang und Posteingang

Besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA)

Zuordnung von Dokumenten, Faxen und Mails

  • Eigener Dokumentenordner mit Vorschau in jeder Akte
  • Eingänge im beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) direkt in Findentity sichten
  • Mail-Anhänge zur Akte speichern
  • Gescannte Dokumente über OCR – optional – in lesbaren Text umwandeln
  • Anbindung an Word, Excel, Outlook usw., automatisches Speichern von Dokumenten zur geöffneten oder identifizierten Akte
  • Umbenennung der Post mit definierten Vorschlägen und Optionen, wie verschiedenen Datumsformaten usw.
  • Verwendung verschiedener Formate, wie z. B. DOC, DOCX, PDF, TIFF, JPG, BMP etc.
  • optionale Speicherung auf Ihrem eigenen Webserver, den wir Ihnen zur Verfügung stellen oder auch u.a. mit MS-SharePoint in der „Cloud“
  • Webakte zur sicheren Kommunikation gem. DSGVO mit Ihren Kunden, Mandanten und Patienten

Posteingang

  • Beliebige Ordner, E-Mail-Konten und das beA (besondere elektronische Anwaltspostfach) auf Posteingänge überwachen, E-Mail-Empfang über Exchange, Outlook, POP3, IMAP oder WebDAV
  • PDF-Dateien automatisch an Texterkennung schicken
  • Identifizierung und automatische Zuordnung von Dokumenten und Mails über Merkmale, z. B. Aktenzeichen
  • Anzeige von Aktenname, Dateiname, Datum, Priorität, Bearbeiter und sonstigen Eigenschaften
  • Dokument- und Anhangvorschau
  • Filterfunktion für Sachbearbeiter
  • Drop-Down Bearbeitungsmenü
  • Setzen von Parametern wie Priorität, Frist, Bearbeiter, Stempel (mit  und ohne Datum), Begleitzettel und Bemerkungen, farblich markiert
  • Direkte Weiterleitung von Dokumenten
  • Schnelldruck
  • Erledigungsfunktion mit Vermerken

Postausgang

  • Mailversand über Exchange, Outlook oder SMTP sowie das beA (besondere elektronische Anwaltspostfach)
  • optional mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES)
  • Frei definierbare Textbausteine
  • Automatisch ausgefüllte Betreffzeile
  • Vorschlag von Mailadressen aus der Akte
  • Mailversand von Dokumenten und Anhängen mit einem Klick
  • Einfügen, Entfernen und Bearbeiten von Anhängen
  • Einfügen von Dokumenten aus Akte zu geöffneter Mail
  • Anhänge können bei Postausgangskontrolle sofort bearbeitet und damit auch in anderen Mails, denen sie angehängt sind, aktualisiert werden.
  • Schnelldruck der Mail und Dateianhänge
  • Automatische Umwandlung von DOC in PDF bei Mailversand (ab Microsoft Office 2007)
  • Dokumentation von Versanddatum, Uhrzeit und Bearbeiter

Dokumenten­bearbeitung

  • Umfangreiche Filterfunktionen nach Name, Datum, Zeiträumen, Priorität, Kurzinhalt, Art, Bearbeiter usw.
  • Volltextsuche in einem oder allen Dokumenten einer oder aller Akten, aktenübergreifende Stichwortsuche
  • Zuweisung von Dokumenten als Anhang zu Mails
  • Umwandlung von DOC in PDF (ab Microsoft Office 2007)
  • Umwandlung von PDF in les- und durchsuchbaren Text
  • Setzen von Parametern wie Priorität, Datum, Stempel, Begleitzettel und Bemerkungen, farblich markiert
  • Schnelldruck
  • Schnelles Verschieben von Dokumenten auch in Unter-Unterordner
  • Beim Umbenennen oder Verschieben von Dokumenten bleiben Verknüpfungen erhalten.
  • Auflistung aller Dateien, Dokumente und Mails inkl. Unterordnern nach Datum erzeugt lückenlose Aktenhistorie
  • Mailversand von Dokumenten und Anhängen mit einem Klick direkt oder über Postausgangsliste sowie das beA (besondere elektronische Anwaltspostfach)
  • Erstellen von frei definierbaren Textbausteinen für automatisches Ausfüllen mit Aktendaten
  • Serienbrieffunktion

Allgemeine Funktionen der Aufgabenliste

  • Vorschaufenster für alle Aufgaben
  • Frei definierbare Aufgabenstellungen
  • Frei definierbare Zeiträume zum Anzeigen der Aufgaben für heute, morgen, die nächsten Tage, Wochen, Monat, die Vergangenheit oder weitere Zukunft
  • Vordefinierte Zeiträume mit einem Klick aufrufen
  • Frei definierbare Filterfunktionen zur Auflistung von Aufgaben, z.B. nur Posteingänge oder Wiedervorlagen, auch profilbezogen
  • Sortierung nach Namen, Prioritäten, Aufgaben, Datum usw.
  • Frei definierbare farbliche und weitere Kennzeichnung der Prioritäten usw.
  • Farbliche Kennzeichnung der bis heute zu erledigenden Aufgaben
  • Frei definierbare Stempel- und Bemerkungsfunktionen
  • Sofort die Akte öffnen und darin blättern und arbeiten
  • Auflistung aller zuletzt bearbeiteten Akten und Aufgaben
  • Erinnerungsfunktion, wenn eine Akte ohne Aufgabe oder Diktat geschlossen werden soll
  • Auflistung aller Akten und Vorgänge ohne Aufgabe bzw. ohne Diktat. Nichts geht mehr verloren.
  • Vergabe von akten- oder profilbezogenen Rechten für einzelne oder mehrere Nutzer und Arbeitsgruppen

Posteingänge und Aufgaben erledigen

  • Posteingang automatisch mit Aufgabenstellung direkt zur Akte speichern
  • Bearbeitung der gesamten Post direkt in der Aufgabenliste  auch ohne Aktenöffnung
  • Erinnerung an Aufgaben und automatische Wiedervorlagen beim zuständigen Bearbeiter zu definierten Zeitpunkten – keine Akte muss mehr gesucht und vorgelegt werden
  • Direkt zur Aufgabe oder Posteingang ein Diktat starten (Findentity Dictate erforderlich)
  • Aufgaben und Post schrittweise erledigen oder
  • Frei definierbare Folgeaufgaben (z.B. Versand, Nachfrage etc.) automatisch generieren
  • Rücksendung von Aufgaben an den Aufgabensteller
  • Gleiche Aktivitäten in mehreren Akten durch einen einzigen Vorgang notieren

Postausgang und weitere Funktionen

  • Versand und Weiterleitung von Post direkt aus der Aufgabenliste
  • Optional direkt aus der Aufgabe heraus mit hinterlegter Telefonnummer wählen

Kostenerfassung

  • Vergabe von Kostenstellen für einzelne Mitarbeiter und Gruppen nebst Definition von Stundensätzen, auch für bestimmte Tätigkeiten
  • Arbeitszeit erfassen und sofort der richtigen Akte zuordnen
  • sekundengenaue Zeiterfassung oder Zeitrundung
  • Optional integrierte Portoberechnung
  • Gesamtkosten einer Akte und Wirtschaftlichkeit feststellen

Kostenerfassung

  • Vergabe von Kostenstellen für einzelne Mitarbeiter und Gruppen nebst Definition von Stundensätzen, auch für bestimmte Tätigkeiten
  • Arbeitszeit erfassen und sofort der richtigen Akte zuordnen
  • sekundengenaue Zeiterfassung oder Zeitrundung
  • Optional integrierte Portoberechnung
  • Gesamtkosten einer Akte und Wirtschaftlichkeit feststellen

Weitere Funktionen beim Einsatz weiterer Findentity-Produkte

Mit Findentity Dictate:

  • Direkt zur Aufgabe oder Posteingang ein Diktat starten
  • Aufgaben und Posteingänge im Dauermodus hintereinander abarbeiten und direkt dazu diktieren – und optional über Front-End- oder Back-End Spracherkennung in fix und fertige Dokumente umwandeln. Nach Beendigung eines Diktats wird automatisch die nächste Aufgabe geöffnet und dazu ein Diktat gestartet. Sie benötigen nur ein Diktiergerät, keine Maus oder Tastatur.
  • Automatisches Ausfüllen von Textbausteinen durch spracherkannten Text und Aktendaten
  • Direktes Diktieren zu Dokumenten und Spracherkennung
  • Dokumentvorschau bei spracherkannten Diktaten
  • Über Front-End– und Back-End Spracherkennung direkt in Mails schreiben

Mit Findentity Finder:

  • Identifikation und Lokalisation von z.B. Akten, Büchern, Inventar
  • Speichern von Aufgaben zu mit RFID identifizierten Akten
  • Automatisches Öffnen von mit RFID identifizierten Akten
  • Speichern von Dokumenten zu mit RFID erkannter Akte
  • Lokalisation der Papierakte / Hybridakte
  • Automatisches Öffnen des Kundendatensatzes mit Überblick über Dokumente bei eingehenden Anrufen

System­voraus­setzungen

Betriebssystem:

Microsoft Windows 7 bis Windows 11 bzw. Windows Server 2008 R2 bis Windows Server 2022

Sonstiges:

Microsoft .NET Framework Version 4.8 oder höher (unter Windows 10 und 11 ist dieses i. d. R. vorinstalliert); Microsoft WebView2

Microsoft Office:

Für Findentity Office existieren optionale Add-Ins für Microsoft Excel, Outlook und Word. Hierfür wird z. Z. noch Microsoft Office als 32-Bit-Version benötigt (Unterstützung für 64-Bit ist in der Entwicklung).

Datenbank:

Microsoft SQL Server 2008 oder höher (kostenfreie Express-Edition ausreichend)

Prozessor und Arbeitsspeicher:

Es werden keine besonderen Voraussetzungen gestellt. Schnellere Prozessoren erzielen eine bessere Leistung.

Freier Festplattenspeicher:

1 GB; SSD für schnelles Laden empfohlen

Unsere Lizenzmodelle

Client Access License

Arbeitsplatz-Lizenz

Lizenz pro Rechner bzw. Arbeitsplatz:

Named User License

Benannter-Nutzer-Lizenz

Lizenz pro Nutzer bzw. Mitarbeiter:

Concurrent User License

Gleichzeitiger-Nutzer-Lizenz

Lizenz für paralleles Arbeiten:

Downloads & Prospekte

Produkt-Flyer Findentity Office
Download: Findentity-Office_A4_Flyer.pdf — 371 kB

Lizenz- und Nutzungsbedingungen
Download: Findentity-Lizenz-und-Nutzungsbedingungen-–-Thax-Software-GmbH.pdf — 39 kB

Support & Kontakt

Sie haben eine Frage zu diesem Produkt?

Was unsere Kunden sagen

5/5
„Das System ist großartig, so einfach in der Handhabung, eine einzige Arbeitseinweisung reichte aus. Das System läuft neben unserer Software MediStar und optimiert den Workflow.“
Praxisklinik für Fertilität
Berlin

Fragen zu Findentity Office

Die häufigsten Fragen unserer Kundinnen und Kunden zum Thema Dokumentenmanagement und Kundenmanagement haben wir hier für Sie zusammengefasst:

Wir beraten Sie gerne persönlich, völlig kostenlos und unverbindlich.

Buchen Sie Ihren individuellen Beratungstermin am besten über unser Terminbuchungssystem. Alternativ rufen Sie uns unter +49 30 89064140 an oder senden eine E-Mail an info@thax.de.

Selbstverständlich können Sie unsere Software vorab testen. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Sie erreichen uns unter Telefon +49 30 89064140 und per E-Mail info@thax.de.

Findentity ist eine Softwarelösung, die sich an die Bedürfnisse von Kanzleien, Arztpraxen und Unternehmen jeder Größe anpasst. Der modulare Aufbau ermöglicht es, die Software individuell zusammenzustellen und so die optimale Lösung für die jeweiligen Anforderungen zu finden.

Ob als Komplettlösung oder als Kombination einzelner Module, Findentity unterstützt Sie zuverlässig bei einer effizienten Arbeitsweise und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse.

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Technischer Support und Hilfe – Thax Software

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