Diktiergeräte im Test und Vergleich – Welche Diktiertechnik eignet sich für welchen Einsatzzweck?

Diktiergeräte, Diktier-Apps, Diktiermikrofone, Headsets im Vergleich – Mit diesen Tipps erfahren Sie, welche Diktiertechnik sich für wen am besten eignet

Wir haben für Sie den Test gemacht: Für die Spracherkennung und das digitale Diktieren gibt es auf dem Markt unterschiedliche Softwarelösungen sowie Diktiertechnik wie Diktiergeräte und andere Eingabegeräte. In diesem Vergleich erfahren Sie, welche Diktiertechnik sich für welchen Zweck am besten eignet und welche Vor- und Nachteile es gibt.

In Abgrenzung zu Kassetten-Diktiergeräten – auch analoge Diktiertechnik genannt – kommt heute überwiegend sogenannte digitale Diktiertechnik zum Einsatz. Dabei wird die Diktataufnahme als digitale Audiodatei gespeichert. Diktate werden so schneller und komfortabler übertragen, organisiert und bearbeitet. Eine automatisierte Weiterverarbeitung ist möglich, z. B. die Umsetzung in Text durch eine Spracherkennung.

Diktiergeräte im Vergleich: Typen der digitalen Diktiertechnik

Ausgehend von den Einsatzmöglichkeiten lässt sich zwischen mobiler und stationärer Diktiertechnik unterscheiden. Mobile Diktiertechnik ist unabhängig von einem Computer zu verwenden, da die Diktate im Gerät gespeichert werden. Im Vergleich dazu ist stationäre Diktiertechnik nur in Verbindung mit einem Computer und darauf laufender Software nutzbar. 

Diktiertechnik lässt sich in fünf Geräteklassen einteilen:

Diktiertechnik im Vergleich: Was sind Diktiergeräte?

Digitale Diktiergeräte – auch Handdiktiergeräte oder Digital Voice Recorder (DVR) genannt – sind professionelle mobile Diktiergeräte, die mit Tasten und Schiebeschaltern bedient werden.

Zum Beispiel sind

• das Grundig Digta 7,
• das OM System DS 9100
• oder das Philips Digital Pocket Memo (DPM)

für das digitale Diktat bestens geeignet. Das Material und die Verarbeitung sind hochwertig, Nutzer sind z. B. Ärzte, Juristen, Sachverständige, Behördenmitarbeiter und Manager. Die handliche Größe entspricht dem Bedürfnis, unterwegs auf Reisen oder im Außendienst, in oder nach Terminen Diktate aufnehmen zu können. Auch wer im Büro unabhängig von einem PC arbeiten möchte, wählt ein mobiles Diktiergerät. Ebenso ist es die Technik der Wahl, wenn im Einzelfall eine spezielle Systemumgebung den Einsatz fest verbundener Diktiermikrofone schwierig macht.

Der Vergleich zeigt: Die digitalen Diktiergeräte verfügen über ein Display, das übersichtlich Diktate und andere Informationen anzeigt. Aufgrund der guten Aufnahmequalität – teilweise lassen sich Hintergrundgeräusche herausfiltern – werden die Diktate später auch von einer digitalen Spracherkennung sehr gut verstanden.

Die Diktate sind wahlweise in einem internen Speicher oder einer im Gerät eingesteckten Speicherkarte abgelegt. Das Standard-Dateiformat ist DSS/DS2 (Digital Speech Standard), ein von GRUNDIG, OM SYSTEM (ehem. OLYMPUS) und PHILIPS gemeinsam entwickelter Standard zur Speicherung von Sprachaufnahmen. Alternativ wird bei den meisten Geräten auch in MP3 oder WAV aufgezeichnet.

Um die Diktatdateien anschließend an eine Diktatworkflow-Software (z. B. Findentity Dictate) bzw. eine Spracherkennung (z. B. Dragon von Nuance) zu senden, wird das Diktiergerät in eine Dockingstation gestellt. Damit erfolgt die Übertragung bei entsprechender Software automatisch. Die Dockingstation ist mit dem PC über ein USB-Kabel verbunden, am PC stellt sich das Diktiergerät als Wechseldatenträger dar.

Einige Dockingstationen sind auch mit Netzwerkanschluss (LAN) erhältlich. Über die Dockingstation wird gleichzeitig der Akku des Diktiergeräts geladen. Alternativ kann das Diktiergerätdirekt per USB-Kabel angeschlossen werden. Im Vergleich: Als einziges Diktiergerät am Markt bietet das Olympus DS-9500 die Möglichkeit der drahtlosen Übertragung per WiFi/WLAN.

Einige Diktiergeräte auch als stationäres Diktier-Mikrofon verwendbar

Sonderfall: Die o. g. professionellen mobilen Diktiergeräte sind, wenn über ein USB-Kabel mit einem PC verbunden, auch als stationäres Mikrofon verwendbar. In diesem Fall verhält sich das Diktiergerät wie ein stationäres Diktiermikrofon, siehe unten. Im Test steckt das USB-Kabel jedoch nicht so sicher im Diktiergerät wie bei einem richtigen Diktiermikrofon. Daher empfehlen wir diese Nutzung nur im Ausnahmefall. Wenn Sie regelmäßig direkt am Rechner stationär diktieren, lohnt sich (ggf. zusätzlich) die Anschaffung eines fest mit dem PC verbundenen Diktiermikrofons oder Headsets.

Es gibt auch sogenannte Voice-Recorder oder Voice-Tracer. Diese sind zwar günstig, es fehlen im Vergleich zu professionellen Diktiergeräten aber entscheidende Funktionen für die professionelle Anwendung. Oftmals fehlen der aufladbare Akku, eine Dockingstation, ein Schiebeschalter sowie die Möglichkeit, im Diktat Tonspuren zu überschreiben oder einzufügen, zusätzliche Infospuren und das gängige DSS/DS2-Format.

Diktiertechnik im Vergleich: Was sind Diktier-Apps?

Als Alternative zu einem Handdiktiergerät kann zum mobilen Diktieren auch eine Diktier-App auf dem Smartphone genutzt werden, wie z. B.

• die kostenfreie Findentity Mobile Dictate von Thax Software,
• die OM System Dictation-App
• oder auch die Philips Voice-Recorder-App.

Die Aufnahme wird auf dem Smartphone je nach App und Einstellung im AMR-, DSS-, MP3-, OPUS- oder WAV-Format gespeichert und so per E-Mail oder FTP-Server versendet. 

Professionelle Diktier-Apps für Android und iOS sind im Vergleich zu Consumer-Apps bzw. mit dem Smartphone mitgelieferten Aufnahmefunktionen eventuell kostenpflichtig, bringen aber sehr viel mehr Leistungsmerkmale mit. Sie bieten im Test eine wesentlich einfachere Bedienung und gewohnte Funktionen, wie sie bspw. vom Rechtsanwalt oder Manager erwartet werden. Das sind z. B.

• Vor- und Zurückspulen,
• Einfügen, Überschreiben und Löschen von Passagen,
• Setzen von Indizes
• sowie digitale Begleitzettel.

Mit der kostenlos nutzbaren Findentity Mobile Dictate App wird ein Smartphone zum professionellen „Diktiergerät“ mit intuitiver Daumenbedienung. Per E-Mail erfolgt der Versand weltweit sofort, optional direkt zum Diktatworkflow-System im Büro. Ebenfalls ist ein FTP-Upload ausführbar. Auch der Rückerhalt des fertigen Textes durch eine Spracherkennung ist möglich (installierte Back-End Spracherkennung vorausgesetzt).

Im Vergleich zu einem klassischen Handdiktiergerät fehlt bei einem Smartphone jedoch der physische Schiebeschalter. Der Versand eines Diktats erfordert ein paar Handgriffe sowie eine Netzwerk- bzw. Internetverbindung. Aus diesen Gründen werden Diktier-Apps eher als Ergänzung gesehen – eine technische Möglichkeit für unterwegs, während im Büro oftmals klassische Diktiertechnik genutzt wird.

Die Diktier-App Findentity Mobile Dictate für Android bietet eine Besonderheit: Ermöglicht wird eine Kombination von Handdiktiergerät und mobilem Arbeiten unterwegs: Verbinden Sie Ihr Diktiergerät mit einem USB-OTG-Kabel („USB On-The-Go“) mit Ihrem Smartphone, so können Sie mit der App Diktate vom Diktiergerät herunterladen und verschicken. So haben Sie den Vorteil, mit einem klassischen Diktiergerät mit Schiebeschalter arbeiten zu können, aber können dennoch Ihre Diktate von unterwegs verschicken, ohne einen Laptop mitnehmen zu müssen.

Cloud-basierte Spracherkennungs-App

Neben den Diktier-Apps gibt es ebenfalls die Cloud-basierte Spracherkennungs-App Dragon Professional Anywhere, Dragon Legal Anywhere und Dragon Medical One der Firma Nuance. Mit dieser erhalten Sie beim Diktieren Ihren Text sofort auf Ihr Smartphone (Internetverbindung vorausgesetzt) und verarbeiten diesen selber weiter. Eine Speicherung der Audioaufnahme findet nicht statt und es erfolgt somit auch keine Weitergabe eines Diktats an einen Workflow.

Diktiertechnik im Vergleich: Was sind Diktiermikrofone?

Diktiermikrofone werden als stationäre Aufnahmegeräte nur in Verbindung mit einem Computer und darauf laufender Software, wie einer Diktiersoftware (z. B. Findentity Dictate) oder einer Spracherkennung (z. B. Dragon), genutzt. Die Audiodaten werden ohne Zwischenspeicherung direkt an den Computer übertragen. Die Steuerung der Diktier- oder Spracherkennungssoftware erfolgt über die Tasten bzw. den ggf. vorhandenen Schiebeschalter des Diktiermikrofons oder bei der Spracherkennung sogar über Sprachbefehle.

Diktiermikrofone sind z. B.

• das Grundig Digta SonicMic 3,
• das OM SYSTEM RecMic II
• und das Philips SpeechMike Premium.

Diese Diktiertechnik ist auf Komfort im stationären Einsatz ausgerichtet, wo es nicht auf eine kompakte Größe wie bei mobilen Diktiergeräten ankommt. Übersichtliche Drucktasten oder Schiebeschalter erleichtern die Bedienung, über Funktionstasten werden besondere Befehle gegeben. Das Material und die Verarbeitung sind hochwertig, angesprochen werden professionelle Anwender wie bspw. Ärzte, Juristen, Sachverständige, Behördenmitarbeiter und Manager im ortsgebundenen Einsatz.

Alleinstellung im Test: Drahtloses stationäres Diktiermikrofon

Üblicherweise sind die Diktiermikrofone per USB-Kabel fest mit dem PC verbunden. Als einziges Gerät am Markt bietet das Philips SpeechMike Premium Air die Möglichkeit des drahtlosen stationären Diktierens. Das akkubetriebene Diktiermikrofon verbindet sich per Funk zur Basisstation, welche mit dem PC per USB verbunden ist. Die Bedienung und Funktionalität ist die gleiche wie bei den kabelgebundenen Diktiermikrofonen, jedoch mit einem größeren Bewegungsradius. Aufgrund der permanent erforderlichen (Funk-) Verbindung zum PC fällt aber auch das kabellose Diktiermikrofon nicht in die Kategorie „mobil“, sondern ist ein stationäres Diktiergerät.

Die für das Diktieren konzipierten Mikrofone reduzieren Hintergrundgeräusche in der Aufnahme, was im Test insbesondere der Spracherkennung zugutekommt.

Diktiermikrofone werden gerne von Diktanten genutzt, welche die direkte Steuerung der PC-Software über die Tasten bzw. den Schiebeschalter des Diktiermikrofons bevorzugen. Auch wer kein Headset aufsetzen möchte, wählt gerne ein Diktiermikrofon.

Diktiergeräte und Headsets im Vergleich: Können Headsets zum Diktieren genutzt werden?

Viele Headsets lassen sich sehr gut zur Spracherkennung und für das digitale Diktieren verwenden. Der Vorteil dieser stationären Aufnahmetechnik im Vergleich zu einem Diktiermikrofon ist, dass die Hände frei sind, um beispielsweise ein Dokument oder Buch zu halten oder den PC zu bedienen. Ebenfalls sind Headsets für Personen mit körperlichen Einschränkungen dadurch ein passendes Gerät für das Diktieren und die Spracherkennung.

Dazu können professionelle Office-Headsets verschiedener Hersteller, wie bspw.

• EPOS,
• Jabra
• oder Poly,

eingesetzt werden, vorausgesetzt, die Headsets sind hochwertig in Bezug auf das Mikrofon und bieten geräuscharme Sprachübertragung.

Die Software-Bedienung erfolgt über Maus, PC-Tastatur oder Sprache. Die an einigen Headsets vorhandene „In-Line Call Control“ stellt zwar Tasten zur Lautstärkeregelung, Stummschaltung und Anrufsteuerung zur Verfügung, diese sind jedoch bisher nicht für Diktat- und Spracherkennungssoftware nutzbar.

Wichtig für ein einwandfreies Diktat – insbesondere bei Spracherkennung – ist ein gutes Mikrofon, das störungsfreie Aufnahmen in bester Audioqualität gewährleistet. Außerdem wird die bessere Aufnahme mit einem korrekt am Mund ausgerichteten Mikrofonarm erreicht, weshalb im Anwendungsbereich von Spracherkennung Headsets mit Mikrofonarm zu bevorzugen sind.

Die Bandbreite an Headsets ist, je nach Ansprüchen, sehr groß, dies spiegelt sich auch in einer im Vergleich entsprechenden Preisspanne wider. Für das professionelle Arbeiten beginnt man bei der Auswahl eines Headsets optimalerweise im mittleren Preissegment. Headsets mit Noise-Cancelling-Funktion filtern Hintergrundgeräusche raus und liefern im Test eine besonders gute Aufnahmequalität.

Einige besonders professionelle zweiohrige Headsets wie das EPOS IMPACT 800 oder EPOS IMPACT 1000 bieten außerdem eine Funktion für Active Noise Cancellation (ANC). Entgegen der ersten Vermutung dient diese jedoch nicht der Geräuschreduzierung bei der Aufnahme, sondern es ist ein Geräuschunterdrückungssystem, um unerwünschte Hintergrundgeräusche für den Träger des Headsets selbst zu reduzieren. Hierzu produziert das Headset in den beiden Ohrmuscheln einen Antischall, welcher die über zusätzliche Mikrofone aufgenommenen Hintergrundgeräusche neutralisiert.

Zudem ist beim Headset besonders auf den Komfort zu achten, um ein bequemes Tragen auch über Stunden hinweg zu ermöglichen. Wenn der Kopfhörer an der falschen Stelle drückt, wäre dies genauso unangenehm wie bei einem Schuh – daher im Zweifel vorher „anprobieren“. Thax Software berät Sie gerne und stellt Ihnen Geräte für einen Test zur Verfügung.

Headsets zum Diktieren und mehr im Vergleich: Anschluss per Klinkenstecker, USB-Kabel, Bluetooth oder Funk

Headsets werden je nach Modell über ein analoges Audiokabel mit 3,5 mm Klinkenstecker, USB-Kabel oder drahtlos per Bluetooth oder Funk (DECT) mit dem PC verbunden. Der Klinkenstecker wird in die Klinkenbuchse der Soundkarte eingesteckt. Die Aufnahmequalität hängt dann nicht nur vom Mikrofon im Headset, sondern auch von der Soundkarte des Rechners ab. Da diese unter Umständen weniger gut ist, bietet im Vergleich dazu ein USB-Headset mehr Sicherheit – hier ist die Soundkarte im Headset enthalten. Es gibt auch Headsets mit einem kombinierten USB- und Klinkenanschluss, so dass diese flexibel je nach Endgerät einsetzbar sind – bspw. am PC mit dem USB-Anschluss und am Smartphone mit Klinkenanschluss.

Wählt man ein drahtloses Headset, kommt es auch auf die Datenübertragung und die ggf. gewählte Bandbreite an. Zur Auswahl stehen die zwei Standards Bluetooth und DECT (Digital European Cordless Telecommunications). DECT-Geräte wurden ursprünglich für die Telekommunikation konzipiert und garantieren eine stabile, klare Audioqualität. Bluetooth-Geräte sind anfälliger für externe Störungen, was zu gelegentlichen Verschlechterungen der Audioqualität führen kann. Jedoch ist Bluetooth vielseitiger, da die meisten Bluetooth-Geräte miteinander gekoppelt werden können. Ein DECT-Headset, zum Beispiel aus der EPOS IMPACT 5000 Serie, wird mit einer Basisstation verbunden, diese wiederum ist mit dem PC und/oder Tischtelefon verkabelt – so kann das Headset gleichzeitig zum Diktieren am PC und zum Telefonieren mit Ihrem Tischtelefon genutzt werden.

In unseren Tests zeigte sich, dass die Dragon-Spracherkennungssoftware mit kabelgebundenen Headsets eine etwas bessere Erkennungsqualität lieferte als mit drahtlosen Headsets. Bei den drahtlosen Headsets erzielten wir mit DECT-Headsets im Vergleich zu Bluetooth-Headsets ein besseres Testergebnis. Wer also die beste Erkennungsqualität der Spracherkennung benötigt, wählt ein kabelgebundenes Headset mit Mikrofonarm.

Im Vergleich zu den anderen o. g. Geräten können Sie mit Headsets nicht nur diktieren, sondern – der ursprüngliche Zweck von Headsets – in Verbindung mit einem Tischtelefon, Handy oder Softphone auch telefonieren sowie an Web-Konferenzen teilnehmen. Sie haben somit einen vielfachen Nutzen.

Obwohl kabellose Headsets in gewisser Weise mobil verwendbar sind, fallen sie nicht in die Kategorie „mobil“, sondern sind stationäre Geräte. Denn sie dienen nur als Audioverbindung zu einem PC oder Telefon und speichern keine Audiodaten in sich selbst.

Der Diktier-Test: Können Tischmikrofone zum Diktieren genutzt werden?

Die meisten Hersteller von Headsets bieten darüber hinaus Tischmikrofone oder Konferenzmikrofone an, sogenannte Speakerphones. Diese werden auf dem Tisch platziert und bieten den überaus großen Komfort, eine Audioaufnahme und Audiowiedergabe zu ermöglichen, ohne dass ein Gerät in die Hand genommen oder auf den Kopf gesetzt werden muss.

Auch diese Geräte haben wir in unserem Test mit Diktier- und Spracherkennungssoftware eingesetzt. Als Vorteil in der Bedienung erwies sich hierbei im Vergleich die sehr schnelle Verfügbarkeit, wenn das Speakerphone auf dem Tisch vor einem steht. Mit nur einem Tastendruck oder Mausklick wird die Diktataufnahme gestartet und man kann sofort losdiktieren.

Der Test zeigte im Vergleich zu einem Headset mit Mikrofonarm, bei welchem das Mikrofon also unmittelbar vor dem Mund sitzt, jedoch eine deutlich schlechtere Erkennungsqualität. Dies ist auf das Konzept dieser Aufnahmegeräte zurückzuführen, welches eben gerade eine räumliche Aufnahme in einem größeren Radius vorsieht – für eine klare Diktataufnahme und insbesondere die Spracherkennung ist dies nicht die beste Voraussetzung.

Vergleich mobiles vs. stationäres Diktieren

Im Gegensatz zum mobilen Diktieren ist beim stationären Diktieren das Diktat sofort im PC, so dass es keine Verzögerung bei der Diktatübertragung gibt. Wenn beim stationären Diktieren direkt in eine Spracherkennungssoftware gesprochen wird, stehen die Audiodaten verlustfrei zur Verfügung, was einen kleinen Vorteil bei der Erkennungsgenauigkeit bedeuten kann. Wird das Diktat im Vergleich dazu beim mobilen Diktieren zuerst in einer Diktatdatei gespeichert, werden die Audiodaten – unterschiedlich stark, abhängig vom Dateiformat – komprimiert.

Im Vergleich dazu erfordert stationäres Diktieren stets einen einsatzbereiten PC mit Diktat- bzw. Spracherkennungssoftware. Beim mobilen Diktieren sind Sie davon unabhängig. Bei professionellen mobilen Diktiergeräten und Diktier-Apps ist ein verschlüsseltes Speichern und Versenden möglich.

Vergleich der Diktiertechniken im Überblick: Einsatzzweck, Vor- und Nachteile

Zertifizierter Fachhändler und Integrator für digitale Diktiertechnik – Diktiergeräte Test

Thax Software ist zertifizierter Fachhändler und Integrator für die Diktiertechnik der führenden Marken GRUNDIG, OM SYSTEM (ehem. OLYMPUS) und PHILIPS sowie für Headsets und Tischmikrofone von EPOS. Mit unseren einfachen Filtern können Sie Ihre gewünschte Diktiertechnik in unserer Angebotsübersicht leicht eingrenzen.

Thax Software ist zertifizierter Fachhändler und Integrator für die Spracherkennung Dragon von Nuance. Darüber hinaus erhalten Sie unsere optimal angebundene Diktatworkflow-Software Findentity Dictate sowie unsere Diktier-App Findentity Mobile Dictate.

Selbstverständlich beraten wir Sie und stellen Ihnen sämtliche Diktiertechnik und Lösungen zum Test zur Verfügung.

Video – Digitale Diktiertechnik im Überblick

Weiterführender Link – Diktiergeräte im Vergleich: Welche Optionen gibt es

Beachten Sie auch den Artikel über Thax Software mit dem Thema „Diktiergeräte im Vergleich: Welche Optionen gibt es?“ auf der Website des Handelsblatts.