In einer Welt, in der Datensicherheit immer wichtiger wird, bietet die Findentity Dictate Software eine leistungsstarke Funktion, die sowohl Sicherheit als auch Benutzerfreundlichkeit vereint: die automatische Diktatverschlüsselung. Diese Funktion schützt sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff und macht den Umgang mit Diktaten sicherer und komfortabler. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie dieses Einstellungsmerkmal funktioniert, welche Vorteile es bietet und wie Sie diese Funktion aktivieren können.
Was ist die automatische Diktatverschlüsselung?
Die automatische Diktatverschlüsselung in Findentity Dictate sorgt dafür, dass alle in der Diktatverarbeitung eingehenden Diktate unabhängig vom Eingabegerät (z. B. Diktiermikrofon, mobile App oder Diktatdatei per E-Mail) und unabhängig vom Diktatformat automatisch verschlüsselt werden. Dabei kommt der AES-256-Standard zum Einsatz – ein Verschlüsselungsstandard, der als äußerst sicher gilt. Die von Findentity Dictate verschlüsselten Dateien erhalten die Endung „*.txe“ (Thax Encrypted).
Wichtige Vorteile auf einen Blick
- Automatische Sicherheit: Mit einem hinterlegten Standardpasswort werden Diktate automatisch verschlüsselt und können ebenso komfortabel entschlüsselt werden.
- Transparenz: Innerhalb von Findentity Dictate können berechtigte Benutzer ein Diktat öffnen, ohne das Passwort kennen zu müssen. Ein Öffnen von Diktatdateien außerhalb von Findentity wird durch die Verschlüsselung unterbunden.
- Individuelle Kontrolle: Für besonders sensible Inhalte kann trotzdem jedes Diktat mit einem individuellen Passwort geschützt werden.
- Schutz vor Bedrohungen: Verschlüsselte Diktate sind vor Datendiebstahl und Hackerangriffen geschützt.
- Nahtlose Integration: Die Verschlüsselung erfolgt bereits bei der Übertragung in die Diktatmanagementsoftware. Ebenso erfolgt die Verschlüsselung in der Findentity Mobile Dictate App und bleibt auch während der Übertragung über unsichere Netzwerke bestehen.
So aktivieren Sie die automatische Verschlüsselung
Die Aktivierung der automatischen Verschlüsselung ist sowohl in der Desktop-Software als auch in der mobilen App von Findentity Dictate einfach umzusetzen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:
In der Desktop-Software von Findentity Dictate:
- Öffnen Sie die Programmeinstellungen über die Findentity-Menüleiste.
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Erweitert > Diktiersystem > Diktatübertragung.
- Setzen Sie ein Häkchen bei „Diktate automatisch verschlüsseln“.
- Vergeben Sie ein Standardpasswort und bestätigen Sie am Ende mit „OK“.
In der Findentity Mobile Dictate App:
- Öffnen Sie die App-Einstellungen und scrollen Sie ganz nach unten.
- Aktivieren Sie den Schieberegler bei „Diktat verschlüsseln vor dem Senden oder Hochladen“.
- Geben Sie das gleiche Passwort wie in der Desktop-Version ein und drücken auf „Speichern“.
Nutzung der manuellen Diktatverschlüsselung
Haben Sie nicht die automatische Diktatverschlüsselung eingeschaltet bzw. möchten Sie ein Diktat mit einem abweichenden Passwort verschlüsseln, so gibt es hierzu folgende zwei Möglichkeiten:
- Direkt beim Diktatimport klicken Sie in die Spalte „Passwort“.
- Steht ein Diktat bereits in der Findentity-Diktatliste, so können Sie es auch dort noch verschlüsseln. Klicken Sie mit rechts auf den Diktat-Eintrag, es erscheint ein Kontextmenü, in diesem wählen Sie „Verschlüsseln“.
In beiden Fällen erscheint folgendes Fenster, in welchem Sie das Passwort festlegen können:
Wie unterscheidet sich Findentity von anderen Lösungen?
Ein Blick auf andere Anbieter zeigt, dass AES-256-Bit-Verschlüsselung zwar in einigen Diktatmanagementsystemen wie dem Olympus ODMS R8 oder Ecosmob Call Transcription verfügbar ist, jedoch oft nur als optionale Funktion oder mit eingeschränkter Automatisierung. Findentity Dictate hebt sich durch die nahtlose Integration dieser Sicherheitsfunktion hervor: Sowohl die Verschlüsselung als auch Entschlüsselung erfolgt automatisch und ohne zusätzlichen Aufwand für den Nutzer – sowohl in der Desktop-Software als auch mobil in der kostenlosen Findentity Mobile Dictate App.
Alternativ ist es möglich, Diktate, welche auf einem professionellen digitalen Diktiergerät von GRUNDIG, OLYMPUS/OM SYSTEM oder PHILIPS im DSS-Format (Digital Speech Standard) oder DSS-Pro-Format (DS2) aufgenommen werden, direkt auf dem Diktiergerät zu verschlüsseln. Auch diese verschlüsselten DSS-/DS2-Diktate werden von Findentity Dictate unterstützt. Die Verschlüsselungsfunktionalität beschränkt sich hier jedoch auf DSS/DS2. Dagegen kann die in Findentity Dictate angebotene Verschlüsselungsfunktion Diktate unabhängig vom Format verschlüsseln, also neben DSS und DS2 auch AMR, OPUS, MP3, MP4, WAV und andere.
Fazit: Sicherheit trifft Komfort
Die automatische Diktatverschlüsselung von Findentity Dictate bietet Unternehmen eine einfache Möglichkeit, sensible Daten zu schützen, ohne Kompromisse bei der Benutzerfreundlichkeit einzugehen. Ob für Anwälte, Ärzte oder andere Berufsgruppen mit hohen Datenschutzanforderungen – diese Funktion ist ein echter Mehrwert für alle, die Wert auf Sicherheit beim Diktieren legen.
Haben Sie Fragen oder möchten mehr über Findentity erfahren? Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne!
