Tipps für die Wahl eines zukunftsweisenden Büromanagement-Systems
Unternehmen verschiedenster Branchen, Behörden, Kanzleien, Arztpraxen, aber auch Verbände nutzen Büromanagement-Software, um den Workflow zu verbessern und effizienter zu arbeiten. Ein zukunftsweisendes Büromanagementsystem bringt einen breiten Funktionsumfang mit, ist individuell anpassbar und integriert andere Anwendungen und Technologien.
Effizienter arbeiten, Zeit sparen und weniger Fehler machen. Mit einer besseren Organisation die Kundenzufriedenheit erhöhen und Mehrumsatz generieren. Durch optimierte Abläufe Stress verringern und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern: All das sind gute Gründe, ein professionelles Büromanagementsystem einzusetzen.
Die folgenden sechs Punkte zeichnen eine potenzielle Lösung für ein Büromanagement aus:
Büromanagement Tipp 1: Lösung aus einer Hand
Eine Büromanagement-Lösung aus einer Hand bietet viele Vorteile. Insbesondere stellt das integrierte System sicher, dass alle Komponenten perfekt zusammenarbeiten. Außerdem hat man einen einzigen Ansprechpartner, der bei allen Fragen unterstützt.
Ein solches System ist idealerweise modular aufgebaut. Dadurch kann es eine Teil- oder Komplettlösung für die Arbeitsorganisation liefern. Das beinhaltet zum Beispiel Funktionen wie Dokumenten-, Kunden- und Aufgabenmanagement – kurz DMS und CRM – sowie Diktat und Spracherkennung. Zudem kann das System Objekte oder Akten berührungslos erkennen – entweder per Radiofrequenz-Identifikation (RFID) mit Transpondern oder über Barcodes. Dadurch entstehen sinnvolle Anwendungen wie eine Inventarisierung, eine schnelle Aktensuche oder die direkte Verknüpfung eines Objekts mit der digitalen Akte.
Wenn Unternehmen alle Funktionen nicht auf mehrere Systeme verteilen, sondern in einem einzigen Softwaresystem bündeln, profitieren sie von einem zentralen Ansprechpartner. Gleichzeitig reduzieren sie Reibungsverluste und schaffen wertvolle Synergien. Der Komplettanbieter liefert die Lösung aus einer Hand, bietet den bestmöglichen Service und schult die Belegschaft für einen optimalen Start.
Büromanagement Tipp 2: Individuell anpassbar und branchenoffen
Branchensoftware bringt in der Regel vorgegebene Datenfelder und Eingabemasken wie Aktenzeichen, Sachbearbeiter oder Vorgangsnummern mit. Das schränkt Anwender ein und zwingt sie in ein starres Gerüst. Ein Büromanagementsystem, das sich am individuellen Bedarf orientiert, schafft dagegen echte Flexibilität.
Branchenoffene Systeme sind hier nicht eingeschränkt: Anwender und Unternehmen können die Datenbank exakt konfigurieren und nach ihren Anforderungen anpassen. Der User kann dann Datensätze zum Beispiel für Kunden, Patienten oder Mandanten anlegen. Er kann außerdem weitere Arten wie Aufträge, Lieferanten, Verträge, Waren oder Objekte erfassen. Die einzelnen Datensätze enthalten beliebig viele, individuell benötigte Datenfelder. Der Start erfordert etwas mehr Zeit. Die genaue Anpassung an den Workflow und die Wünsche des Unternehmens gleicht diesen Aufwand jedoch schnell aus.
Auch Verknüpfungen zwischen den Datensätzen erleichtern die tägliche Arbeit: zum Beispiel, wenn das System die Beziehung zwischen Lieferant, Kunde und ausgelieferter Ware klar abbildet. Am Ende entsteht ein System, das den Usern die Bedienung so einfach wie möglich macht. Optimalerweise unterstützt der Anbieter die Einrichtung oder übernimmt sie vollständig auf Basis des Kundenwunsches und einer Bedarfsanalyse.
Büromanagement Tipp 3: Abdeckung verschiedener Anwendungsfelder
Oft reicht ein Dokumentenmanagement- oder Kundenverwaltungssystem nicht aus. Unternehmen müssen weitere Anwendungsfelder abdecken, zum Beispiel die Verwaltung anderer Informationen oder Objekte. Viele Firmen benötigen zudem die Möglichkeit, Papierakten zu verwalten. Häufig kommt auch hinzu, dass Ausstattung zu inventarisieren ist, insbesondere wenn Geräte gesetzlich vorgeschriebene Wartungen benötigen und die Ergebnisse zu dokumentieren sind. Die verantwortlichen Mitarbeiter müssen die Termine im Blick behalten, die Wartungsberichte erstellen und sauber archivieren.
Viele Unternehmen nutzen dafür weiterhin einfache Excel‑Tabellen. Dabei ließen sich viele Prozesse zumindest teilweise automatisieren. Möglich ist das zum Beispiel über die Erfassung von Objekten per RFID (Radiofrequenz-Identifikation) oder Barcode. Anschließend können die Daten elektronisch im Büromanagementsystem verwaltet werden, sofern dieses entsprechend angepasst ist.
Die RFID‑Technik kennzeichnet Objekte mit batterielosen Sendern, den sogenannten Transpondern. Sie erkennt viele Objekte gleichzeitig und berührungslos. Bei der Kennzeichnung mit Barcodes erfolgt eine einzelne optische Erkennung mittels eines Barcodescanners.
Das Büromanagement steht dann vor der Herausforderung, digitale und analoge Akten oder Objekte zusammenzuführen. Das gilt zum Beispiel, wenn Verträge nur in Papierform vorliegen oder bei Inventar, das verwaltet werden soll. Die Organisation von internen Bibliotheken, zum Beispiel in größeren Kanzleien, erfolgt oft über eine eigene Software. Eine intelligente Lösung deckt die verschiedenen Anwendungsbereiche jedoch unter einer Oberfläche ab. Dazu gehören Kunden‑ und Dokumentenmanagement, Akten- und Bücherverwaltung sowie die Inventarisierung per RFID oder Barcode. Im Optimalfall sind alle Funktionen miteinander verknüpft.
Büromanagement Tipp 4: Intelligente Office-Funktionen
Ein intelligentes Büromanagementsystem erlaubt nicht nur die Verwaltung von Kunden, Dokumenten oder Dingen: Durch Anbindung von Programmen wie Microsoft Word, Outlook und Excel oder Diktieren und Spracherkennung wird auch die Dokumentenerstellung und -bearbeitung vollkommen integriert und durch das Zusammenspiel optimiert.
Elektronische Postfächer – in Anwaltskanzleien zum Beispiel das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) – schaffen die Voraussetzung für eine durchgängige Kommunikation. Damit haben die Benutzer vom Dokumenteneingang bis -ausgang alle Möglichkeiten in einer einzigen Oberfläche.
Nicht zuletzt bildet ein gutes Büromanagement auch die klassischen Verwaltungsaufgaben ab und erlaubt einfachen Zugriff auf die Dokumente eines Vorgangs, auf Kundendaten, Termine und Fristen. Die Aufgaben bleiben im Blick, die Dokumentation wird erleichtert, ebenso Zeit- und Kostenerfassung.
Ein zukunftsweisendes Büromanagement verzahnt Dokumenten-, Kunden-, Objekt- und Aufgabenmanagement, Posteingang und -ausgang und ein PDF-Tool sowie die Dokumentenerstellung mittels Textvorlagen, Integration von Fremdprogrammen wie Microsoft Office sowie digitalem Diktieren und Spracherkennung.
Büromanagement Tipp 5: Optimal integriertes Diktatmanagement und Spracherkennung
Ein Trend, der stark an Bedeutung gewinnt, ist die Spracherkennung, also die automatische Umsetzung von Diktiertem in Text: Untersuchungen und die tägliche Praxis zeigen, dass wir deutlich schneller sprechen, als wir schreiben. Spracherkennungssysteme versprechen einen großen Effizienzgewinn, da das Tippen entfällt und nur ein Korrekturlesen durchgeführt wird.
Eine Herausforderung kann allerdings ein gutes Diktatmanagement, gerade in Unternehmen ab einigen Mitarbeitern, sein, das nicht unterschätzt werde sollte. Mit einem reinen Spracherkennungssystem ist so mancher Anwender auf sich alleine gestellt. Ein professionelles Tool vereint hochwertige Spracherkennungstechnologie, Diktiertechnik und Diktataufnahme mit einer intuitiven Diktatbearbeitung und -verwaltung. Damit schafft es die wichtige Einfachheit in der Bedienung, den sofortigen Überblick und Sicherheit in der Dokumentenerstellung.
Bequem ist eine Lösung, die es erlaubt, nicht nur am Computer oder über das mobile Diktiergerät aufzunehmen, sondern auch via Smartphone-App. Alles das leistet ein professionelles Diktier- bzw. Diktatmanagementsystem, das im Optimalfall vollständig in das Büromanagementsystem integriert ist.
Büromanagement Tipp 6: Zukunftspotenzial
Unternehmen und Anforderungen entwickeln sich weiter. Ein Büromanagementsystem, das auch für zukünftige Aufgaben gewappnet ist, braucht Flexibilität und Entwicklungspotenzial.
Zum einen sollten Eingabefelder jederzeit angepasst und erweitert werden können. Ein modular aufgebautes Büromanagement-System bietet außerdem verschiedene Bausteine für zusätzliche Funktionen, so dass bei Bedarf auch hier eine entsprechende Erweiterung möglich ist. Außerdem sollte das System eine Universalschnittstelle zur Anbindung von Fremdsystemen und den automatischen Datenaustausch anbieten.
Zum anderen schaffen auch verschiedene Lizenzmodelle und die Möglichkeit des späteren Wechsels eine moderne Flexibilität bei der Einführung eines Büromanagementsystems. Hier sind die Client Access License (Clientzugriffslizenz / Arbeitsplatzlizenz), die Named User License (Benannter-Nutzer-Lizenz) und die Concurrent User License (Gleichzeitiger-Nutzer-Lizenz) die wichtigsten.
Entscheidend ist, dass der Anbieter die Software regelmäßig weiterentwickelt. Updates müssen im Rahmen einer Wartungs- oder Servicevereinbarung bereitstehen und ebenso wichtig ist eine zuverlässige Support‑Hotline. Bei einer Lösung aus einer Hand erhalten die Anwender in der Regel die beste Betreuung. Sie können außerdem individuelle Wünsche zur Weiterentwicklung des Programms direkt an den Hersteller weitergeben. . Oftmals sind diese bei einem der nächsten Updates dann umgesetzt.
Fazit für das Büromanagement: Modulare Lösung aus einer Hand
Büromanagement-Software vereinfacht die täglichen Aufgaben in Unternehmen jeder Größenordnung und Branche, in Behörden, Verbänden, Kanzleien oder auch Praxen. Ist sie intelligent aufgebaut, können Funktionalitäten genau auf den Bedarf zugeschnitten und das System entsprechend konfiguriert werden.
Von Vorteil erweisen sich modulare Büromanagement-Lösungen aus einer Hand, welche Office- und Verwaltungsfunktionen, digitales Diktieren und Spracherkennung sowie die Verknüpfung mit physischen Gegenständen wie Akten, Büchern oder Inventar über RFID oder Barcode vereinen. Ein Beispiel für ein modulares Büromanagement-Komplettsystem ist Findentity, das wir seit über 25 Jahren gemeinsam mit unseren Kunden aus unterschiedlichen Branchen weiterentwickeln.
Weiterführender Link – DMS: Öffentliche Verwaltung benötigt individuell passende Lösung
Beachten Sie auch den Artikel über Thax Software mit dem Thema „DMS: Öffentliche Verwaltung benötigt individuell passende Lösung“ auf der Website des Handelsblatts.
