Sie möchten mit Findentity auch im Homeoffice arbeiten? Wir haben die Lösung!
Digitale Akte, Diktieren und Spracherkennung im Homeoffice – wir bieten Ihnen die passende Lösung, damit Sie auch im Homeoffice effizient mit Ihren gewohnten Tools für digitales Diktieren, Spracherkennung, Kundenverwaltung und Dokumentenmanagement arbeiten können. Egal ob vorübergehend oder langfristig im Rahmen von Remote-Work, Findentity ist die ideale Lösung.
Sie sind noch nicht unser Kunde? Wenn Sie die Umstellung auf ein modernes System für Dokumentenerstellung und Kundenverwaltung in Betracht ziehen, das auch im Homeoffice nutzbar ist, sind wir der richtige Partner für Sie. Digitales Diktieren und Spracherkennung im Homeoffice könnte genau die Lösung sein, die Sie suchen. Auch die benötigten Headsets (inklusive Telefonfunktionen), digitale Diktiertechnik sowie eine Dokumenten- und Kundenverwaltung für das Homeoffice erhalten Sie von uns.
Mehrheit der Angestellten zu Arbeit im Home-Office bereit
Laut einer Umfrage des Bundesverbandes Digitale Wirtschaft, in der über 1.000 Angestellte in Deutschland befragt wurden, sind 75 % bereit, im Homeoffice zu arbeiten oder wünschen sich dies sogar ausdrücklich. 66 % der Arbeitnehmer erwarten vom Arbeitgeber eine entsprechende Lösung, während 45 % glauben, dass ihr Arbeitgeber noch nicht die technischen Voraussetzungen für eine Anbindung des Heimarbeitsplatzes geschaffen hat.
Digitale Akte, Diktieren und Spracherkennung im Home-Office
Der Workflow Ihres Unternehmens, Ihrer Kanzlei oder Praxis muss nicht unterbrochen werden, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter/-innen gelegentlich oder regelmäßig im Homeoffice arbeiten möchten. Mit unseren digitalen Diktier- und Spracherkennungssystemen können Sie von überall diktieren, und Ihre Mitarbeiter/-innen können die erstellten Dokumente sowohl im Büro als auch zu Hause bearbeiten. Der sichere Zugriff auf digitale Akten mit sämtlichen Daten und Dokumenten in Findentity ist selbstverständlich vom Homeoffice und via Remote-Work aus möglich.
Unser Support unterstützt Sie bei der Einrichtung Ihres Home-Arbeitsplatzes. Hier einige mögliche Szenarien:
Home-Office Szenario 1:
Terminalserver in der Cloud
Unsere Systeme sind bereits auf einem Terminalserver bei einem Cloud-Anbieter installiert, da Sie im Büro einen externen Terminalserver nutzen. Von zu Hause aus möchten Sie mit einem Heimrechner ebenfalls darauf zugreifen.
Lösung:
Richten Sie die Remotedesktopverbindung, die Sie im Büro nutzen, auch auf Ihrem Heimrechner ein. Möglicherweise muss ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) eingerichtet werden, sodass die Daten verschlüsselt und getrennt vom allgemeinen Internetverkehr über einen privaten Tunnel vom Heimrechner ins Büronetzwerk übertragen werden.
Home-Office Szenario 2:
Terminalserver im Unternehmen
Unsere Systeme sind bereits auf einem Terminalserver in Ihrem Büro installiert, da Sie im dort einen Terminalserver nutzen. Von zu Hause aus möchten Sie mit einem Heimrechner darauf zugreifen.
Lösung:
Sie benötigen eine VPN-Verbindung in Ihr Büronetzwerk, die Ihnen Ihr EDV-Betreuer einrichten sollte. Sobald Ihr Heimrechner mittels VPN mit Ihrem Büronetzwerk verbunden ist, können Sie per Remotedesktopverbindung genauso auf den Terminalserver zugreifen wie im Büro.
Home-Office Szenario 3:
Arbeitsplatz-PC im Büro
Unsere Systeme sind auf einem Arbeitsplatz-PC in Ihrem Büro installiert und der Arbeitsplatz-PC bleibt dort stehen. Von zu Hause aus möchten Sie mit einem Heimrechner darauf zugreifen.
Lösung:
Sie benötigen eine VPN-Verbindung in Ihr Büronetzwerk, die Ihnen Ihr EDV-Betreuer einrichten sollte. Sobald Ihr Heimrechner mittels VPN mit Ihrem Büronetzwerk verbunden ist, können Sie per Remotedesktopverbindung auf Ihren Arbeitsplatz-PC zugreifen und alle dort installierten Programme ausführen.
Home-Office Szenario 4:
Mobiler Rechner / Laptop
Unsere Systeme sind auf einem Arbeitsplatz-PC oder Laptop in Ihrem Büro installiert und Sie nehmen diesen Rechner mit nach Hause, um dort weiterzuarbeiten.
Lösung:
Sie benötigen eine VPN-Verbindung in Ihr Büronetzwerk, die Ihnen Ihr EDV-Betreuer einrichten sollte. Sobald Ihr Rechner mittels VPN mit Ihrem Büronetzwerk verbunden ist, können Sie wie im Büro weiterarbeiten.
Beachten Sie jedoch, dass zum flüssigen Öffnen von Datensätzen, Dokumenten und Diktaten eine schnelle Internetverbindung erforderlich ist, da nicht nur Bild und Ton, sondern die gesamten Dateien übertragen werden.
Home-Office Szenario 5:
Arbeitsplatz-PC im Homeoffice
Sie möchten unsere Software auf einem Arbeitsplatz-PC zu Hause installieren und diesen in Ihr Büro-Netzwerk einbinden.
Lösung:
Sie benötigen eine VPN-Verbindung in Ihr Büronetzwerk. Diese sollten Sie sich von Ihrem EDV-Betreuer einrichten lassen. Zusätzlich ist, wenn Sie nicht auf einen Terminalserver oder auf Ihren Arbeitsplatz-PC im Büro zugreifen möchten (Szenarien 1-3), sondern die Software direkt auf dem PC zu Hause ausführen wollen, die gewünschte Software dort zu installieren. Sobald Ihr Rechner dann mittels VPN mit Ihrem Büronetzwerk verbunden ist, können Sie wie gewohnt arbeiten.
Beachten Sie, dass zum flüssigen Öffnen von Datensätzen, Dokumenten und Diktaten eine schnelle Internetverbindung erforderlich ist, da nicht nur Bild und Ton, sondern die gesamten Dateien übertragen werden.
Lizenz-Hinweise zur Softwarenutzung im Home-Office
Back-End Spracherkennung im Home-Office nutzen
Für die Verwendung der bereits im Büro vorhandenen Findentity Back-End Spracherkennung auch vom Homeoffice aus benötigen Sie keine zusätzliche Lizenz. Unberührt bleibt jedoch ggf. die Notwendigkeit der Installation und Lizenzierung eines weiteren Findentity-Arbeitsplatzes, siehe unten.
Front-End Spracherkennung zusätzlich im Home-Office nutzen
Die Dragon Front-End Spracherkennung wird je Sprecher lizenziert. Eine Installation der Software auf einem weiteren Rechner, also z.B. im Home-Office, ist von der Lizenz abgedeckt, solange es sich um denselben Sprecher handelt, der die Spracherkennung verwendet.
Findentity im Homeoffice
Die Findentity-Arbeitsplatzsoftware für digitales Diktat, Aktenverwaltung, Dokumenten- und Kundenmanagement wird i. d. R. fest je Arbeitsplatz lizenziert, unabhängig vom Benutzer, der sich dort anmeldet. Um weitere Arbeitsplätze, z.B. im Home-Office, zu installieren, ist grundsätzlich der Erwerb zusätzlicher Lizenzen erforderlich. Gerne beraten wir Sie, wie sich die Lizenz-Situation in Ihrem konkreten Fall gestaltet und wie Sie eine günstige Möglichkeit zur Nutzung im Home-Office erhalten.
Einstellungs-Hinweise zum Diktiersystem im Home-Office
Unser Support steht Ihnen gerne für die Einrichtung Ihres Home-Arbeitsplatzes zur Verfügung. Möchten Sie die Einstellungen selber vornehmen, beachten Sie folgende Hinweise:
Digital Diktieren im Home-Office
Um Diktate direkt aufnehmen zu können und ggf. die auf dem Arbeitsplatz-PC im Büro installierte Front-End Spracherkennung auch von zu Hause aus zu nutzen, muss in der Remotedesktopverbindung die Remoteaudioaufzeichnung erlaubt werden. Gehen Sie dazu in der Remotedesktopverbindung auf die Registerkarte „Lokale Ressourcen“, klicken Sie dort unter der Rubrik „Remoteaudio“ auf „Einstellungen“. Unter der Rubrik „Remoteaudioaufzeichnung“ aktivieren Sie die Option „Von diesem Computer aufzeichnen“.
Sollten Sie nicht lediglich mit einem Headset, sondern mit einem Diktiermikrofon diktieren, empfiehlt sich die Installation der passenden Erweiterungen des Herstellers Grundig, OM System (Olympus) oder Philips sowohl auf dem Arbeitsplatz-PC im Büro bzw. Terminalserver, als auch auf dem Heimrechner. Diese stellen wir Ihnen auf Anfrage inkl. einer Installationsanleitung zur Verfügung bzw. installieren Ihnen diese gerne.
Mit dem Smartphone mobil und im Home-Office diktieren
Alternativ können Sie auf Ihrem Smartphone unsere Diktier-App Findentity Mobile Dictate verwenden, womit sich die Einrichtung einer Remotedesktopverbindung zum Diktieren erübrigt.
Diktat-Übertragung aus dem Homeoffice
Falls Sie nicht direkt in den Rechner hineindiktieren, sondern ein Handdiktiergerät verwenden, welches Sie nach Ende des Diktats zur Diktatübertragung über die Dockingstation oder das USB-Kabel an den PC anschließen, müssen Sie das dem Handdiktiergerät zugewiesene Laufwerk in der Remotedesktopverbindung freigeben. Gehen Sie dazu in der Remotedesktopverbindung auf die Registerkarte „Lokale Ressourcen“, klicken Sie dann unter der Rubrik „Lokale Geräte und Ressourcen“ auf „Weitere …“ und setzen Sie das Häkchen bei dem Datenträger, der zu dem Handdiktiergerät gehört.
Sollte der Laufwerksbuchstabe sich ändern oder steht das Laufwerk gerade nicht zur Verfügung, da das Handdiktiergerät nicht angeschlossen ist, wählen Sie ggf. zusätzlich die Option „Laufwerke, die später angeschlossen werden“.
Mit dem Smartphone mobil und remote im Homeoffice diktieren
Alternativ können Sie auf Ihrem Smartphone unsere Diktier-App Findentity Mobile Dictate verwenden. Von dort aus können Sie Diktate per E-Mail in Ihr Büro schicken. Eine spezielle Konfiguration der Remotedesktopverbindung erübrigt sich damit.
Diktat-Wiedergabe im Homeoffice
Um Diktate auf dem Heimrechner wiedergeben zu können, muss in der Remotedesktopverbindung die Remoteaudiowiedergabe erlaubt sein. Gehen Sie dazu in der Remotedesktopverbindung auf die Registerkarte „Lokale Ressourcen“, klicken Sie dort unter der Rubrik „Remoteaudio“ auf „Einstellungen…“. Unter der Rubrik „Remoteaudiowiedergabe“ aktivieren Sie die Option „Auf diesem Computer wiedergeben“.
Haben Sie zur Diktat-Wiedergabesteuerung einen Fußschalter an Ihrem Heimrechner angeschlossen, ist es i. d. R. erforderlich, sowohl auf dem Arbeitsplatz-PC im Büro bzw. Terminalserver als auch auf dem Heimrechner passende Erweiterungen des Herstellers Grundig, OM System (Olympus) oder Philips zu installieren. Diese stellen wir Ihnen auf Anfrage inkl. einer Installationsanleitung zur Verfügung bzw. installieren Ihnen diese gerne.
Einstellungs-Hinweise zur Spracherkennung im Home-Office
Unser Support steht Ihnen gerne für die Einrichtung Ihres Home-Arbeitsplatzes zur Verfügung. Möchten Sie die Einstellungen selber vornehmen, beachten Sie folgende Hinweise:
Back-End Spracherkennung auch aus dem Homeoffice nutzen
Verwenden Sie im Unternehmen die Findentity Back-End Spracherkennung, sind hierfür keine speziellen Hinweise zu beachten, damit diese weiter funktioniert. Sobald Sie Ihr Diktat in die Findentity-Diktatliste übertragen haben, wird das Diktat nach wie vor an die Findentity Back-End Spracherkennung geschickt und von dieser im Hintergrund in Text umgewandelt.
Sollten Sie sich nicht über ein VPN in Ihrem Unternehmensnetzwerk befinden, können Sie alternativ Ihre Diktate auch per E-Mail an die Findentity Back-End Spracherkennung schicken. Diese Funktion muss auf dem Server eingerichtet werden, falls noch nicht geschehen. Sprechen Sie dazu bitte unseren Support an.
Front-End Spracherkennung auch im Home-Office nutzen
Verwenden Sie auf Ihrem Arbeitsplatz-PC oder Terminalserver im Büro, mit welchem Sie sich von zu Hause aus über die Microsoft-Remotedesktopverbindung verbinden, die Dragon Front-End Spracherkennung, müssen Sie dort eine neue Diktierquelle für „Remoteaudio“ anlegen.
Alternativ können Sie Dragon Spracherkennung auf Ihrem lokalen Rechner installieren und damit Texte diktieren. Wenn es sich um ein und denselben Sprecher handelt, können Sie Ihre Dragon-Lizenz auf mehreren Endgeräten nutzen. Diese Texte müssen dann, wenn gewünscht, in die Remotedesktop-Sitzung kopiert werden. Zudem ist hier die Verwendung des Dragon-Diktierfensters möglich. Weitere Hinweise und unsere Anleitung dafür erhalten Sie gerne auf Nachfrage von unserem Support.
Beratung zu CRM, DMS, Diktieren und Spracherkennung im Homeoffice
Kundenverwaltung (CRM) und Dokumentenmanagement (DMS), digitales Diktieren und Spracherkennung im Homeoffice sowie auch ggf. benötigte Headsets und Diktiertechnik – rufen Sie uns einfach unter +49 30 / 890 641 40 an oder nutzen Sie unser Kontaktformular.
