Spracherkennung für Rechtsanwälte: Effizientes Diktieren im digitalen Zeitalter

Sie sind Rechtsanwältin oder Rechtsanwalt und suchen nach Wegen, die Erstellung Ihrer Dokumente zu beschleunigen? Digitales Diktat und Spracherkennung bieten hierfür vielfältige Möglichkeiten. Wir, die Thax Software GmbH, sind seit über 20 Jahren Spezialist für Diktier- und Spracherkennungssysteme. In diesem Artikel teilen wir unsere Erfahrungen mit Kanzleien, die neu in das Thema „digitales Diktat“ einsteigen oder ein bestehendes Diktiersystem ablösen möchten.

Wie in Kanzleien diktiert wird: Ein Überblick

In unserer Arbeit mit zahlreichen Kanzleien stellen wir fest, dass die Ausgangssituationen sehr unterschiedlich sind:

• Analoge Diktiergeräte: Einige Anwälte diktieren noch immer mit analogen Kassetten. Das physische Hin- und Herbringen der Bänder entspricht jedoch nicht mehr den modernen Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf Remote-Working.
• Digitale Diktiergeräte: Rechtsanwälte nutzen digitale Diktiergeräte, erstellen Diktatdateien und versenden diese per E-Mail oder Diktatsoftware an den Schreibplatz. Dort werden die Diktate manuell abgehört und abgetippt. Gelegentlich gibt es parallel dazu bereits eine Spracherkennungssoftware, welche jedoch nicht ausreichend genug mit der Diktatsoftware verknüpft ist.
• Selbsttippende Anwälte: Wieder andere Rechtsanwälte tippen ihre Texte selbst, sei es aus Mangel an Fachpersonal, (Rechtsanwaltsfachangestellte – ReFa bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte – ReNo), Gewohnheit oder mangelnde Übung des Diktierens.
• Spracherkennung: Manche Rechtsanwälte nutzen mit einer mehr oder weniger aktuellen Version von Dragon Professional oder Dragon Legal bereits Front-End Spracherkennung an ihrem Arbeitsplatz, wobei es jedoch an einem Workflow zwischen Anwalt und Sekretariat mangelt. Der spracherkannte Text wird per E-Mail oder über die Kanzleisoftware oder das Dateisystem zur Überarbeitung an die Assistenz geschickt. Dort fehlt jedoch das Originaldiktat des Anwalts, um sich gegebenenfalls unklare Stellen bei der Korrektur anhören zu können. Auch handelt es sich manchmal um eine Insellösung eines einzelnen Anwalts innerhalb einer größeren Kanzlei – Synergieeffekte werden somit vergeben.

Heterogene Umgebungen in Kanzleien: Eine Herausforderung

Unterschiedliche Systemumgebungen in Kanzleien

Auch die technischen Voraussetzungen variieren stark:

• Einzelanwälte: Arbeiten oft mit einem Laptop und haben dort alles gespeichert.
• Kanzleien: Besitzen einen Kanzleiserver, der on-premise vor Ort steht, oder bereits in ein Rechenzentrum ausgelagert ist. Des Weiteren haben größere Kanzleien manchmal auch mehrere Standorte, zwischen denen ein Datenaustausch erfolgt.
• Verschiedene Arbeitsweisen: Auch macht es einen Unterschied, ob die Anwender in einer Kanzlei lokal auf ihrem Windows-Rechner arbeiten oder sich in einer SBC-Umgebung (Server Based Computing) an einem Terminalserver oder Citrix-Server anmelden. Die Anmeldung wiederum kann von einem Fat Client oder einem Thin Client erfolgen – Letztere teilen sich nochmals auf zwischen Thin Clients mit Betriebssystem Windows Embedded / Windows 10 IoT Enterprise sowie Linux.

Vielfalt bei Diktiergeräten für Rechtsanwälte

Die Präferenzen bei Diktiergeräten sind ebenfalls vielfältig. Wir haben mit den unterschiedlichsten Anwendertypen Kontakt:

• Mobile Handdiktiergeräte: Unabhängigkeit vom PC durch Speicherung der Diktatdateien auf dem Gerät. Einige Rechtsanwälte möchten mit einem mobilen Handdiktiergerät arbeiten, ähnlich dem früheren Kassetten-Diktiergerät, nur dass jetzt nicht mehr auf ein Band diktiert wird, sondern auf dem Gerät die digitale Diktatdatei abgelegt wird. Nach Abschluss von einem oder mehreren Diktaten wird das Diktiergerät über eine Dockingstation mit dem Rechner verbunden und sodann die Diktate heruntergeladen. Der Vorteil hierbei ist die Unabhängigkeit von einem bestimmten PC.
• Diktier-Apps: Ergänzen oder ersetzen Diktiergeräte und ermöglichen die drahtlose Übertragung der Diktatdateien. Eine Variante des mobilen Diktierens unabhängig vom PC ist das Diktieren mit einer Diktier-App, welche das Diktiergerät ersetzt oder vom Rechtsanwalt ergänzend außer Haus eingesetzt wird. Auch hier wird zunächst eine digitale Diktatdatei aufgenommen, diese im Anschluss aber nicht per Kabel an den Kanzlei-PC übertragen, sondern per E-Mail oder ähnlichen.
• Diktiermikrofone und Headsets: Für die direkte Arbeit am PC, ideal zum Diktieren in elektronische Akten oder vorhandene Dokumente. Andere Rechtsanwälte möchten lieber direkt am PC arbeiten, insbesondere wenn es darum geht, in elektronischen Akten zu lesen oder mittels Spracherkennung direkt in vorhandene Dokumente hineinzudiktieren. Wird eine Diktatsteuerung gewünscht, ist ein Diktiermikrofon die erste Wahl. Möchte der Diktant beim Diktieren jedoch mittels Maus und Tastatur auch den Rechner bedienen, so steht eine breite Palette an Headsets zur Verfügung.

Beachten Sie hierzu auch unseren Artikel „Diktiergeräte im Test und Vergleich – Welche Diktiertechnik eignet sich für welchen Einsatzzweck?“

Zusätzlich gibt es oft historisch gewachsene Vorlieben für bestimmte Marken oder bereits in der Kanzlei vorhandene Diktiertechnik, die weiter genutzt werden soll.

Unterschiedliche Diktierweisen der Rechtsanwälte: Klassisch, direkt oder als Zwischenform

Um die Sache noch komplizierter zu machen, treffen wir sogar innerhalb einer Kanzlei häufig auf völlig unterschiedliche Diktierweisen der Rechtsanwälte:

• Klassisches Diktieren: Viele Rechtsanwälte möchten klassisch diktieren, d. h. das Diktat wird zunächst aufgenommen und geht dann an eine Assistenz.
• Direktes Diktieren mit Front-End Spracherkennung: Andere Rechtsanwälte wiederum möchten ohne Einbeziehung eines Sekretariats möglichst alles direkt selbst erledigen.
• Zwischenform: Rechtsanwälte, welche zwar direkt beim Diktieren am PC schon den von der Spracherkennung generierten Text sehen möchten, aber dennoch die weitere Bearbeitung wie Korrigieren, Formatieren etc. an eine ReFa bzw. ReNo delegieren.

Verschiedene Kanzleiprogramme: Integration ist entscheidend

Am Ende, wenn vom Spracherkennungssystem ein fertiger Text bzw. ein Dokument produziert worden ist, wird dieses entweder in einer bestimmten Ordnerstruktur oder der E-Akte einer Kanzleisoftware abgespeichert. Hier gibt es viele verschiedene Anbieter, zum Beispiel Advolux, a-Jur, DATEV, Jurasoft (RA-MICRO), NoRa, Wolters Kluwer (AnNoText).

Wichtig ist eine Schnittstelle bzw. Übergabemöglichkeit zwischen dem Diktiersystem und der Kanzleisoftware, um manuelle Arbeitsschritte zu minimieren.

Digitale Diktiersysteme: Unterschiedliche Anforderungen

Aus den genannten Voraussetzungen und Wünschen ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an eine Lösung für digitales Diktieren und Spracherkennung für Rechtsanwälte und Kanzleien. Auch ergeben sich daraus unterschiedliche Herangehensweisen bei der Einführung eines digitalen Diktiersystems.

Einige Kanzleien bevorzugen aus datenschutzrechtlichen Gründen eine On-Premise-Lösung ohne jegliche Internetverbindung, andere sind offen für Cloudlösungen.

Daher ist es wichtig, einen Anbieter mit entsprechender Erfahrung in diesem Kundensegment zu finden, der sich Zeit für eine Bestandsaufnahme und Bedarfsanalyse nimmt, um gemeinsam mit dem Kunden die beste Lösung zu ermitteln. Zusätzlich ist es von Vorteil, wenn dieser über die entsprechende Produktvielfalt an Software und Diktiertechnik verfügt, um die passende Lösung anbieten zu können. Hier kommt Thax Software ins Spiel.

Wir sind langjähriger Nuance Certified Solutions Partner für alle Dragon Spracherkennung-Lösungen (u. a. Dragon Legal 16 und Dragon Legal Anywhere) sowie Entwickler der Diktat-Workflowsoftware Findentity Dictate. Zudem sind wir zertifizierter Partner von GRUNDIG, OLYMPUS/OM SYSTEM und PHILIPS für Diktiertechnik sowie von EPOS für Headsets.

Einführung von digitalem Diktat und Spracherkennung in Kanzleien

Fängt eine Kanzlei auf niedriger Innovationsstufe an, so ist möglicherweise ein stufenweises Vorgehen sinnvoller als gleich von Null auf 100 zu gehen. Auch ist es wichtig, alle Kanzleimitarbeiter von Anfang mitzunehmen und einzubeziehen.

Kanzleien bzw. Rechtsanwälte, welche nicht erst in das Thema einsteigen, haben manchmal bereits Software für digitales Diktat und/oder Spracherkennung, welche aber nicht mehr neueren Anforderungen genügt. Hier ist es wichtig, die richtige Art des Übergangs zu finden, also entweder ein harter Cut – gegebenenfalls mit Übernahme noch vorhandener Diktate in das neue System – oder eventuell eine Zeit lang ein Parallelbetrieb.

Verschiedene Produkte für digitales Diktieren und Spracherkennung für Rechtsanwälte

Für Rechtsanwälte und Kanzleien haben wir folgende Produkte im Bereich des digitalen Diktierens und der juristischen Spracherkennung zur Auswahl – diese lassen sich auch miteinander kombinieren:

• Findentity Dictate, die umfassende und Herstellergerätunanhängige Diktatmanagement-Software inklusive
  • Findentity Mobile Dictate App für Android und iOS
  • Findentity Back-End Spracherkennung für die komfortable Texterkennung im Hintergrund
• Dragon Legal 16 – lokal installierte Spracherkennung
• Dragon Legal Anywhere– in der Cloud installierte Spracherkennung
• Diktiertechnik und Headsets führender Hersteller, um Spracherkennung mit bestmöglicher Technik umzusetzen

Findentity Dictate: Ihre flexible Lösung für juristisches Diktat

Findentity Dictate zeichnet sich dadurch aus, dass es sowohl branchenoffen ist als auch speziell auf die Bedürfnisse von Kanzleien zugeschnitten ist. Sie können Ihre vorhandene digitale Diktiertechnik und Kanzlei-Software weiterhin nutzen und profitieren von einer nahtlosen Integration.

Ihr Anbieter für digitales Diktat und Spracherkennung für Rechtsanwälte

Thax Software ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz tätig. Neben der Lieferung der benötigten Lizenzen und Diktiertechnik bieten wir Rechtsanwälten und Kanzleien aus einer Hand auch sämtliche Dienstleistungen für Installationen und Schulungen an. Selbstverständlich beraten wir Sie und stellen Ihnen sämtliche Lösungen zum Test zur Verfügung. Melden Sie sich gerne!