Spracherkennung für Rechtsanwälte: Effizientes Diktieren im digitalen Zeitalter

Sie sind Rechtsanwältin oder Rechtsanwalt und suchen nach Wegen, die Erstellung Ihrer Dokumente zu beschleunigen? Digitales Diktat und Spracherkennung bieten hierfür vielfältige Möglichkeiten. Wir, die Thax Software GmbH, sind seit über 20 Jahren Spezialist für Diktier- und Spracherkennungssysteme. In diesem Artikel teilen wir unsere Erfahrungen mit Kanzleien, die neu in das Thema „digitales Diktat“ einsteigen oder ein bestehendes Diktiersystem ablösen möchten.

Wie in Kanzleien diktiert wird: Ein Überblick

In unserer Arbeit mit zahlreichen Kanzleien stellen wir fest, dass die Ausgangssituationen sehr unterschiedlich sind:

• Analoge Diktiergeräte: Einige Rechtsanwälte diktieren noch immer mit analogen Kassetten. Das physische Hin- und Herbringen der Bänder entspricht jedoch nicht mehr den modernen Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf Remote-Working.
• Digitale Diktiergeräte: Rechtsanwälte nutzen digitale Diktiergeräte, erstellen Diktatdateien und versenden diese per E-Mail oder Diktatsoftware an den Schreibplatz. Dort werden die Diktate manuell abgehört und abgetippt. Gelegentlich gibt es parallel dazu bereits eine Spracherkennungssoftware, welche jedoch nicht ausreichend genug mit der Diktatsoftware verknüpft ist.
• Selbsttippende Anwälte: Wieder andere Rechtsanwälte tippen ihre Texte selbst, sei es aus Mangel an Fachpersonal, (Rechtsanwaltsfachangestellte – ReFa bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte – ReNo), Gewohnheit oder mangelnde Übung des Diktierens.
• Spracherkennung: Manche Rechtsanwälte nutzen mit einer mehr oder weniger aktuellen Version von Dragon Professional oder Dragon Legal bereits Frontend-Spracherkennung an ihrem Arbeitsplatz, wobei es an einem echten Workflow zwischen Rechtsanwalt und Sekretariat mangelt. Der spracherkannte Text wird per E-Mail oder über die Kanzleisoftware oder das Dateisystem zur Überarbeitung an die Assistenz geschickt. Dort fehlt jedoch häufig das Originaldiktat des Anwalts, um sich gegebenenfalls unklare Stellen bei der Korrektur anhören zu können. Auch handelt es sich manchmal um eine Insellösung eines einzelnen Rechtsanwalts innerhalb einer größeren Kanzlei – Synergieeffekte werden somit vergeben.

Heterogene Umgebungen in Kanzleien: Eine Herausforderung

Unterschiedliche Systemumgebungen in Kanzleien

Auch die technischen Voraussetzungen variieren stark:

• Einzelanwälte: Arbeiten oft mit einem Laptop und haben dort alles gespeichert.
• Kanzleien: Besitzen einen Kanzleiserver, der on-premise vor Ort steht, oder bereits in ein Rechenzentrum ausgelagert ist. Des Weiteren haben größere Kanzleien manchmal auch mehrere Standorte, zwischen denen ein Datenaustausch erfolgt.
• Verschiedene Arbeitsweisen: Auch macht es einen Unterschied, ob die Anwender in einer Kanzlei lokal auf ihrem Windows-Rechner arbeiten oder sich in einer SBC-Umgebung (Server Based Computing) an einem Terminalserver oder Citrix-Server anmelden. Die Anmeldung wiederum kann von einem Fat Client oder einem Thin Client erfolgen – Letztere teilen sich nochmals auf zwischen Thin Clients mit Betriebssystem Windows Embedded / Windows 10 IoT Enterprise sowie Linux.

Vielfalt bei Diktiergeräten für Rechtsanwälte

Die Präferenzen bei Diktiergeräten sind ebenfalls vielfältig. Wir haben mit den unterschiedlichsten Anwendertypen Kontakt:

• Mobile Handdiktiergeräte: Unabhängigkeit vom PC durch Speicherung der Diktatdateien auf dem Gerät. Einige Rechtsanwälte möchten mit einem mobilen Handdiktiergerät arbeiten, ähnlich dem früheren Kassetten-Diktiergerät, nur dass jetzt nicht mehr auf ein Band diktiert wird, sondern auf dem Gerät die digitale Diktatdatei abgelegt wird. Nach Abschluss von einem oder mehreren Diktaten wird das Diktiergerät über eine Dockingstation mit dem Rechner verbunden und sodann die Diktate heruntergeladen. Der Vorteil hierbei ist die Unabhängigkeit von einem bestimmten PC.
• Diktier-Apps: Ergänzen oder ersetzen Diktiergeräte und ermöglichen die drahtlose Übertragung der Diktatdateien. Eine Variante des mobilen Diktierens unabhängig vom PC ist das Diktieren mit einer Diktier-App, welche das Diktiergerät ersetzt oder vom Rechtsanwalt ergänzend außer Haus eingesetzt wird. Auch hier wird zunächst eine digitale Diktatdatei aufgenommen, diese im Anschluss aber nicht per Kabel an den Kanzlei-PC übertragen, sondern per E-Mail oder ähnlichen.
• Diktiermikrofone und Headsets: Für die direkte Arbeit am PC, ideal zum Diktieren in elektronische Akten oder vorhandene Dokumente. Andere Rechtsanwälte möchten lieber direkt am PC arbeiten, insbesondere wenn es darum geht, in elektronischen Akten zu lesen oder mittels Spracherkennung direkt in vorhandene Dokumente hineinzudiktieren. Wird eine Diktatsteuerung gewünscht, ist ein Diktiermikrofon die erste Wahl. Möchte der Diktant beim Diktieren jedoch mittels Maus und Tastatur auch den Rechner bedienen, so steht eine breite Palette an Headsets zur Verfügung.

Beachten Sie hierzu auch unseren Artikel „Diktiergeräte im Test und Vergleich – Welche Diktiertechnik eignet sich für welchen Einsatzzweck?“

Zusätzlich gibt es oft historisch gewachsene Vorlieben für bestimmte Marken wie GRUNDIG, OM System (ehem. OLYMPUS), PHILIPS oder bereits in der Kanzlei vorhandene Diktiertechnik, die weiter genutzt werden soll.

Unterschiedliche Diktierweisen der Rechtsanwälte: Klassisch, direkt oder als Zwischenform

Um die Sache noch komplizierter zu machen, treffen wir sogar innerhalb einer Kanzlei häufig auf völlig unterschiedliche Diktierweisen der Rechtsanwälte:

• Klassisches Diktieren: Viele Rechtsanwälte möchten klassisch diktieren, d. h. das Diktat wird zunächst aufgenommen und geht dann an eine ReFa/ReNo.
• Direktes Diktieren mit Frontend-Spracherkennung: Andere Rechtsanwälte wiederum möchten ohne Einbeziehung eines Sekretariats möglichst alles direkt selbst mit einer Spracherkennung für Rechtsanwälte erledigen.
• Zwischenform: Rechtsanwälte, welche zwar direkt beim Diktieren am PC schon den von der Spracherkennung generierten Text sehen möchten, aber dennoch die weitere Bearbeitung wie Korrigieren, Formatieren etc. an eine ReFa bzw. ReNo delegieren.

Digitale Diktiersysteme: Unterschiedliche Anforderungen

Aus den genannten Voraussetzungen und Wünschen ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an eine Lösung für digitales Diktieren und Spracherkennung für Rechtsanwälte und Kanzleien. Auch ergeben sich daraus unterschiedliche Herangehensweisen bei der Einführung eines digitalen Diktiersystems in einer Kanzlei.

Einige Kanzleien bevorzugen aus datenschutzrechtlichen Gründen eine On-Premise-Lösung ohne jegliche Internetverbindung, andere sind offen für Cloudlösungen.

Daher ist es wichtig, einen Anbieter mit entsprechender Erfahrung in diesem Kundensegment zu finden, der sich Zeit für eine Bestandsaufnahme und Bedarfsanalyse nimmt, um gemeinsam mit der Kanzlei die beste Lösung zu ermitteln. Zusätzlich ist es von Vorteil, wenn dieser über die entsprechende Produktvielfalt an Software und Diktiertechnik verfügt, um die passende Lösung anbieten zu können. Hier kommt Thax Software ins Spiel.

Wir sind langjähriger Nuance Certified Solutions Partner für alle Dragon Spracherkennung-Lösungen (u. a. Dragon Legal 16 und Dragon Legal Anywhere) sowie Entwickler der Diktat-Workflowsoftware Findentity Dictate. Zudem sind wir zertifizierter Partner von GRUNDIG, OLYMPUS/OM SYSTEM und PHILIPS für Diktiertechnik sowie von EPOS für Headsets.

Einführung von digitalem Diktat und Spracherkennung in Kanzleien

Fängt eine Kanzlei auf niedriger Innovationsstufe an, so ist möglicherweise ein stufenweises Vorgehen sinnvoller als gleich von Null auf 100 zu gehen. Auch ist es wichtig, alle Kanzleimitarbeiter von Anfang mitzunehmen und einzubeziehen.

Kanzleien bzw. Rechtsanwälte, welche nicht erst in das Thema einsteigen, haben manchmal bereits Software für digitales Diktat und/oder Spracherkennung, welche aber nicht mehr neueren Anforderungen genügt oder nicht ausreichend aus Korrekturen lernt. Hier ist es wichtig, die richtige Art des Übergangs zu finden, also entweder ein harter Cut – gegebenenfalls mit Übernahme noch vorhandener Diktate in das neue System – oder eventuell eine Zeit lang ein Parallelbetrieb.

Verschiedene Produkte für digitales Diktieren und Spracherkennung für Rechtsanwälte

Für Rechtsanwälte und Kanzleien haben wir folgende Produkte im Bereich des digitalen Diktierens und der juristischen Spracherkennung zur Auswahl – diese lassen sich auch miteinander kombinieren:

• Findentity Dictate, die umfassende und Herstellergerätunanhängige Diktatmanagement-Software inklusive
  • Findentity Mobile Dictate App für Android und iOS
  • Findentity Backend-Spracherkennung für die komfortable Texterkennung im Hintergrund
• Dragon Legal 16 – (früher „Dragon Legal Individual“ oder „Dragon Legal Group“) lokal installierte Spracherkennung für Juristen
• Dragon Legal Anywhere – in der Cloud installierte Spracherkennung für Rechtsanwälte
• Diktiertechnik und Headsets führender Hersteller, um Spracherkennung mit bestmöglicher Technik umzusetzen

Lohnt sich Dragon Legal?

Neben der Spracherkennung Dragon Legal 16 und Dragon Legal Anywhere stehen grundsätzlich auch die nicht-juristischen Varianten Dragon Professional 16 und Dragon Professional Anywhere zur Verfügung, welche einige Rechtsanwälte oder Steuerberater wählen, da diese etwas günstiger sind.

Die Dragon Legal-Varianten haben den gesamten Funktionsumfang der Professional-Varianten, aber zusätzlich beinhalten sie mit dem juristischen Fachvokabular (Vokabular „Recht“) noch viele rechtliche Begriffe und juristische Abkürzungen. Ein ganz wichtiger Vorteil von Dragon Legal gegenüber Dragon Professional ist die juristische Formatierung von Ausrücken wie Paragraph, Absatz, Satz, Randnummer uns so weiter. Wenn Sie in der Dragon Professional „Paragraph 182 Absatz eins BGB“ diktieren, dann schreibt die Spracherkennung genau das. In Dragon Legal kommt dagegen „§ 182 Abs. 1 BGB“ heraus.

Nun kann man in Dragon Professional über die Anpassung vieler Regeln und Worteigenschaften das auch irgendwie einrichten – ABER:

1. Als gutbezahlter Anwalt oder Steuerberater haben Sie sicherlich Besseres zu tun, als Software zu konfigurieren.
2. Wir können Ihnen die Dragon Spracherkennungssoftware passend konfigurieren, aber auch unsere Dienstleistung kostet Geld. Auch merken wir im Support mit Kanzlei-Kunden immer wieder, dass solche Einstellungen manchmal verlorengehen und dann zu Frustration führen. Bitte ersparen Sie das sich und uns und investieren gleich in die Dragon Legal Spracherkennung für Juristen. Diese kostet zwar einen kleinen Aufpreis, aber der lohnt sich!

Beachten Sie dazu auch unseren Artikel Vergleich der Nuance Dragon Versionen: Welche Edition passt zu Ihren Anforderungen an Spracherkennung?

Findentity Dictate: Ihre flexible Lösung für juristisches Diktat

Findentity Dictate zeichnet sich dadurch aus, dass es sowohl branchenoffen ist als auch speziell auf die Bedürfnisse von Kanzleien, Rechtsanwälten und Rechtsanwaltsfachangestellten zugeschnitten ist. Sie können Ihre vorhandene digitale Diktiertechnik und Kanzlei-Software weiterhin nutzen und profitieren von einer nahtlosen Integration in Ihre Kanzleissoftware.

Warum Findentity Dictate zusätzlich zu Dragon Legal?

Zwar bietet Dragon Legal 16 über eine Option die Möglichkeit, zusätzlich zu einem Word-Dokument eine DRA-Datei abzulegen, in welcher sich Audiodaten befinden. Bei einer „Dokument.docx“ hieße die zugehörige DRA-Datei „Dokument_docx.dra“. Jedoch:

• Die in der DRA-Datei enthaltenen Audiodaten sind unkomprimiert, sodass die DRA-Datei schnell sehr groß und unhandlich wird.
• In Dragon ist der für die Wiedergabe reservierte Speicherplatz standardmäßig auf 100 MB begrenzt. Bei Bedarf kann der Wert in den Einstellungen erhöht werden.
• Die DRA-Datei kann nur innerhalb von Dragon verwendet werden. Soll ein spracherkannter Text nicht am Diktierplatz, sondern an einem Assistenzplatz korrigiert werden, muss die Assistenz dort Dragon installiert haben und das Dragon-Benutzerprofil des Diktanten von einem Netzwerkspeicher aus öffnen.
• Die Wiedergabesteuerung kann nur per Maus und Tastatur gesteuert werden, nicht per Fußschalter.
• Dragon lernt nur, wenn Korrekturen über das Dragon-Korrekturmenü vorgenommen werden. Ein bloßes Überschreiben im Text führt nicht zu einem Lerneffekt.
• Nach Erledigung bleibt die DRA-Datei erhalten. Soll nicht dauerhaft Speicherplatz verschwendet werden, muss diese manuell über den Windows-Explorer gelöscht werden. Ein Löschen der DRA-Datei aus Dragon heraus ist nicht möglich.
• Für die Umwandlung von vorab aufgenommenen Diktaten, z. B. von einem Handdiktiergerät, muss jedes Diktat selber in einem Ordner abgelegt und dann mit mehreren Klicks einzeln die Umwandlung über „Aufnahme umsetzen“ gestartet werden. Alternativ bietet Dragon zwar eine Automumsetzung mit Verzeichnisüberwachung an, jedoch geht schnell der Überblick über neue und bereits erledigte Diktate verloren, da die Benutzer im Windows-Ordnersystem ohne eine vernünftige Diktatliste arbeiten.

Wird Dragon Professional 16 oder Dragon Legal 16 i. V. m. Findentity Dictate genutzt, dann ergeben sich für die Arbeit in der Kanzlei folgende Vorteile:

• Unterstützt wird sowohl Frontend-Spracherkennung für das direkte Diktieren am Arbeitsplatz als auch Backend-Spracherkennung zur nachträglichen Umwandlung von Diktatdateien.
• In der Findentity-Diktatliste werden Diktat und Dokument automatisch verknüpft. Beim Öffnen eines Diktats öffnet sich automatisch das zugehörige Word-Dokument oder alternativ wird der Text in die Zwischenablage kopiert, sodass er schnell in ein Dokument einer Kanzleisoftware eingefügt werden kann.
• Findentity Dictate speichert die Audiodaten des Diktats in einem komprimierten Format ab, welches nur etwa 10 Prozent des sonst verwendeten Speicherplatzes benötigt. Das spart nicht nur Speicherplatz auf dem Dateiserver, sondern beschleunigt auch die Diktatübertragungen im Kanzleinetzwerk.
• Eine Installation der relativ großen Dragon-Software am Schreibplatz ist nicht erforderlich, es wird nur die wesentlich kleinere Findentity Dictate Software benötigt.
• Mit Findentity Dictate kann die Schreibkraft beim Durchlesen eines Textes das Diktat abhören. Durch die Wiedergabesteuerung per Fußschalter bleiben die Hände für schnelle Korrekturen frei.
• I. V. m. der Findentity Backend-Spracherkennung, welche i. d. R. im Hintergrund auf Ihrem Kanzleiserver läuft, lernt die Spracherkennung aus den Korrekturen, d. h. Überschreiben des Textes direkt im Dokument, automatisch, ohne dass ein Dragon-Korrekturmenü genutzt werden muss.
• Die Audiodatei kann regelbasiert automatisch nach einer gewissen Zeit nach Erledigung eines Diktats gelöscht werden, um Speicherplatz freizugeben.
• Workflow-Vorteil: Die Findentity-Diktatliste ermöglicht umfangreiche Workflows zwischen Diktant und Schreibkraft oder auch externem Schreibservice inkl. Vergabe von Prioritäten, Zuordnung zu Schreibkräften oder Schreibpools sowie Verknüpfung mit Akten.
• Berechtigungen zum Zugriff auf Diktate und Dokumente einrichtbar sowie optionale Verschlüsselung von Diktaten und Dokumenten.

Warum Findentity Dictate anstelle einer Software vom Diktiergeräte-Hersteller?

Viele Hersteller von Diktiergeräten bieten eigene Diktierlösungen an. Naturgemäß liegt der Fokus der Unterstützung auf der eigenen Hardware.

Findentity Dictate von Thax Software dagegen ist herstellerunabhängig in Bezug auf die Diktiertechnik aufgestellt, da es alle Diktiergeräte, Mikrofone und Wiedergabesets der drei großen Marken GRUNDIG, OM SYSTEM (ehemals OLYMPUS) und PHILIPS gleichermaßen integriert hat. Zusätzlich werden auch Audiodateien, Headsets, weitere Audiorekorder und Apps nach bestimmten Standards unterstützt.

Dies betrifft neben der Nutzung der Diktiergeräte auch deren Konfiguration und Wartung (Firmware-Update) unter einer Oberfläche, unabhängig davon, welches Gerät von welchem Hersteller es ist.

Verschiedene Kanzleiprogramme: Integration ist entscheidend

Am Ende, wenn vom Spracherkennungssystem ein fertiger Text bzw. ein Dokument produziert worden ist, wird dieses entweder in einer bestimmten Ordnerstruktur oder der E-Akte einer Kanzleisoftware abgespeichert. Wichtig ist eine Schnittstelle bzw. Übergabemöglichkeit zwischen dem Diktiersystem und der Kanzleisoftware, um manuelle Arbeitsschritte zu minimieren.

Einige Anbieter von Kanzleisoftware wie AnNoText, RA-MICRO u. a. bieten eigene Diktierlösungen an. Ein Argument der Hersteller für die hauseigene Lösung DictNow, DictaNet etc. ist naturgemäß eine Integration in die eigene Kanzleisoftware. Hier sollte jedoch beachtet werden:

• Das Kerngeschäft der Kanzleisoftwarehersteller ist die Weiterentwicklung ihrer Lösung für die digitale Anwaltsakte, Mandantenverwaltung, Zwangsvollstreckung, Honorarabrechnung nach RVG etc. Ein auf das digitale Diktieren und die Spracherkennung spezialisierter Anbieter wie Thax Software bietet Ihnen dagegen in diesem Bereich die weitreichendste Lösung mit optimalem Diktat-Workflow inkl. Anbindung von Frondend- und Backend-Spracherkennung.
• Selbstverständlich kann auch Findentity Dictate an zahlreiche Anwaltssoftware angebunden werden, wenn es um die Übergabe der fertigen Dokumente und Texte bzw. zwecks besserer Organisation die Zuordnung der Diktate zu Akten mittels Aktenzeichen, Rubrum etc. geht. Wir verfügen Erfahrungen mit a-Jur, Actaport, ADDISON (WoltersKluwer), Advolux, Advoware, Altasoft, AnNoText (WoltersKluwer), DATEV, JuMaS, LAWgistic, NoRA, PatOrg, RA-MICRO (Jurasoft), Renostar, WinMACS (Rummel AG), WinSolvenz. Durch unsere verschiedenen Schnittstellen können wir Findentity auch an weitere Kanzleisoftware anbinden. Fragen Sie uns!

On-Premise Installation oder Cloud

Findentity Dictate und Dragon Legal werden grundsätzlich on-premise eingerichtet, d. h. auf Ihren Windows-Clients bzw. auf von Ihnen bereitgestellten Servern (virtuell als VM ausreichend), sodass Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten haben.

Dragon Legal und Findentity Dictate unterstützen auch die Ausführung in einer Terminalserver-/Citrix-Umgebung bei Ihnen oder im Rechenzentrum.

Auf Wunsch bieten auch wir Ihnen Findentity Dictate als in der Cloud gehostete Lösung für ortsunabhängiges Arbeiten an.

Zum mobilen Diktieren unterwegs nutzen Sie die im Preis von Findentity Dictate enthaltene Diktier-App Findentity Mobile Dictate für Android und iOS.

Thax Software – Ihr spezialisierter Anbieter für digitales Diktat und Spracherkennung für Rechtsanwälte

Thax Software ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz tätig und zählt hier zu den Marktführern. Neben der Lieferung der benötigten Lizenzen und Diktiertechnik bieten wir Rechtsanwälten und Kanzleien aus einer Hand auch sämtliche Dienstleistungen für Installationen und Schulungen an. Selbstverständlich beraten wir Sie und stellen Ihnen sämtliche Lösungen zum Test zur Verfügung. Melden Sie sich gerne!