Dokumentenerstellung in professioneller Weise optimiert
Mein Name ist Anke Bräuer, ich bin Office-Managerin der Kanzlei STREPPEL Rechtsanwälte Partnerschaft mbB in Hagen. Gemeinsam mit unserem motivierten und qualifizierten Team aus Rechtsanwälten und spezialisierten Mitarbeitenden stehen insbesondere drei Notare bereit, um unseren Mandanten eine optimale, ergebnisorientierte und einzelfallbezogene Beratung anzubieten. Meine Verantwortung liegt unter anderem in der Organisation der Kanzleiabläufe.
Die Ausgangslage
Vor 14 Jahren wurden Diktate auch bei uns noch von der Fachkraft in Word geschrieben und anschließend Korrektur gelesen. Die angebotene Nutzung einer Spracherkennung sahen wir als vielversprechenden Ansatz, den Schreib- und Korrekturaufwand zu verringern und somit den Fachkräften Kapazitäten für andere Aufgaben freizumachen. Voraussetzung war für uns, die Kanzleisoftware Advoware (heute ein Teil von STP.one) sowie die vorhandene digitale Diktiertechnik nutzen zu können.
Die Lösung
Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung wurden wir auf die Findentity Back-End Spracherkennung von der Firma Thax Software in Berlin aufmerksam, die in Verbindung mit der Spracherkennungssoftware Dragon von Nuance arbeitet.
Unsere neue Mitarbeitende namens „Findentity Back-End Spracherkennung“ war von einem auf den anderen Tag eine äußerst effiziente Unterstützung unseres Teams, da sie sämtliche Diktate „ganz allein im Hintergrund“ auf einem Server schrieb, ohne dass irgendeine Mitarbeitende das Programm Dragon händisch bedienen musste. Seitdem ist es nur eine Frage von Minuten, bis ein Diktat als Word-Dokument in unserer Kanzleisoftware hinterlegt ist, die Fachkraft etwa erforderliche Korrekturen vorgenommen und das Dokument zum Versand bereitgestellt hat. Äußerst hilfreich ist für die Fachkraft, dass parallel zum Worddokument das Diktat-Audio zur Verfügung steht. Durch die Schnittstelle zu Word nimmt Findentity neue Wörter und Korrekturen automatisch in den Dragon-Wortschatz auf.
Die Lösung hat sich seit nunmehr 14 Jahren bei uns bewährt. Parallel nutzen einige Diktanten Dragon Legal zusätzlich als Front-End Spracherkennung. Der Diktant sieht seinen gesprochenen Text sofort am Bildschirm. Insbesondere bei kurzen Texten, wie z. B. in E-Mails, ist die Front-End-Version sehr praktikabel, da diese Texte vom Diktanten selbst „mal eben“ korrigiert und versandt werden können.
Das Fazit
Findentity bietet zusammen mit Dragon Legal eine erhebliche Einsparung an Zeit, die wir an anderen Stellen nutzen können. Wir schätzen nicht nur die „geräuschlose“, zuverlässige Funktionalität der Lösung, sondern auch den erstklassigen und persönlichen Support von Thax Software. Durch eine Update- und Servicevereinbarung sind wir softwareseitig immer auf dem aktuellen Stand und profitieren von Weiterentwicklungen. Regelmäßige Anpassungen an den Stand der Technik sind selbstverständlich.
Inzwischen ist die – früher optionale und separat erhältliche – Findentity Back-End Spracherkennung fester Bestandteil der Findentity Dictate Diktiersoftware. Dank nahtloser Integration in unsere Arbeitsumgebung war keine große Schulung nötig. Seit der Einführung wurden – bei täglich ca. 50 Diktaten – nahezu 175.000 Diktate verarbeitet.
Die Spracherkennung hat sich nahtlos in unsere bestehende Infrastruktur eingefügt und unsere Dokumentenerstellung professionell optimiert.
