Findentity Dictate: Die ideale Ergänzung zur Dragon Spracherkennung

In vielen Büros wird noch immer auf Kassette oder bereits digital diktiert, aber ohne Spracherkennungssoftware: Eine Schreibkraft hört sich das Diktat an und tippt es ab. Das kostet Zeit und Personal, zwei Ressourcen, die im Zeitalter des Fachkräftemangels ohnehin knapp sind. Spätestens wenn Personal ausfällt, spüren Chefin oder Chef die Nachteile dieses Modells unmittelbar.

Die naheliegende Reaktion ist der Griff zu Spracherkennungssoftware wie Dragon Professional oder Dragon Legal. Grundsätzlich richtig, aber eben nur die halbe Lösung: Spracherkennung transkribiert Sprache in Text, sie organisiert aber keinen Workflow. Ohne ein System drumherum verlagert sich die Arbeit lediglich vom Schreibtisch der Schreibkraft auf den des Diktanten oder der Führungskraft. Genau diese Lücke schließt Findentity Dictate.

Kurz zusammengefasst: Dragon transkribiert präzise, was gesprochen wird. Findentity Dictate sorgt dafür, dass jedes Diktat automatisch bei der richtigen Person landet, priorisiert bearbeitet wird und jederzeit nachvollziehbar bleibt. Beide Systeme ergänzen sich, sie konkurrieren nicht.

Was Dragon Professional und Dragon Legal leisten

Mit Dragon Professional 16 oder Dragon Legal 16 diktieren Sie schneller und genauer, einfach durch Sprechen. Die Software verwandelt gesprochene Worte in Text oder führt sie als Sprachbefehl aus, direkt in Dokumenten und E-Mails.

Standardmäßig läuft Dragon als Frontend-Spracherkennung am Windows-PC: Der Text erscheint sofort an der Cursor-Position, während sich der gesprochene Satz Wort für Wort aufbaut. Per Sprachbefehl lassen sich Wörter markieren, korrigieren, formatieren, löschen und überschreiben.

Auch bereits aufgenommene Diktate wandelt Dragon nachträglich um, etwa aus einer WAV-, MP3-, WMA-, DSS-, DS2- oder M4A-Datei. Der fertige Text wird als DOC-, RTF- oder TXT-Dokument ausgegeben.

Jeder Sprecher besitzt ein eigenes Sprachprofil mit Vokabular, akustischem Modell und Sprachmodell. Richtig genutzt lernt Dragon dazu: Benutzerdefinierte Wörter samt Worteigenschaften lassen sich ergänzen, das akustische Modell passt sich der eigenen Aussprache an, und das Sprachmodell merkt sich, welche Begriffe in welchem Zusammenhang häufig vorkommen.

Wo Dragon an seine Grenzen stößt

Dragon Professional und Dragon Legal sind exzellente Spracherkennungssoftware, aber kein Organisationstool. Genau hier beginnt für viele Anwender das eigentliche Problem.

Ein hochbezahlter Arzt, Rechtsanwalt oder eine Abteilungsleiterin, die es gewohnt waren, per Diktat Arbeitsschritte an Mitarbeitende zu delegieren, zum Beispiel das Tippen, Korrigieren, Formatieren, Ablegen und Verschicken von Dokumenten, sehen den fertigen Text nach dem Umstieg auf Dragon zunächst nur an ihrem eigenen Bildschirm. Der Diktant übernimmt nun selbst das Korrigieren, Formatieren und Ablegen, oder das Dokument wandert per E-Mail oder Netzwerkordner ins Sekretariat, damit dieses die weiteren Schritte übernimmt.

Ohne festen Prozess drumherum sieht der Alltag dann so aus:

• Die Schreibkraft weiß nicht, welches Dokument dringend ist und welches warten kann.
• Fertige Aufnahmen liegen verstreut in unterschiedlichen Ordnern und lassen sich nicht auf Anhieb einem Vorgang zuordnen.
• Korrekturen werden über Umwege kommuniziert, telefonisch, per Zuruf oder Mail.
• Der Überblick über offene und erledigte Vorgänge fehlt, und bei Unklarheiten im Text fehlt die passende Audioaufnahme zum Nachhören.
• Fällt jemand krankheits- oder urlaubsbedingt aus, bricht der gesamte Workflow zusammen.

Das ist kein Einzelfall und kein Nachlässigkeitsproblem, sondern ein strukturelles: Es fehlt schlicht ein System, das die Koordination von Dokumenten, den zugehörigen Diktaten und deren Weiterverarbeitung übernimmt.

Wer nicht direkt am PC mit Headset oder Diktiermikrofon in Dragon hineindiktieren möchte, sondern zunächst mit einem mobilen Diktiergerät oder einer Diktier-App aufnimmt und die Datei später umwandeln lässt, kann das zwar grundsätzlich auch mit Dragon Professional oder Dragon Legal tun, allerdings nur über manuelle Zwischenschritte. Und egal ob im Ein-Personen-Büro oder in der großen Organisation: Die Frage, wo die Diktatdatei zwischengespeichert und wie lange sie archiviert werden soll, bleibt offen.

Findentity Dictate: Das Bindeglied zwischen Diktat und fertigem Dokument

Findentity Dictate ist ein Diktatmanagementsystem, das den gesamten Prozess zwischen Aufnahme und fertigem Dokument organisiert, beschleunigt, strukturiert und nachvollziehbar macht, und damit die Spracherkennungssoftware sinnvoll ergänzt.

Die sechs zentralen Aufgaben des Findentity Diktiersystems

1. Diktataufnahme, Übertragung und Wiedergabe: Kein manuelles Verschieben von Dateien, sondern automatischer Import von Diktiergeräten oder aus der Diktier-App. Auch die stationäre Aufnahme am PC sowie die Wiedergabesteuerung per Fußschalter am Schreibplatz gehören dazu.
2. Auftragsverteilung und Priorisierung: Jede Diktataufnahme wird als Auftrag in der Diktatliste erfasst und lässt sich optional direkt Akten oder Vorgängen zuordnen. Wer was bis wann und in welcher Reihenfolge bearbeitet, lässt sich einfach festlegen, oder das System übernimmt die Zuordnung nach hinterlegten Regeln.
3. Integration der Spracherkennung: Dragon Professional 16 und Dragon Legal 16 lassen sich sowohl als Frontend- als auch als Backend-Spracherkennung einbinden. Die im Lieferumfang enthaltene Findentity Backend-Spracherkennung wandelt Diktate im Hintergrund um, auch auf einem dafür bereitgestellten Server.
   Ein praktischer Nebeneffekt: Läuft Dragon zentral auf dem Server, entfällt die Installation an jedem einzelnen Arbeitsplatz. Ältere Rechner lassen sich weiterverwenden, Terminalserver-Umgebungen ohne Kompatibilitätsprobleme einbinden. Zudem lernt die Spracherkennung dabei direkt aus Korrekturen im Text, auch ohne dass jemand das Dragon-Korrekturmenü öffnet.
4. Statusverfolgung in Echtzeit: Der Diktant sieht jederzeit, in welchem Stadium sich sein Auftrag befindet. Wird gerade transkribiert, liegt das Dokument zur Korrektur vor, oder ist es bereits abgeschlossen? Diese Transparenz ersetzt Rückfragen.
5. Archivierung und Nachvollziehbarkeit: Alle Aufnahmen und die dazugehörigen Dokumente werden strukturiert abgelegt. Das ist besonders in regulierten Branchen wie Recht, Gesundheitswesen oder öffentlicher Verwaltung kein Komfortmerkmal, sondern eine Grundvoraussetzung.
6. Geräteunabhängigkeit: Findentity Dictate funktioniert mit professionellen Diktiergeräten von Grundig, OM System (ehem. Olympus) und Philips, mit der Findentity Mobile Dictate App für Smartphones und Tablets sowie mit Headsets und Mikrofon am PC. Wer heute am Schreibtisch und morgen beim Mandanten oder remote diktiert, nutzt dasselbe System.

Warum die Dragon-eigene Aufnahmeverwaltung an ihre Grenzen stößt

Dragon Professional 16 und Dragon Legal 16 bieten über eine Option die Möglichkeit, zusätzlich zum Word-Dokument eine DRA-Datei mit den Audiodaten abzulegen. Zu „Dokument.docx“ gehört dann „Dokument_docx.dra“. In der Praxis zeigt dieser Ansatz aber deutliche Grenzen.

Die Schwachstellen der DRA-Datei:

• Speicherplatz: Die Audiodaten sind unkomprimiert, die Datei wird schnell groß. Der dafür reservierte Speicherplatz ist in Dragon standardmäßig auf 100 MB begrenzt und muss bei Bedarf manuell erhöht werden.
• Kein Zugriff außerhalb von Dragon: Möchte die Assistenz einen Text am eigenen Arbeitsplatz korrigieren, braucht sie dort ebenfalls eine Dragon-Installation und öffnet das Dragon-Benutzerprofil des Diktanten über einen Netzwerkspeicher.
• Keine Fußschalter-Steuerung: Die Wiedergabe läuft nur über Maus und Tastatur.
• Lerneffekt nur über das Korrekturmenü: Ein einfaches Überschreiben im Text bringt Dragon nichts bei, gelernt wird nur über das Dragon-Korrekturmenü.
• Manuelles Aufräumen: Nach Erledigung bleibt die DRA-Datei bestehen und muss von Hand im Windows-Explorer gelöscht werden, aus Dragon heraus geht das nicht. Da das häufig vergessen wird, sammelt sich Datenmüll an.
• Unübersichtliche Stapelverarbeitung: Vorab aufgenommene Diktate, etwa vom Handdiktiergerät, müssen einzeln in einem Ordner abgelegt und manuell umgewandelt werden. Die Autoumsetzung mit Verzeichnisüberwachung hilft nur bedingt, ohne geordnete Diktatliste geht schnell der Überblick über neue und erledigte Diktate verloren.

Wie Findentity Dictate diese Punkte löst:

• Komprimiertes Format: Findentity-Audiodaten belegen nur rund 10 Prozent des sonst benötigten Speicherplatzes, das entlastet den Dateiserver und beschleunigt die Übertragung im Netzwerk.
• Automatische Verknüpfung: Diktat und Dokument sind in der Findentity-Diktatliste miteinander verbunden, ein Klick öffnet das passende Word-Dokument, oder der Text landet direkt in der Zwischenablage.
• Schlanke Software am Schreibplatz: Eine vollständige Dragon-Installation ist dort nicht nötig.
• Fußschaltersteuerung: Beim Korrigieren bleiben beide Hände frei, da die Diktatwiedergabe mit einem Fußschalter gesteuert werden kann.
• Automatisches Löschen: Erledigte Audiodateien entfernt Findentity nach einer definierten Zeit (Löschfrist) von selbst und gibt so den Speicherplatz zuverlässig wieder frei.
• Automatischer Import mit fester Ordnung: Diktate vom Handdiktiergerät, aus der Findentity Mobile Dictate App oder per E-Mail landen automatisch in der Diktatliste, direkt mit Priorität und zuständiger Schreibkraft versehen. Manuelles Ablegen in Ordnern und einzelnes Anstoßen der Umwandlung entfällt.

Ergänzend regelt Findentity Dictate auch den Zugriff: Berechtigungen für Diktate und Dokumente lassen sich gezielt vergeben, optional inklusive Verschlüsselung nach AES-256-Bit, ein Sicherheitsniveau, das die DRA-Datei in dieser Form nicht bietet.

Herstellerunabhängig statt an eine Marke gebunden

Viele Hersteller von Diktiergeräten bieten eigene Diktierlösungen an, deren Fokus naturgemäß auf der eigenen Hardware liegt. Wer Geräte unterschiedlicher Marken einsetzt oder künftig flexibel bleiben möchte, stößt damit schnell an Grenzen.

Findentity Dictate ist bei der Diktiertechnik herstellerunabhängig aufgestellt und bindet Diktiergeräte, Mikrofone und Wiedergabesets von Grundig, OM System (ehemals Olympus) und Philips gleichermaßen ein, dazu Audiodateien, Headsets, weitere Audiorekorder und Apps nach gängigen Standards, alles über eine einzige Oberfläche und unabhängig vom jeweiligen Hersteller. Das betrifft nicht nur die tägliche Nutzung, sondern auch Konfiguration und Firmware-Wartung der Diktiergeräte. Wer heute mit einem Philips-Diktiergerät arbeitet und morgen ein Gerät eines anderen Herstellers ergänzt, muss bei Findentity Dictate von Thax Software weder Prozesse noch Software umstellen.

Findentity Dictate und Dragon im Zusammenspiel

Findentity Dictate und Dragon Spracherkennung stehen nicht in Konkurrenz zueinander. Sie lösen unterschiedliche Aufgaben im selben Prozess: Findentity Dictate strukturiert und steuert den Diktatprozess, importiert Diktate und übergibt sie an die Spracherkennung, anschließend wahlweise zurück an den Diktanten oder an eine Schreibkraft zur Korrektur.

Die Kombination rechnet sich vor allem, sobald mehrere Personen regelmäßig diktieren und die Aufnahmen von einer oder mehreren Schreibkräften bearbeitet werden oder auch, falls einzelne Anwender mobil aufgenommene Diktate komfortabel verwalten und von der Spracherkennung in Text umwandeln lassen möchten. Kostet die Koordination dieses Prozesses spürbar Zeit oder produziert sie Fehler, ist ein strukturiertes Diktatmanagementsystem keine Investition in Komfort, sondern in Effizienz, ob in der Kanzlei, in der Arztpraxis mit mehreren Ärzten, in der Behörde oder im Unternehmen mit hohem Dokumentationsaufwand.

Ob Dragon mit oder ohne Findentity Dictate die richtige Lösung für Ihre Organisation ist, hängt von Ihrem Diktatvolumen und Ihrer bestehenden Infrastruktur ab. Wir zeigen Ihnen in einer persönlichen Demo, was in Ihrer Umgebung konkret möglich ist.