Spracherkennung für Rechtsanwälte: Die richtige Diktierlösung für Ihre Kanzlei

Sie sind Rechtsanwältin oder Rechtsanwalt und suchen nach Wegen, die Erstellung Ihrer Dokumente zu beschleunigen? Digitales Diktat und Spracherkennung bieten hierfür vielfältige Möglichkeiten. Wir, die Thax Software GmbH, sind seit über 20 Jahren Spezialist für Diktier- und Spracherkennungssysteme. In diesem Artikel teilen wir unsere Erfahrungen mit Kanzleien, die neu in das Thema „digitales Diktat“ einsteigen oder ein bestehendes Diktiersystem ablösen möchten.

Wie in Kanzleien diktiert wird: Ein Überblick

In unserer Arbeit mit zahlreichen Kanzleien stellen wir fest, dass die Ausgangssituationen beim Diktieren sehr unterschiedlich sind:

• Analoge Diktiergeräte: Einige Rechtsanwälte diktieren noch immer mit analogen Kassetten. Das physische Hin- und Herbringen der Bänder entspricht jedoch nicht mehr den modernen Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf Remote-Working.
• Digitale Diktiergeräte: Rechtsanwälte nutzen digitale Diktiergeräte, erstellen Diktatdateien und versenden diese per E-Mail oder Diktatsoftware an den Schreibplatz. Dort hört die Schreibkraft die Diktate manuell ab und tippt sie. Gelegentlich gibt es parallel dazu bereits eine Spracherkennungssoftware, welche jedoch nicht ausreichend genug mit der Diktatsoftware verknüpft ist.
• Selbsttippende Anwälte: Wieder andere Rechtsanwälte tippen ihre Texte selbst, sei es aus Mangel an Fachpersonal, (Rechtsanwaltsfachangestellte – ReFa bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte – ReNo), Gewohnheit oder mangelnde Übung des Diktierens.
• Spracherkennung: Manche Rechtsanwälte nutzen mit einer mehr oder weniger aktuellen Version von Dragon Professional oder Dragon Legal bereits Frontend-Spracherkennung an ihrem Arbeitsplatz, wobei es an einem echten Workflow zwischen Rechtsanwalt und Sekretariat mangelt. Der spracherkannte Text wird per E-Mail oder über die Kanzleisoftware oder das Dateisystem zur Überarbeitung an die Assistenz geschickt. Dort fehlt jedoch häufig das Originaldiktat des Anwalts, um sich gegebenenfalls unklare Stellen bei der Korrektur anhören zu können. Auch handelt es sich manchmal um eine Insellösung eines einzelnen Rechtsanwalts innerhalb einer größeren Kanzlei – Synergieeffekte werden somit vergeben.

Heterogene Umgebungen in Kanzleien: Eine Herausforderung

Unterschiedliche Systemumgebungen in Kanzleien

Auch die technischen Voraussetzungen variieren stark:

• Einzelanwälte: Arbeiten oft mit einem Laptop und haben dort alles gespeichert.
• Kanzleien: Besitzen einen Kanzleiserver, der on-premise vor Ort steht, oder bereits in ein Rechenzentrum ausgelagert ist. Des Weiteren haben größere Kanzleien manchmal auch mehrere Standorte, zwischen denen ein Datenaustausch erfolgt.
• Verschiedene Arbeitsweisen: Auch macht es einen Unterschied, ob die Anwender in einer Kanzlei lokal auf ihrem Windows-Rechner arbeiten oder sich in einer SBC-Umgebung (Server Based Computing) an einem Terminalserver oder Citrix-Server anmelden. Die Anmeldung wiederum kann von einem Fat Client oder einem Thin Client erfolgen – Letztere teilen sich nochmals auf zwischen Thin Clients mit Betriebssystem Windows Embedded / Windows 10 IoT Enterprise sowie Linux.

Vielfalt bei Diktiergeräten für Rechtsanwälte

Die Präferenzen bei Diktiergeräten sind ebenfalls vielfältig. Wir haben mit den unterschiedlichsten Anwendertypen Kontakt:

• Mobile Handdiktiergeräte: Unabhängigkeit vom PC durch Speicherung der Diktatdateien auf dem Gerät. Viele Rechtsanwälte bevorzugen ein mobiles Handdiktiergerät, ähnlich dem früheren Kassetten-Diktiergerät. Der Unterschied: Statt auf ein Band speichert das Gerät die Diktatdatei digital. Nach Abschluss der Diktate verbindet der Anwender das Gerät per Dockingstation mit dem PC und überträgt die Dateien. Der wesentliche Vorteil ist die Unabhängigkeit von einem festen Arbeitsplatz.
• Diktier-Apps: Ergänzen oder ersetzen Diktiergeräte und ermöglichen die drahtlose Übertragung der Diktatdateien. Mit einer Diktier-App lässt sich mobil und ohne PC diktieren. Die aufgenommene Diktatdatei wird anschließend per E-Mail oder ähnlichem Weg übertragen. So bleibt der Rechtsanwalt auch außer Haus flexibel.
• Diktiermikrofone und Headsets: Für die direkte Arbeit am PC, ideal zum Diktieren in elektronische Akten oder vorhandene Dokumente. Wer in elektronischen Akten arbeitet oder direkt in Dokumente diktiert, ist mit einem Diktiermikrofon gut beraten. Es bietet eine komfortable Diktatsteuerung. Wer beim Diktieren gleichzeitig Maus und Tastatur nutzen möchte, greift zum Headset. Hier steht eine breite Produktauswahl zur Verfügung.

Beachten Sie hierzu auch unseren Artikel „Diktiergeräte im Test und Vergleich – Welche Diktiertechnik eignet sich für welchen Einsatzzweck?“

Zusätzlich gibt es oft historisch gewachsene Vorlieben für bestimmte Marken wie GRUNDIG, OM System (ehem. OLYMPUS), PHILIPS oder vorhandene Diktiertechnik, die die Kanzlei weiterhin einsetzen möchte.

Unterschiedliche Diktierweisen der Rechtsanwälte: Klassisch, direkt oder als Zwischenform

Um die Sache noch komplizierter zu machen, treffen wir sogar innerhalb einer Kanzlei häufig auf völlig unterschiedliche Diktierweisen der Rechtsanwälte:

• Klassisches Diktieren: Viele Rechtsanwälte möchten klassisch diktieren, d. h. das Diktat wird zunächst aufgenommen und geht dann an eine ReFa/ReNo.
• Direktes Diktieren mit Frontend-Spracherkennung: Andere Rechtsanwälte wiederum möchten ohne Einbeziehung eines Sekretariats möglichst alles direkt selbst mit einer Spracherkennung für Rechtsanwälte erledigen.
• Zwischenform: Rechtsanwälte, welche zwar direkt beim Diktieren am PC schon den von der Spracherkennung generierten Text sehen möchten, aber dennoch die weitere Bearbeitung wie Korrigieren, Formatieren etc. an eine ReFa bzw. ReNo delegieren.

Digitale Diktiersysteme für Kanzleien: Unterschiedliche Anforderungen

Aus den genannten Voraussetzungen und Wünschen ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an eine Lösung für digitales Diktieren und Spracherkennung für Rechtsanwälte und Kanzleien. Auch ergeben sich daraus unterschiedliche Herangehensweisen bei der Einführung eines digitalen Diktiersystems in einer Kanzlei.

Einige Kanzleien bevorzugen aus datenschutzrechtlichen Gründen eine On-Premise-Lösung ohne jegliche Internetverbindung, andere sind offen für Cloudlösungen.

Wer ein Diktiersystem für die Kanzlei einführen möchte, sollte auf einen Anbieter mit echter Erfahrung im Kanzleiumfeld setzen. Wichtig ist, dass er sich Zeit für eine Bestandsaufnahme und Bedarfsanalyse nimmt. Nur so lässt sich gemeinsam die passende Lösung ermitteln. Ebenso entscheidend ist eine breite Produktvielfalt an Software und Diktiertechnik, damit keine Kompromisse nötig sind. Genau das bietet Thax Software.

Wir sind langjähriger Nuance Certified Solutions Partner für alle Dragon Spracherkennung-Lösungen (u. a. Dragon Legal 16 und Dragon Legal Anywhere) sowie Entwickler der Diktat-Workflowsoftware Findentity Dictate. Zudem sind wir zertifizierter Partner von GRUNDIG, OLYMPUS/OM SYSTEM und PHILIPS für Diktiertechnik sowie von EPOS für Headsets.

Einführung von digitalem Diktat und Spracherkennung in Kanzleien

Fängt eine Kanzlei auf niedriger Innovationsstufe an, so ist möglicherweise ein stufenweises Vorgehen sinnvoller als gleich von Null auf 100 zu gehen. Auch ist es wichtig, alle Kanzleimitarbeiter von Anfang mitzunehmen und einzubeziehen.

Kanzleien bzw. Rechtsanwälte, welche nicht erst in das Thema einsteigen, haben manchmal bereits Software für digitales Diktat und/oder Spracherkennung, welche aber nicht mehr neueren Anforderungen genügt oder nicht ausreichend aus Korrekturen lernt. Hier ist es wichtig, die richtige Art des Übergangs zu finden, also entweder ein harter Cut – gegebenenfalls mit Übernahme noch vorhandener Diktate in das neue System – oder eventuell eine Zeit lang ein Parallelbetrieb.

Produkte für digitales Diktieren, digitales Diktat und Spracherkennung für Rechtsanwälte

Für Rechtsanwälte und Kanzleien haben wir folgende Produkte im Bereich des digitalen Diktierens und der juristischen Spracherkennung zur Auswahl – diese lassen sich auch miteinander kombinieren:

• Findentity Dictate, die umfassende und Herstellergerätunanhängige Diktatmanagement-Software inklusive
  • Findentity Mobile Dictate App für Android und iOS
  • Findentity Backend-Spracherkennung für die komfortable Texterkennung im Hintergrund
• Dragon Legal 16 – (früher „Dragon Legal Individual“ oder „Dragon Legal Group“) lokal installierte Spracherkennung für Juristen
• Dragon Legal Anywhere – in der Cloud installierte Spracherkennung für Rechtsanwälte
• Diktiertechnik und Headsets führender Hersteller, um Spracherkennung mit bestmöglicher Technik umzusetzen

Lohnt sich Dragon Legal?

Neben der Spracherkennung Dragon Legal 16 und Dragon Legal Anywhere stehen grundsätzlich auch die nicht-juristischen Varianten Dragon Professional 16 und Dragon Professional Anywhere zur Verfügung, welche einige Rechtsanwälte oder Steuerberater wählen, da diese etwas günstiger sind.

Die Dragon Legal-Varianten haben den gesamten Funktionsumfang der Professional-Varianten, aber zusätzlich beinhalten sie mit dem juristischen Fachvokabular (Vokabular „Recht“) noch viele rechtliche Begriffe und juristische Abkürzungen. Ein ganz wichtiger Vorteil von Dragon Legal gegenüber Dragon Professional ist die juristische Formatierung von Ausrücken wie Paragraph, Absatz, Satz, Randnummer uns so weiter. Wenn Sie in der Dragon Professional „Paragraph 182 Absatz eins BGB“ diktieren, dann schreibt die Spracherkennung genau das. In Dragon Legal kommt dagegen „§ 182 Abs. 1 BGB“ heraus.

Nun kann man in Dragon Professional über die Anpassung vieler Regeln und Worteigenschaften das auch irgendwie einrichten – ABER:

1. Als gutbezahlter Anwalt oder Steuerberater haben Sie sicherlich Besseres zu tun, als Software zu konfigurieren.
2. Wir können Ihnen die Dragon Spracherkennungssoftware passend konfigurieren, aber auch unsere Dienstleistung kostet Geld. Auch merken wir im Support mit Kanzlei-Kunden immer wieder, dass solche Einstellungen manchmal verlorengehen und dann zu Frustration führen. Bitte ersparen Sie das sich und uns und investieren gleich in die Dragon Legal Spracherkennung für Juristen. Diese kostet zwar einen kleinen Aufpreis, aber der lohnt sich!

Beachten Sie dazu auch unsere Artikel

• Vergleich der Nuance Dragon Versionen: Welche Edition passt zu Ihren Anforderungen an Spracherkennung?
• Dragon Professional oder Dragon Legal? Was Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater wirklich brauchen

Findentity Dictate: Ihre flexible Lösung für juristisches Diktat

Findentity Dictate zeichnet sich dadurch aus, dass es sowohl branchenoffen ist als auch speziell auf die Bedürfnisse von Kanzleien, Rechtsanwälten und Rechtsanwaltsfachangestellten zugeschnitten ist. Sie können Ihre vorhandene digitale Diktiertechnik und Kanzlei-Software weiterhin nutzen und profitieren von einer nahtlosen Integration in Ihre Kanzleissoftware.

Warum Findentity Dictate zusätzlich zu Dragon Legal?

Dragon Legal 16 bietet über eine Option die Möglichkeit, zusätzlich zum Word-Dokument eine DRA-Datei mit den Audiodaten abzulegen. In der Praxis stößt dieser Ansatz jedoch schnell an Grenzen: Die Audiodaten sind unkomprimiert, ein Zugriff ist nur innerhalb von Dragon möglich, und die Datei muss nach Erledigung manuell gelöscht werden.

Genau diese Lücke schließt Findentity Dictate. Das Diktatmanagementsystem verknüpft Diktat und Dokument automatisch, speichert die Audiodaten komprimiert und ermöglicht die Wiedergabesteuerung per Fußschalter sowie die automatische Löschung nach einer definierten Frist. Zusätzlich übernimmt es die Zuordnung von Diktaten zu Akten und Schreibkräften und macht so den gesamten Diktat-Workflow in der Kanzlei nachvollziehbar.

Eine ausführliche Gegenüberstellung von DRA-Datei und Findentity Dictate lesen Sie in unserem Artikel Findentity Dictate: Die ideale Ergänzung zur Dragon Spracherkennung.

Warum Findentity Dictate anstelle einer Software vom Diktiergeräte-Hersteller?

Viele Hersteller von Diktiergeräten bieten eigene Diktierlösungen an. Naturgemäß liegt der Fokus der Unterstützung auf der eigenen Hardware.

Findentity Dictate von Thax Software dagegen ist herstellerunabhängig in Bezug auf die Diktiertechnik aufgestellt, da es alle Diktiergeräte, Mikrofone und Wiedergabesets der drei großen Marken GRUNDIG, OM SYSTEM (ehemals OLYMPUS) und PHILIPS gleichermaßen integriert hat. Zusätzlich werden auch Audiodateien, Headsets, weitere Audiorekorder und Apps nach bestimmten Standards unterstützt.

Dies betrifft neben der Nutzung der Diktiergeräte auch deren Konfiguration und Wartung (Firmware-Update) unter einer Oberfläche, unabhängig davon, welches Gerät von welchem Hersteller es ist.

Verschiedene Kanzleiprogramme: Integration ist entscheidend

Sobald das Spracherkennungssystem einen fertigen Text oder ein Dokument erstellt hat, speichert es dieses entweder in einer definierten Ordnerstruktur oder direkt in der E-Akte der Kanzleisoftware. Wichtig ist eine Schnittstelle bzw. Übergabemöglichkeit zwischen dem Diktiersystem und der Kanzleisoftware, um manuelle Arbeitsschritte zu minimieren.

Einige Anbieter von Kanzleisoftware wie AnNoText, RA-MICRO u. a. bieten eigene Diktierlösungen an. Ein Argument der Hersteller für die hauseigene Lösung DictNow, DictaNet etc. ist naturgemäß eine Integration in die eigene Kanzleisoftware. Hier gilt es jedoch zu beachten:

• Das Kerngeschäft der Kanzleisoftwarehersteller ist die Weiterentwicklung ihrer Lösung für die digitale Anwaltsakte, Mandantenverwaltung, Zwangsvollstreckung, Honorarabrechnung nach RVG etc. Ein auf das digitale Diktieren und die Spracherkennung spezialisierter Anbieter wie Thax Software bietet Ihnen dagegen in diesem Bereich die weitreichendste Lösung mit optimalem Diktat-Workflow inkl. Anbindung von Frondend- und Backend-Spracherkennung.
• Selbstverständlich kann auch Findentity Dictate an zahlreiche Anwaltssoftware angebunden werden, wenn es um die Übergabe der fertigen Dokumente und Texte bzw. zwecks besserer Organisation die Zuordnung der Diktate zu Akten mittels Aktenzeichen, Rubrum etc. geht. Wir verfügen Erfahrungen mit a-Jur, Actaport, ADDISON (WoltersKluwer), Advolux, Advoware, Altasoft, AnNoText (WoltersKluwer), DATEV, JuMaS, LAWgistic, NoRA, PatOrg, RA-MICRO (Jurasoft), Renostar, WinMACS (Rummel AG), WinSolvenz. Durch unsere verschiedenen Schnittstellen können wir Findentity auch an weitere Kanzleisoftware anbinden. Fragen Sie uns!

On-Premise Installation oder Cloud

Findentity Dictate und Dragon Legal werden grundsätzlich on-premise eingerichtet, d. h. auf Ihren Windows-Clients bzw. auf von Ihnen bereitgestellten Servern (virtuell als VM ausreichend), sodass Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten haben.

Dragon Legal und Findentity Dictate unterstützen auch die Ausführung in einer Terminalserver-/Citrix-Umgebung bei Ihnen oder im Rechenzentrum.

Auf Wunsch bieten auch wir Ihnen Findentity Dictate als in der Cloud gehostete Lösung für ortsunabhängiges Arbeiten an.

Zum mobilen Diktieren unterwegs nutzen Sie die im Preis von Findentity Dictate enthaltene Diktier-App Findentity Mobile Dictate für Android und iOS.

Thax Software – Ihr spezialisierter Anbieter für digitales Diktat und Spracherkennung für Rechtsanwälte

Thax Software ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz tätig und zählt hier zu den Marktführern. Neben der Lieferung der benötigten Lizenzen und Diktiertechnik bieten wir Rechtsanwälten und Kanzleien aus einer Hand auch sämtliche Dienstleistungen für Installationen und Schulungen an. Selbstverständlich beraten wir Sie und stellen Ihnen sämtliche Lösungen zum Test zur Verfügung. Melden Sie sich gerne!