Diktier-Apps im professionellen Einsatz: Warum Findentity Mobile Dictate die optimale Lösung ist

Wer beruflich viel diktiert – zum Beispiel Juristen, Mediziner und Mitarbeiter von Verwaltungen – hat vielfältige Möglichkeiten, sich professionell zu organisieren. Für verschiedene Anforderungen stehen professionelle Diktat-Workflowlösungen, Spracherkennungssoftware und auch Hardware wie Diktiergeräte, Diktiermikrofone und Headsets zur Verfügung – beachten Sie auch den Artikel „Diktiergeräte im Test und Vergleich“.

Eine Möglichkeit für die Diktataufnahme bieten auch Diktier-Apps. Im Vergleich zu einem Diktiergerät fehlen zwar Tasten und Schiebeschalter, auf der anderen Seite ermöglichen Diktier-App mobiles Arbeiten unterwegs oder zu Hause bzw. der Diktant erspart sich die Anschaffung eines weiteren Geräts.

Für alle Diktanten, welche sich für die Nutzung einer Diktier-App entscheiden – sei es nun als mobile Ergänzung für unterwegs oder tatsächlich als gänzlicher Ersatz eines Diktiergeräts – beschreibt der folgende Artikel, worauf es ankommt, vergleicht Diktier-Apps und gibt Empfehlungen.

Die Anforderungen professioneller Viel-Diktierer

Wer regelmäßig lange, fachlich anspruchsvolle Texte mobil diktiert, braucht mehr als eine einfache Sprachaufnahme-App. Es geht um Zuverlässigkeit, Sicherheit, Datenschutz und eine Lösung, die sich mittels des passenden Diktat-Workflows nahtlos in den Arbeitsalltag einfügt. Statt umständlich auf der Tastatur zu tippen, können professionelle Diktierer die Vorteile von Diktier-Apps auf ihrem Handy – auch in Kombination mit Spracherkennung – voll ausspielen. Doch professionelle Anwender haben andere Anforderungen als Gelegenheitsnutzer, sie benötigen:

• Zuverlässige Aufnahmequalität auch bei langen Diktaten
• Höchste Datensicherheit, insbesondere bei sensiblen Inhalten
• Kompaktes Aufnahmeformat zwecks schneller mobiler Übertragung
• Nahtlose Integration in eine Diktat-Workflowsoftware, um Zeit zu sparen und Fehlerquellen zu minimieren
• Gegebenenfalls Kompatibilität mit einer Spracherkennungssoftware für die automatische Textumwandlung.

Genau hier setzt Findentity Mobile Dictate an – eine professionelle Diktier-App für Android und iOS, die im Zusammenspiel mit der Diktatmanagement-Software Findentity Dictate und der optionalen Dragon-Spracherkennung einen durchgängigen, effizienten Diktatworkflow und Schriftsatzerstellung ermöglicht.

Der typische Workflow mit Findentity Mobile Dictate

Die Stärke von Findentity Mobile Dictate liegt in seinem durchdachten und vollständig integrierten Diktatworkflow, der sich an den Bedürfnissen professioneller Nutzer – sowohl denen der Diktanten als auch der Schreibkräfte – orientiert. Die App funktioniert wie ein klassisches Diktiergerät, das mit intuitiver Einhandbedienung über ein zentrales Steuerungselement Wischgesten in vier Richtungen nutzt. So lassen sich Diktate schnell und präzise wie mit einem Schiebeschalter steuern. Ideal für den mobilen Einsatz, aber auch als dauerhafte Lösung im Büro oder im Homeoffice.

1. Diktieren

Der Sprecher startet die Diktataufnahme mit einem Wisch – ganz wie bei einem analogen Diktiergerät. Während des Diktats stehen viele Funktionen zur Verfügung:

• Aufnehmen, Überschreiben, Einfügen und Löschen
• Setzen und Ansteuern von Indizes/Merkstellen
• Schnelles Vor- und Zurückspulen mit Beschleunigungsfunktion
• Navigieren per Touch-Geste
• Anzeige von Diktat- und Arbeitszeit zur Kostenkontrolle
• Lesen von E-Mails oder anderen Texten parallel zur Aufnahme über die integrierte Zwischenablage

2. Sprachaufnahme übermitteln

Nach Abschluss des Diktats kann die Datei manuell über verschiedene Wege versendet werden. Je nach Anforderungen des Unternehmens:

• Versand per E-Mail über das Mail-Konto des Geräts oder direkt via SMTP
• FTP-Upload als Alternative zur E-Mail
• Versand an vordefinierte Kontakte mit individuell konfigurierbaren Parametern wie Verfasser, Bearbeiter, Priorität oder Empfängeradresse
• Bearbeitung der Betreffzeile zur besseren Zuordnung
• Optional: AES-256-Bit-Verschlüsselung der Diktate mit Dateiendung „*.txe“ (Thax encrypted) für maximale Sicherheit
• Audioformate: iOS: WAVE oder OPUS (mit wählbarer Komprimierungsrate), Android: AMR.

3. Import in Findentity Dictate

Die übermittelten Diktate werden in der Windows-Desktop-Software Findentity Dictate empfangen und automatisch dem richtigen Bearbeiter oder der richtigen Akte zugeordnet. Der Diktatimport ist wahlweise über eine Schnittstelle zu Microsoft Outlook, dem direkten Abruf aus einem Postfach oder mittels Drag and Drop möglich.

4. Transkription im Hintergrund (Back-End)

Mit der optionalen Dragon-Spracherkennung (Dragon Legal, Dragon Professional, Dragon Medical Practice Edition) i. V. m. der Findentity Back-End Spracherkennung erfolgt die Transkription automatisch im Hintergrund wahlweise auf dem PC des Anwenders oder auf einem dedizierten Spracherkennungsserver (i. d. R. on-premise) im Unternehmen. Der Nutzer muss sich nicht selbst mit der Texterstellung beschäftigen, was Zeit spart, und Fehler reduziert.

5. Ausgabe als Dokument

Das transkribierte Diktat liegt als bearbeitbares Word-Dokument vor und kann direkt weiterverarbeitet werden. Kopieren in eine Vorlage, direkter Versand als E-Mail u. v. m. sind möglich.

6. Korrektur durch Schreibkraft

Wahlweise kann eine Schreibkraft oder auch der Diktant selbst das Dokument prüfen und korrigieren. Dank der Findentity Back-End Spracherkennung fließen Korrekturen in das Dragon-Sprachprofil ein, ohne dass ein spezielles Korrekturmenü bedient werden muss – ein entscheidender Vorteil für die langfristige Verbesserung der Erkennungsgenauigkeit.

Warum die meisten Diktier-Apps im professionellen Umfeld an ihre Grenzen stoßen

Die meisten Smartphones bringen einfache Diktierfunktionen direkt mit. Die Sprachmemo-App auf dem iPhone oder die Google Recorder-App auf Android sind praktische Tools für schnelle Audionotizen und -Transkriptionen. Auch Messenger wie WhatsApp oder Signal ermöglichen das Versenden von Sprachnachrichten in Sekundenschnelle.

Für private Zwecke reicht das aus, aber sobald es um berufliche Inhalte geht, zeigen sich die Grenzen:

• Keine Diktat- oder Datei-Verschlüsselung
• Keine strukturierte Ablage oder Weiterverarbeitung
• Eingeschränkte Anbindung an Spracherkennung oder Diktat-Workflows

Die App-Stores bieten darüber hinaus eine Vielzahl an Diktier- und Soundrecorder-Apps mit und ohne Sprache-zu-Text-Transkription (STT). Diese bieten generelle Sprachaufzeichnungsfunktionen, manche auch mit Spracherkennung, die mit modernen digitalen Diktiergeräten oder den eingebauten Diktierfunktionen des Handys vergleichbar sind.

Doch die meisten dieser Diktier-Apps auf dem Markt richten sich an Gelegenheitsnutzer im privaten Bereich: Sie sind ideal für kurze Sprachmemos, spontane Gedanken oder einfache Notizen. Sobald es aber um lange, strukturierte Diktate mit fachspezifischem Vokabular geht, wie etwa in Kanzleien, Kliniken oder technischen Büros, stoßen diese Apps, ebenso wie die integrierten Lösungen von Google (Google Dictation) und Apple (Siri / Sprachmemos), schnell an ihre Grenzen. Kurz gesagt: nett für den Einkaufszettel, aber ungeeignet für Mandantenakten, Arztbriefe oder Protokolle.

Typische Schwächen einfacher Diktier-Apps:

• Keine oder mangelnde Integration in bestehende Workflows
• Begrenzte Bearbeitungsfunktionen
• Datenschutz- und Sicherheitsaspekte durch Web- und Cloud-Dienste
• Keine benutzerspezifische, lernfähige Spracherkennung
• Unzureichende Spracherkennung bei komplexen Begriffen
• Fehlerhafte Interpunktion und falsche Formatierung
• Keine zentrale Administration
• Teils teure Abo-Modelle und In-App-Käufe

Vergleich: Findentity Mobile Dictate vs. andere Diktier-Apps (exemplarisch)

Legende: ✅ = vorhanden / optimal, ⚠️ = eingeschränkt, ❌ = nicht vorhanden

* Optional dazu buchbar

Fazit: Die beste Diktierlösung für Fachanwender und Unternehmen

Die Frage, ob man das Handy zum Diktieren nutzen kann, lässt sich eindeutig mit „Ja“ beantworten. Aber warum sich mit Standard-Spracherkennungsfunktionen zufriedengeben, wenn es eine App gibt, die genau auf Ihre professionellen Bedürfnisse abgestimmt ist?

Findentity Mobile Dictate ist mehr als nur eine Sprachaufnahme-App – sie ist der mobile Baustein eines leistungsstarken Diktatmanagementsystems. In Kombination mit der umfangreichen Findentity Dictate Software und der optionalen Dragon-Spracherkennung entsteht ein Workflow, der speziell auf die Anforderungen professioneller Diktanten zugeschnitten ist: effizient, sicher, lernfähig und vollständig integriert.

Sie möchten Ihre Diktatprozesse modernisieren und gleichzeitig Zeit und Ressourcen sparen? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Findentity Dictate in Kombination mit der Findentity Mobile Dictate App und der Dragon Spracherkennung kennenzulernen.

Testen Sie Findentity Dictate und die Findentity Mobile Dictate App in Ihrem Unternehmen!

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Glossar: Wichtige Begriffe kurz erklärt

• Back-End-Spracherkennung: Die Spracherkennung erfolgt im Hintergrund, i. d. R. auf einem dedizierten Server und nicht auf dem Gerät selbst.
• Dragon Professional: Eine leistungsstarke Spracherkennungssoftware, die speziell für den professionellen Einsatz entwickelt wurde.
• Dragon Legal: Eine leistungsstarke Spracherkennungssoftware mit juristischem Wortschatz, die speziell für den Einsatz bei Juristen und in Kanzleien entwickelt wurde.
• Dragon Medical Practice Edition: Eine leistungsstarke Spracherkennungssoftware mit medizinischem Wortschatz, die speziell für den Einsatz bei Ärzten und medizinischem Fachpersonal entwickelt wurde, aber inzwischen nicht mehr verkauft wird. Nachfolgeprodukt ist Dragon Medical One (DMO).
• Diktatmanagement: Der strukturierte Prozess vom Diktat über die Transkription bis zur Dokumentenerstellung und Archivierung.
• AES-256-Bit-Verschlüsselung: Ein sehr sicherer Verschlüsselungsstandard, der auch in der Finanz- und Gesundheitsbranche verwendet wird.
• Sprachprofil: Eine individuelle Datenbasis, die die Spracherkennungssoftware nutzt, um die Stimme und den Wortschatz eines Nutzers besser zu verstehen – in Dragon auch „Benutzerprofil“ genannt.